"Особенности деловых писем"
статья
Автор: Шашкова Елена Петровна, учитель русского языка и литературы, МБОУ СОШ №1, город Ленинск-Кузнецкий, Кемеровская область
В раздел основное полное образование
Особенности деловых писем
Деловая корреспонденция играет важную роль в жизни современного человека. В
связи с расширением деловых контактов, увеличением числа различных ситуаций,
вызванных необходимостью обращения к служебной переписке, появилась потребность в
создании деловых писем, составление которых требует творческого подхода для
максимально
эффективного
воздействия
на
коммерческих
партнеров.
Деловое письмо в делопроизводстве - это служебный документ, применяемый для
связи, передачи информации между двумя корреспондентами, которыми могут быть и
юридические, и физические лица. Существует следующая классификация деловых писем.
По функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:
1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-предложение, письмо-
просьба, письмо-обращение и другие); 2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-
предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение, письмо-гарантия и другие).
Одно и то же письмо может быть многоаспектным, то есть одновременно содержать
гарантию, просьбу и напоминание.
Структура делового письма такова:
1. Наименование организации
2. Почтовый адрес
3. Номер телефона
4. Номер телекса
5. Адресат
6. Индекс документа
7. Дата
8. Ссылка на индекс и дата входящего документа
9. Заголовок к тексту
11. Текст
12. Формула вежливости, подпись
13. Отметка о наличии приложения
14. Отметка о направлении копии в другие адреса
В деловом письме используются следующие синтаксические конструкции:
1. Повествовательные, полные, распространенные предложения.
2. Вопросительные и восклицательные предложения практически не используются,
исключение составляет обращение к адресату.
2. Активно употребляются определенно-личные и безличные предложения, например:
прошу выслать…
3. Используются бессоюзные и сложноподчиненные предложения, например: бригада
выполнила договорные условия, что позволяет…
4. Используются предложения с однородными членами. 5. Активно употребляются страдательные конструкции типа «представляется возможность», «комиссией было обнаружено». Язык деловых бумаг должен соответствовать требованиям официально-делового стиля литературного языка, поэтому деловые письма в языковом оформлении имеют специфические особенности: 1. Точность и лаконизм формулировок. 2. Нейтральный тон изложения. 3. Ограниченность возможностей лексических сочетаний слов, например: деловое письмо составляется, а не пишется. 4. Использование логических средств, а не эмоционально-экспрессивной лексики. 5. Использование канцеляризмов, штампов (вышеуказанный, нижеподписавшийся, поставить в известность). 6. Термины и профессионализмы (контракт, импорт, предложение) 7. Имена существительные – название людей по признаку действий или отношений, обозначающие должности и звания, употребляемые только в форме мужского рода (свидетель Федорова). 8. Отглагольные существительные (исполнение), особое место занимают существительные с приставкой не (невыполнение, несоблюдение). 9. Сложные производные предлоги (в целях, в отношении, в силу) и предлог по с П.п. (по достижении). 10. «Расщепленные» сказуемые (оказать помощь вместо помочь). 11. Нанизывание Р.п. в цепочке имен существительных (для применения мер общественного воздействия). 12. Утверждение через отрицание (Министерство не возражает). Для того, чтобы завоевать внимание потребителя, воздействовать на адресата и создать благоприятный фон общения, важно грамотно вести деловую корреспонденцию.
4. Используются предложения с однородными членами. 5. Активно употребляются страдательные конструкции типа «представляется возможность», «комиссией было обнаружено». Язык деловых бумаг должен соответствовать требованиям официально-делового стиля литературного языка, поэтому деловые письма в языковом оформлении имеют специфические особенности: 1. Точность и лаконизм формулировок. 2. Нейтральный тон изложения. 3. Ограниченность возможностей лексических сочетаний слов, например: деловое письмо составляется, а не пишется. 4. Использование логических средств, а не эмоционально-экспрессивной лексики. 5. Использование канцеляризмов, штампов (вышеуказанный, нижеподписавшийся, поставить в известность). 6. Термины и профессионализмы (контракт, импорт, предложение) 7. Имена существительные – название людей по признаку действий или отношений, обозначающие должности и звания, употребляемые только в форме мужского рода (свидетель Федорова). 8. Отглагольные существительные (исполнение), особое место занимают существительные с приставкой не (невыполнение, несоблюдение). 9. Сложные производные предлоги (в целях, в отношении, в силу) и предлог по с П.п. (по достижении). 10. «Расщепленные» сказуемые (оказать помощь вместо помочь). 11. Нанизывание Р.п. в цепочке имен существительных (для применения мер общественного воздействия). 12. Утверждение через отрицание (Министерство не возражает). Для того, чтобы завоевать внимание потребителя, воздействовать на адресата и создать благоприятный фон общения, важно грамотно вести деловую корреспонденцию.
В раздел основное полное образование