"Основы документирования управленческой деятельности"
Учебное пособие
Автор: Колесниченко Наталья Ивановна, преподаватель компьютерных дисциплин, Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Краснодарского края "Пашковский сельскохозяйственный колледж", г.Краснодар, Краснодарский край
В раздел среднее профессиональное образование
Министерство образования и науки Краснодарского Края
ГБПОУ КК «Пашковский сельскохозяйственный колледж»
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
ОП. 04 Документационное обеспечение управления
по специальности
080114 Экономика и бухгалтерский учет
«Основы документирования управленческой деятельности»
г. Краснодар 2014 г.
Содержание 1. Введение 3 2. Информационное общество 4 3. Основные функции документа 7 4. Делопроизводство и его становление в России 7 5. Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами 14 6. Требования к управленческому документу 21 7. Бланки документов и их оформление 23 8. Требования к оформлению реквизитов 26 9. Унификация и стандартизация управленческой документации 38 10. Контрольные вопросы 43 11.Список литературы 44 2
Введение
Дисциплина «Документационное обеспечение управления» входит в профессиональный цикл и относится к общепрофессиональным дисциплинам. В данном учебном пособии представлен раздел
Основы документирования управленческой деятельности
В результате изучения пособия формируются следующие общие и профессиональные компетенции: ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность. ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития. ОК 5. Владеть информационной культурой, анализировать и оценивать информацию с использованием информационно-коммуникационных технологий. ПК 2.2. Выполнять поручения руководства в составе комиссии по инвентаризации имущества в местах его хранения. ПК 2.2. Проводить подготовку к инвентаризации и проверку действительного соответствия фактических данных инвентаризации данным учета. Важнейшими задачами процесса управления являются выработ ка соответствующих управленческих решений по корректировке функционирования объекта управления и контроль за их испол нением. Необходимость обеспечения выполнения названных задач позволяет рассматривать управление как информационный про цесс, который включает такие технологические операции, как по лучение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации. Эффективность процесса управления определяется качеством информации, видами и средствами ее передачи и обработки. 3
Основы документирования управленческой деятельности
Информационное общество Современное общество справедливо называют «информацион ным». Объясняется это тем очевидным фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедея тельности человека зиждятся на информации и достижениях инфор матики — науки, изучающей информацию с точки зрения ее практического применения. Информация (от лат. information — осведомлять) — глубокое, емкое понятие — философская категория. Представители разных отраслей знания формулируют понятие информации исходя из отраслевой специфики. В практической деятельности человека, в том числе в делопроизводстве, где информация рассматривается на основе отождествления ее с такими понятиями, как «сведения», «сообщения», «пояснения» и т. п., принята формулировка, приве денная в Федеральном законе Российской Федерации «Об инфор мации, информационных технологиях и защите информации»: «Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Информация обладает рядом свойств, таких как коммуникатив ность, т. е. способность к обмену, разнообразие форм, возможность обработки и передачи, накопления, сохранения при использовании и некоторые др. Эти свойства изначально используются для целенаправленного воздействия на людей, в целях согласования и координации их совместной деятельности, т. е. в управлении. В практике управления используется информация различных видов. Основной из них считается социально-экономическая ин формация. Ее характерная черта — тесная связь с процессами уп равления коллективами людей, с управлением разного рода организациями, учреждениями, предприятиями, другими структурами народного хозяйства. Социально-экономическая информация у практиков более из вестна под названием
управленческая информация.
Управленческую информацию можно определить как совокупность сведений о про цессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяй ственной деятельности людей, используемой для осуществления руководства этой деятельностью. Образно говоря, управленческую информацию можно назвать кровеносной системой управления. Качество информации должно отвечать, как минимум, следу ющим требованиям: быть достоверной, оперативной, комплекс ной. Достоверность информации определяется степенью соответ ствия ее содержания реальному состоянию объекта управления; оперативность информации означает быть своевременной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние объекта управления не подверглось изменениям; комплексность информации означает всесторонность отражения деятельности объекта управ ления, т. е. учитывать его экономическую, организационную, тех ническую, хозяйственную и социальную стороны деятельности. Из других требований к качеству информации можно указать такие, как доступность, логичность, лаконичность и соответствие ее пол номочиям субъекта управления. Что касается видов и средств передачи и обработки, то управ ленческая информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей и 4
электронных средств. Могут использовать ся также комбинированные варианты ее передачи и обработки. В настоящее время преобладающая часть управленческой инфор мации (до 85 %) согласно общим требованиям многих законодатель ных актов Российской Федерации (например, согласно Федераль ному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральному закону «Об акционерных об ществах», Федеральному закону «Об обязательном экземпляре до - кументов» и др.) должна в обязательном порядке фиксироваться, закрепляться. Необходимость фиксации объясняется тем, что пере давать, получать, хранить и выдавать пользователям результирую щую информацию можно, только предварительно ее зафиксировав. Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе — бумаге и в электронном виде. Докумен тальное оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности. Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово « docco», что переводится как «извещаю», «учу». Производная фор ма от «docco» — «documentum», означающая в переводе «доказа тельство», «свидетельство», впоследствии во многих отраслях на уки и практической деятельности человека, в том числе в сфере управления, закрепилась в качестве специального термина. Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной для орга низации и координации совместной деятельности людей, утвердился позднее, в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем, в советское время, вплоть до 20-х годов XX в., термин «документ» почти не употреблялся. Ис пользовались в качестве тождественных такие понятия, как «гра мота», «акт» и в особенности «деловая бумага». Позднее, в 30-х годах XX столетия, в нормативных актах Совет ской власти появился термин «служебный документ», затем по мере накопления знаний о закономерностях образования и функ ционирования документов, внедрения новых видов материальных носителей информации термин «документ», постепенно эволюционируя, стал наполняться современным содержанием и закрепил ся сначала в формулировках государственных стандартов СССР, а затем с учетом уточнений и необходимости удостоверения офи циальности документа (его идентификации) — в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 51141—98 «Делопроиз - водство и архивное дело. Термины и определения». Определение термина
«документ»
, принятое в названном стан дарте, базируется на трех основных признаках (характеристиках): документ — носитель информации; документ — материальный объект; документ — фиксированная информация с возможностью ее идентификации. Исходя из приведенных характеристик, с учетом получившего распространения в научной среде синонима «документированная информация», ГОСТ Р 51141—98 дает следующую формулировку определения термина «
документ
»: 5
документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
.
Под реквизитом согласно указанному стандарту понимаются обязательные информационные элементы оформления
официального документа
(автор, адрес, дата, текст, подпись и др.). Стандарт определяет официальный документ как любой документ, создан ный юридическим или физическим лицом, оформленный и удос - товеренный в установленном порядке (например, чертеж, книга, акт, протокол, автобиография, рекламный листок, автобусный билет и т. п.). Особую категорию официальных документов составляют служебные документы — документы, создающиеся и обращающиеся в сфере управления. Служебные документы и являются предметом нашего изучения: приказы, распоряжения, служебные письма, акты, протоколы и др. ГОСТ Р 51141—98 определяет служебный документ как офици альный документ, используемый в текущей деятельности органи зации. Служебная документация в практике широко известна под названием «управленческая документация». В дальнейшем изложе нии материала термины «документ», «служебный документ», «дело вой документ», «управленческий документ» будут применяться в книге как синонимы, в значении документа, призванного обеспе чить управленческий процесс в организации, учреждении, фирме. Важным моментом, требующим пояснения для изучающих ос новы делопроизводства, является вопрос о том, распространяется ли определение термина «документ» по ГОСТ Р 51141—98 на до кумент в электронной форме. Коснемся этого вопроса кратко. В структуре электронного документа различают общую и осо бенную части. Общая часть содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особен ная часть касается электронной цифровой подписи. Особенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи обеспечивается такими норматив ными актами, как Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ, Гражданский кодекс Рос сийской Федерации и др. При соблюдении соответствующих тре бований цифровая подпись в электронном документе становится юридически равносильной подписи в документе на бумажном носителе. В Законе «Об электронной цифровой подписи» четко указано, что электронные документы — это всего лишь особая катего - рия документов. Кроме того, сравнение характеристик (признаков) бумажного и электронного документов показывает их идентич ность, что подтверждает мысль об отсутствии необходимости со здания специального термина для обозначения понятия «электронный документ». К электронным документам следует относиться так же, как и к документам на бумажном носителе. Документ в управлении, будь он оформлен на бумажном носи теле или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет труда, и как его результат. 6
Основные функции документа
Информационная
функция. В документе фиксируются фак ты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Организационная
функция. С помощью до кумента обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает
коммуникативная
функция документа. Документ выполняет также
юридическую
(правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмот рении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, доку мент осуществляет
воспитательную
функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эсте тический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации. Отметим, что управленческая информация кон центрируется главным образом в управленческой документации, которая придает информации организационную форму, а документационное обеспечение управления в современном менеджменте становится важнейшей его функцией. Процесс создания документов в соответствии с действующими нормами и правилами, техно логия работы с документами, вплоть до управления их огромными массивами, требуют своего методологического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль деятельности, обеспечивающую документирование уп равленческой информации и организации работы с документами, из давна называли «вершением дел», теперь согласно ГОСТ Р 51141—98 официально именуют двумя терминами —
делопроизводство
и
документационное обеспечение управления
. Делопроизводство и его становление в России Современное делопроизводство рассматривается как отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Содержание данного вида деятельности сводится к трем составляющим: документирование информации о фактах, событиях, явлени ях частной и общественной жизни людей; организация и технология работы с документами в учрежде нии, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»; хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности людей, обозначаемая термином «архивное дело». Такое понимание делопроизводства сложилось не сразу, оно формировалось на протяжении веков. Становление российского делопроизводства от стихийного за рождения деловой переписки до появления той или иной систе мы работы с документами историки, ученые - документоведы тес но увязывают с преобразованиями в области государственного устройства, реформированием аппарата управления страной, от - раслями деятельности людей, нуждающихся в документировании результатов своей работы. Развиваясь, российское делопроизвод ство в своем становлении прошло три 7
периода, каждый из кото рых в свою очередь может быть подразделен на отдельные
этапы
: 1. Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России: • от появления первых документов до приказного делопроиз водства включительно (X—XVII вв.); • коллежское делопроизводство (XVIII в.); • министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX — начало XX в.); 2. Делопроизводство в СССР (1917-1991 гг.): • от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.); • от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления. 3. Современное российское делопроизводство.
Делопроизводство в дореволюционной России (до 1917 г.)
Появление первых документов (фиксированная информация на любом доступном материале — камне, глиняной дощечке, в Древ ней Руси — на бересте) стало возможным с изобретением письма, с возникновением письменности. Составление и оформление деловых документов, необходимая последующая работа с ними (хра нение, учет, защита от нежелательного доступа, уничтожение по терявших ценность и т. д.) складывались и шлифовались веками.
От первых документов
к приказному делопроизводству
(X – XV вв.)
В сложный период зарождения и формирования Древнерусского государства (X—XV вв.), во времена феодальной раздробленности, этнической замкнутости, при отсутствии единого управления, управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощников (диаков). В этих условиях получил определенное развитие один из ас - пектов делопроизводства, а именно — документирование. О дос таточно высоком уровне культуры подготовки документов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911 г., 945 г.), жало ванные и вкладные грамоты, завещания, личная переписка, найденная при археологических раскопках в 1951—1952 гг. в Новгоро де, Пскове, Смоленске и других городах. В этот период главным образом документируются правовые от ношения: создаются объемистые правовые акты, например Русская Правда, многочисленные разновидности уставных, вкладных, куп чих грамот, разного рода житийные записи (о найме, продаже ра ботников в рабство и т. п.). Постепенно стали вырабатываться ус - тойчивые образцы обращений и завершений в текстах документов, складывались устойчивые формы расположения отдельных эле ментов текста распространенных документов (формуляры), т. е. появились первые ростки типизации и унификации документов. Расширение практики документирования привело к необходимо сти привлечения к работе с документами церковных служителей — псаломщиков и дьяков. В истории известен факт специальной подготовки из детей бояр судейских секретарей, писцов при князьях, дьяков в созданной для этого особой школе. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для безопасного их хранения. Документы хранились в сокро вищницах вместе с драгоценностями, в церквях и монастырях. В Пскове, например, документы хранились при Троицком соборе в ларях — сундуках. Государственные и церковные 8
акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь Святой Троицы», придавая им тем самым свойство официального документа. Акты, теряв шие по тем или иным причинам свое значение, по постановлению вече уничтожались. По существу, псковский ларь был и архивом, и канцелярией. В Новгородской республике решения вече оформля лись в «вечевой избе» — особой канцелярии, возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же хранилась и печать «Великого Новгорода». Самой древней формой документа на Руси была грамота — лист пергамента шириной около 3,5 вершка (15—17 см). Пергамент представлял собой специальным образом выделанную телячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли быть раз ной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столбик. Отсюда название данной техно логии работы с документами —
«столбцовое делопроизводство».
Несмотря на достаточно широкую практику документирования фактов и явлений частной и общественной жизни людей, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какой-либо системе еще преждевременно. Это был период зарождения традиций, накопления опыта подготовки и хранения документов. В условиях феодальной раздробленности делопроизводство как система практикой управления еще не была востребована.
Приказное делопроизводство (XV – XVII вв.)
Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать силь ную централизованную систему управления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Бо ярской думой и приказами — центральными исполнительным органами. Происхождение приказов как структурных единиц уп равления связано с практикой дачи поручений (приказов) великого князя своим подчиненным. В период действия делопроизводства, получившего название «приказного», царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Бо ярская дума — приговоры; от приказов на места направлялись «па мяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» — приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «наверх» посылались «от писки» (отсюда родилось название бессодержательного чиновничь его ответа на какое-либо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. В правовом от ношении приказное делопроизводство, формируясь постепенно, закреплялось в Судебниках 1497, 1550, 1589 гг. и в Соборном уло жении 1649 г. Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо делу, вопросу и «делопроизводство» как процесс производства («вершение») дел. В приказах происходит выделение делопроизводства в особую сферу деятельности, формируется слой служивых людей — профес сиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. Приказов по разным источникам насчитыва лось от 50 до 70. В каждом из них было от 3 до 10, а в некоторых приказах — до 400 с лишним «приказных людей». В Посольском приказе, например, насчитывалось 447 сотрудников. Во главе приказа стоял судья, который управлял приказом. В его подчинении были дьяки, заместители судьи — товарищи. Проект документа («черное письмо») по указанию дьяка составлял подья чий «средней руки», дьяк «чернил» его, т. е. исправлял, а «молодший» подьячий «белил» — переписывал начисто. Затем «старый» 9
подьячий сверял беловик с черновиком, «справлял» его, т. е. подписывал, удостоверяя своей подписью соответствие его исправлен ному черновику, а уже «справленный» документ подписывал дьяк. Окончательно оформленный документ назывался «матицей». При составлении копии документа — «списка» указывались особенно сти его матицы, иногда указывалось место ее хранения. В приказном делопроизводстве длительное время использова лась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления доку ментов. Еще в XV в. дорогостоя щий пергамент вытеснила бумага и свиток из подклеенных друг к другу бумажных листов мог иметь большие размеры, создавая неудобства в обращении и хране нии документов. Например, соборное уложение 1649 г. имело в длину 309 метров. Чтобы свиток при разматыва нии не волочился, его наматыва ли на деревянный стержень — так родилось слово «волокита», смысл которого не требует особо го пояснения, — речь идет о необоснованном затягивании принятия решения. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости накопившиеся тетради переплетались и со ставляли собой книги. В этот период появились и начали складываться системы воен ной, дипломатической и бухгалтерской документации. Таким образом, система государственного управления, сложив шаяся к концу XVII в., вызвала к жизни систему приказного де лопроизводства с ее обширным бумажным «ведением дел» — де лопроизводством. В истории России появились служивые люди, которые стали профессионально заниматься документированием управления по установленным правилам. В деятельности приказов появились прямые предписания по содержательной и оформляю щей частям документов, порядок их движения как внутри прика за, так и между приказами. Постепенно сформировались виды уп равленческих документов (грамоты, памяти, отписки и др.) , сложилась определенная система регистрации документов, осно вы справочного аппарата (тетради, описи), зародилось и архивное дело. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства. Однако установле ние на законодательном уровне общих административных и дело производственных правил, регламентация всех сторон деятельно сти канцелярий и архивных учреждений были еще впереди, на следующем этапе развития системы государственного управления.
Коллежское делопроизводство (XVIII в.)
Новый этап становления российского делопроизводства связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления, в 1700 г., Петр I отменяет столбцовую форму документов, происхо дит всеобщий переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в области управления (1717—1720 гг.) была создана новая система государственных учреждений: в центре — Сенат, Синод, Государев кабинет и 12 коллегий (Иностранных дел, Военная, Ад миралтейская, Коммерц-коллегия, Вотчинная и др.), заменивших собой более полусотни приказов; на местах —- губернаторы, воево ды, магистраты и другие органы власти. Каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчиня лась Сенату. Характерной чертой новой системы управления была коллегиальность в принятии решений. Система делопроизводства в связи с преобразованиями государственного аппарата управле ния получила название коллежской — по названию центральных учреждений нового типа. 10
Первоначально коллегии руководствовались в работе собствен ными регламентами, затем законодательной базой их деятельнос ти стал «Генеральный регламент», подписанный Петром I 28 фев раля 1720 г., ставший основой не только организации деятельности государственного аппарата, но и важнейшим актом, определившим развитие делопроизводства в России на весь XVIII в. Генеральный регламент установил законченную организационную форму и си стему норм и правил по обеспечению документирования деятель ности коллегий. В регламенте обстоятельно раскрываются струк тура и функции канцелярии, приводится отдельная глава о секретарском чине, который становится центральной фигурой кан целярии — ее управляющим. Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, регист ратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчик и вахмистр. Наиболее важные документы готовились секретарем, ос тальные — канцеляристами. Часть документов составлялась по «генеральным формулярам», т. е. обязательным формам документов с набором соответствующих реквизитов. Нотариус вел протоколы заседаний и реестр дел, регистратор отвечал за регистрацию вхо дящих и исходящих документов, актариус вел общий журнал входящих документов и отвечал за сохранность бумаг. Все сотрудни ки канцелярии имели детально расписанные обязанности и стро го отвечали за их исполнение. Генеральным регламентом были особо четко оговорены процессы регистрации входящих и исходящих документов, впервые оп ределен порядок сдачи в архив законченных производством дел, а также введено само понятие архива и установлена должность архи вариуса. Контроль за исполнением документов возлагался на про - курора коллегии, были установлены типовые сроки исполнения от дельных видов документов. Особое внимание уделялось исполнению указов государя; их несвоевременное исполнение каралось строго, в отдельных случаях — смертной казнью. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов. В результате реформ в делопроизводстве и в практике управле ния по примеру западных образцов появились многие новые терми ны и названия документов: указы, регламенты, архив, архивариус, протоколы, рапорты, корреспонденция, журналы, инструкция, реляция, прошения (вместо — челобитная), инспектор, администра тор и др., которые находят применение и в наше время. Реформы Петра I были важным этапом в совершенствовании управления государством, однако они затронули только централь ный уровень управления, были неполными, непоследовательными, что сказалось на развитии делопроизводства. Завершила реформу уч реждений и коллегиального делопроизводства Екатерина II, издав закон от 7 ноября 1775 г. «Учреждения для управления губерний», внесший единообразие в структуру управления на местах, упоря дочивший переписку учреждений разного уровня между собой. Число коллегий было сокращено с 12 до 3. В соответствии с законом от 7 ноября 1775 г. губернское прав ление получало от Сената указы, в свою очередь посылало соб ственные указы подчиненным должностным лицам на местах, по лучая в ответ доношения, рапорты. Штат губернских канцелярий состоял из секретарей (старших и младших), протоколиста, регистратора, журналиста, канцеляристов, писцов, переводчика, архивари уса. Количественный состав служащих канцелярии зависел от числа решаемых дел. В целом коллежское делопроизводство, сложившееся на базе реформ государственного управления Петра I и Екатерины II, представляет собой систему, 11
характеризующуюся высоким уровнем законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярий, строгим закреплением за должностными лицами и рядовы - ми работниками их обязанностей. Коллежское делопроизводство заложило основы, на которых развивалось российское делопроизводство в последующие полтора столетия.
Министерское (исполнительное) делопроизводство (
XIX – начало
XX в.)
В начале XIX в. (1801-1811 гг.) вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. Министерское управление как более гибкое и оперативное законодательно было закреплено Ма нифестом от 25 июня 1811 г. «Общее учреждение министерств». С введением министерств коллегиальная процедура принятия ре шений была заменена на единоличную, что повлекло за собой из менение организационной структуры центральных органов управления государством и сказалось на делопроизводственном обеспечении их работы. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917 г.) получила название «министерской». Ее также называют «исполнительной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение сво их непосредственных обязанностей. Манифест был подготовлен выдающимся государстве иным де ятелем XIX в., советником Александра I, зачинателем многих ли беральных преобразований в России того времени — М.М. Сперанским. Аппарат управления министерства согласно Манифесту состо ял из департаментов, которые делились на отделения, а отделе ния — на столы. В каждом департаменте действовал со вещательный орган, включающий директора департамента и начальников отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департа менте — канцелярия департамента. Канцелярия министра, в которой было сосредоточено «письмоводство» министерства, управля лась директором, делилась подобно департаментам на отделения и столы, возглавляемые столоначальниками. Министерское делопроизводство характеризуется расширением видового состава документации, увеличением объемов переписки, унификацией форм документов. Согласно Манифесту (§ 96) «Об раз производства дел (документов) заключает в себе: 1) порядок вступления дел, 2) движение их, или собственно так называемое производство, 3) отправление дел, 4) ревизию 5) отчеты...» Иначе говоря, Манифестом были определены основные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих до кументов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исходящих документов, отправка документов адресатам. При подготовке текстов документа М.М. Сперанский рекомен довал придерживаться строгих языковых правил. Его рекоменда ции по формированию канцелярского (служебного) стиля речи внесли большой вклад в то, что в наше время называют унификацией деловой переписки. 12
В целом организация работы с документами в рамках министер ского делопроизводства представляла собой четкую систему дви жения документов (на современном языке — документооборот), включая и архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по следующим показа телям: «1) В порядке ли дела содержатся. 2) Верно ли составляют ся им заглавия. 3) Нет ли медленности в делопроизводстве. 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности». Важным событием в развитии делопроизводства, связанным с законом 1811 г., следует считать появление бланков документов. Предусмотрены были четыре формы бланков с угловым располо жением постоянных реквизитов, ставших обязательными при оформлении служебной переписки. В соответствии с законом предписания министров признаются действительными, т. е., выра жаясь современным языком, обладающими юридической силой, только в том случае, если они имеют установленную форму. Дру гие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков. Пример оформления документа на бланке приведен на рис. 1,6. В течение XIX в. широкое хождение в практике документиро вания получили сборники образцов писем и других «деловых бумаг», так называемые «письмовники». Кроме образцов разного назначения и содержания сборники сопровождались рекомендациями по форме, структуре и слогу текста документов. Ряд законо - дательных актов этого периода свидетельствует о постоянных уси лиях по борьбе с неоправданным ростом количества документов. С появлением в последней четверти XIX в. пишущих машин, с использованием телефона, телеграфа, различных устройств для размножения документов (гектографы, ротапринты и др.) замет но повысилась культура оформления документов, заняли достой ное место в управлении новые виды документов: «телефонограмма», «телеграмма». В начале XX в. министерское делопроизводство, базирующееся на законе 1811 г. об общем учреждении министерств, вошло в про тиворечие с формами и методами управления государством и об ществом. Повлияли такие факторы как, с одной стороны, бурный рост промышленного производства, с другой — поражение в войне с Японией (1905
г.)
и революция 1905—1907 гг., поколебавшие устои государства. Практика управления этого периода потребова ла изменений, в том числе и в делопроизводстве (устранения мед лительной многоступенчатой регистрации документов, сокраще ния их количества, учета новых средств документирования). В условиях военных и социальных потрясений предпринимались по пытки отдельных ведомств (Морское министерство, военное ведом ство и др.) реформировать сложившуюся систему делопроизводства. Особенно удачным было «Положение о письмоводстве и делопроиз водстве в военном ведомстве», изданное в 1911 г. Однако эти попыт ки не были доведены до конца в связи с начавшейся Первой миро вой войной. В 1917 г. произошли подряд две революции — Февральская бур жуазно- демократическая и Октябрьская социалистическая, последняя из которых привела к коренным изменениям в государственном устройстве России, потребовавшим, как мы увидим да лее, многих усилий, чтобы делопроизводство стало неотъемлемой частью управления государством и обществом. Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами 13
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм. Унифицированные системы документации (УСД). Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД). Требования к составлению и оформлению документов по ГОСТ Р6.30-97 и по ГСДОУ. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917—1973 гг.) — от отдель ных правительственных мер по упорядочиванию документирова ния архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973—1991 гг.) — годы формирования основ современного делопроизводства, став ших после очередной революции в судьбе великой страны (1991 г.) базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий.
В
1963 г. постановлением Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» от 25 июля 1963 г. № 829 была поручена Главархиву СССР разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в целях оптимизации работы
q
управленческой документацией в стране на базе применения новой техники. Для разработки ЕГСД в системе Главархива был со здан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Работа по созданию ЕГСД была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг. В 1973 г. основные положения ЕГСД были утверждены Государ ственным комитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендо ваны министерствам и ведомствам для использования в практичес кой работе. С этого момента начался
этап
становления и развития делопроизводственного обеспечения управления в стра не, продлившийся вплоть до разрушения СССР в 1991 г. Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводствен ного обслуживания. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, восьми тематических разделов и положений. В них сфор мулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложены принцип унификации документов, требова - ния к формулярам организационно-распорядительных документов, структуре построения текстов документов, их языку и стилю. Главные требования ЕГСД к организации документооборота — максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри организации, кон троль исполнения решений, содержащихся в документах, обеспечение условий информационного обслуживания автоматизирован - ных систем управления (АСУ). ЕГСД включала не только вопросы делопроизводства, но также содержала рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. В течение 70-х годов советское делопроизводство получило зна чительное развитие. Кроме создания ЕГСД был разработан целый ряд государственных стандартов первостепенного значения. Сре ди них: ГОСТ 16487—70 «Делопроизводство и архивное дело. Тер мины и определения»; ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система организационно-распорядительной документации. 14
Формуляр-образец», подвергшиеся впоследствии переработке и объединению в один стандарт (ГОСТ 6.38—90); ГОСТ 6.15.1—75 «Унифицированные системы документации. Система организаци онно-распорядительной документации. Основные положения», определивший требования к унифицированным формам органи - зационно-распорядительных документов (переработан в 1988 г.). В начале 80-х годов в рамках ЕГСД были разработаны и утвер ждены 16 унифицированных систем документации общесоюзного значения (8 из которых действуют в Российской Федерации и в на стоящее время), 27 государственных стандартов на УСД и 26 об щесоюзных классификаторов технико-экономической и социальной информации. Всего унифицировано было более 4,5 тыс. форм документов. Однако к середине 80-х годов, в связи с необходимо стью внедрения в практику управления новых информационных технологий, уже нашедших применение на Западе, ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени поня тие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В 1988 г. ЕГСДОУ была преобразована с соответствующей корректировкой в Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные по ложения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). ГСДОУ с учетом последующих доработок и переизданий до настоящего времени остается основ ным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране, рассчитанным на широкое применение компьютерных технологий. В целом развитие делопроизводства советского периода, в особен ности 70—80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административ ных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созда нию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-техни - ческого прогресса конца XX в., став основой формирования современ ного делопроизводства в Российской Федерации. Нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Россий ской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции запи сано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (4.4, ст. 29). Это положение развито в новейшем правовом акте — Федеральном законе «Об информации, информационных тех нологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ [14]. 15
Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение литы информации; дает определение таких понятий как документированная информация, электронное сообщение, конфиденциальность информации и др. Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Г К установлены требования к содержанию устава и учреди тельного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных до кументов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответствен ность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном ин формационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Феде рации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Действующим законодательством регулиру ются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интер нета, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д. Назовем также ряд постановлений Правительства РФ: «Об утвер ждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи», «Об утверждении Пра вил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социаль ной информации». Значение данных правовых актов для функцио нирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов. Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоя щее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, пра вила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы:
— Государственная система документационного обеспечения уп
равления.
Основные положения. Общие требования к докумен
там и службам
документационного обеспечения (ГСДОУ).
ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным об щеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике. ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управ ленческой 16
деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреж дениях и общественных организациях. Основная цель разработ ки — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффектив ного применения прогрессивных технических средств и техноло гий сбора, обработки и анализа информации. Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм соб ственности и совершенствованием работы аппарата управления. В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприяти ях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы со стоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).
— Делопроизводство в федеральных органах исполнительной вла
сти.
Типовая инструкция по делопроизводству.
Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуника ций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 [11]. , Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функци онированию служб ДОУ, документированию управленческой деятель ности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, агентствах, службах. Типовая инструкция, отражая определенную специфику подго товки управленческой документации федерального уровня, по со держанию и оформлению документов увязана с действующим на циональным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30—2003 в отношении требований к оформлению документов.
—Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от
22.10.2004 № 125-ФЗ
[16]. Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государ - ства. Наряду с данным основополагающим законом в стране дей ствуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов.
—ГОСТР 6.30—2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно -распорядительной
документации. Требования к оформлению документов
[4]. Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30— 2003 является важнейшим нормативным документом по оформле нию служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь — Федеральное агентство по техни ческому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст.. В стандарте отражены проверенные временем требова ния к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30— 97 и его предшественников ГОСТ 6.38 —72 и ГОСТ 6.39—72. 17
Требования ГОСТ Р 6.30—2003 распространяются на организа ционно- распорядительные документы, относящиеся к Унифици рованной системе организационно-распорядительной документа ции (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой до - кументации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: со став реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного 1Ьрба Российской Федерации. В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального зако на «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ [15], который ввел в практику добровольное использование нацио нальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30— 2003 внесена принципиально но вая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (нет выбора!), то добро вольность не следует истолковывать как необязательность. Речь мо жет идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30-97. Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфичес ких документных образований, которые регламентируются специ альными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтер ской, кадровой, торговой и других видах документации. По мере необходимости на них будут делаться соответствующие ссылки. Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных поло жений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы. Управление организацией обеспечивается огромным количе ством документированной информации. Все документы, обращаю щиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности доку ментов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают де сятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая дея тельность, фиксируемая главным образом
организационно-
распорядительными документами
(ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет разновидности — протокол заседания, протокол разногласий, протокол допроса. К ОРД отно сится также
подсистема кадровой документации
с соответствующи ми видами и разновидностями документов. Следует отметить, что прямо, как ОРД, или косвенно, как, на пример, документация по бухгалтерскому учету или даже техноло гическая документация, все виды документов так или иначе имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них требует принятия соответствующего решения или непосредственного ис полнения содержащегося в документе указания. Классификация документов, используемых в той или иной мере каждой организацией независимо от ее масштабов и отраслевой специфики. 18
По видам деятельности
документы организации подразделяют ся на научно- технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным образом, организационно-распорядительных документов), полич ному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно - статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изоб ретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.
По наименованию
существует множество видов документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, гра фики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, слу жебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, техничес кие условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.
По способу документирования информации
документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подго товленные на множительных аппаратах, электронные), графичес кие и фото-, фоно-, аудио-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления
документы подразделяются на докумен ты, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.
По степени сложности
документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривает ся один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени ограничения
доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Докумен ты с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служеб ного пользования — конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).
По юридической силе
документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и не действительные. Недействительным документ становится в резуль тате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения
документы классифицируются на сроч ные и несрочные. Срочными являются документы со сроком ис полнения, установленным законом и соответствующими правовы ми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения «несрочных» документов устанавливают руководителем организации.
По стадиям подготовки
документы подразделяются на чернови ки и подлинники (оригиналы). Черновик — документ, подготов ленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой доку мент) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными тре - бованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выпис ки из документа и дубликат подлинника.
Копия
— идентичное, заверенное должностным лицом воспро изведение подлинника. 19
Отпуск
— копия документа, остающаяся в делах предприятия; как правило, отпуск не заверяется подписью.
Выписка из документа —
заверенная часть текста подлинника.
Дубликат
— второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.
По степени полноты информации
документы подразделяются на выписки из документа и полные варианты изложения текста.
По происхождению
документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные об ращения граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения
документы делятся на документы постоян ного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности
документы бывают информацион ные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации
различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц.
Индивидуальные документы
по содержанию являются специфи ческими, носящими характер разового документа.
Типовыми
являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический про цесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы
имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Трафаретным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и многие другие документы.
Анкета —
способ представления унифицированной части текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица
— форма подачи материала, когда постоянная инфор мация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представлен ный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информа цию и легко суммировать аналогичные данные.
Примерные документы
(образцы) носят ориентировочный харак тер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
По характеру содержания
документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, кото рая суммируется, обобщается во вторичных документах. Требования к управленческому документу 20
Управленческая документация на сегодня представляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Управленческий документ — это не какое-то особое понятие в документоведении. Это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отли чается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления. Ученые-документоведы на основе анализа практики докумен тирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов. 1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не долж ны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления. 2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, дол жны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается. 3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть од нозначным, т. е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному. 4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требовани ям определенности таким образом, чтобы в нем были при ведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста. 5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т. е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления. 6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой. 7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложе ны языком ясным, понятным, несмотря на то, что он счита ется административным, официально- деловым. 8. Мотивированность. Содержание документа должно побуж дать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа. 9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты. В дополнение к сказанному назовем еще одно требование, ко торому должен отвечать управленческий документ, управленческая документация в целом. Речь идет о требовании, вытекающем из характерных черт, свойственных данному виду документов. Это стабильность ее формальных признаков, устойчивость форм до - кументов, жесткость фиксации расположения реквизитов. Назван ные черты обусловлены самой природой управления (иерархичность организаций, должностных лиц, разделение труда, однотипность и повторяемость действий и т. д.) и целевым назначением докумен тов, предопределяющим их содержание и форму. Отсюда — образование документов определенного вида (приказ, письмо, прото кол и др.) и возможность унификации и стандартизации не только отдельных элементов документов, но и документных систем. 21
Соответствие документа требованиям унификации и стандарти зации, к которым потерян интерес в последние годы, мы считаем необходимым дополнением к числу названных выше требований. Оформление ОРД, осуществля ется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Госу - дарственного Герба Российской Федерации. Правильно оформлен ные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформ лении ОРД используются следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код при чины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21- отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27- отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа (отметка для автоматического поиска документа). Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных органи зационно-управленческих ситуациях может быть различным. 22
Среди перечисленных реквизитов выделяют
постоянные
и пере
менные
реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторя ются на, бланках документов, переменные наносятся непосред ственно в процессе составления конкретного документа. ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа. Стандартом предусматривается два варианта бланков —
угловой
и
продольный.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в сред ствах хранения. Поле для размещения штампов располагается в ле вом верхнем углу формата для углового варианта бланка и в верх ней его части при продольном варианте бланка документа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа. Бланки документов и их оформление Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат) с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут раз мещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, а на левом поле отмечают места для пробивки отвер стий под подшивку документов. Эти знаки в делопроизводстве называют ограничительными отметками. ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297 х 420), используемый для оформления больших таблиц, диа грамм, схем в качестве приложений к некоторым видам докумен тов — письмам, постановлениям и др. Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 , каждый лист документа, оформ ленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20
мм — левое;
10
мм — правое;
20
мм — верхнее;
20
мм — нижнее. Стандартом установлены следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Общий бланк
используют для изготовления любых видов доку ментов, кроме письма, таких как приказ, распоряжение, указание, постановление, решение. Общий бланк включает в себя реквизи ты 01 (02 или 03), 08, 11, 14, оформляемые согласно данным учредительных документов организации.
Бланк письма
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04—09, оформляемые в соответствии с данными учредительных документов организации, и, в целях ускорения подготовки писем, на поле бланка могут быть нанесены 23
ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11—15, 16, 18—20. Для бланков писем предусмотрены два варианта размещения по стоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное.
Бланки документов
, как уже было сказано, следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м 2 , белизна — не менее 90%). Бумага должна быть доста точно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение рекви зитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом. При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и виды документов. При этом следует соблюдать сле дующие правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспе чивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворитель ных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью копировальной техники. ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита рав ноудалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой гра ницы зоны расположения реквизитов). Центрованный вариант расположения реквизитов используется при типограф - ском способе изготовления бланков. При этом под рек визиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места. Флаговый вариант распо ложения реквизитов исполь зуется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подго товке конкретного документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотрен ных ГОСТ Р 6.30-2003 для исходящих документов, явля ется обязательным. Для доку ментов внутреннего хождения часть реквизитов (01-07, 14), как правило, может не вос производиться. Такой подход весьма распространен в прак тике документирования (глав ным образом при составле нии внутренних документов, таких как приказ, распоряжение, акт, протокол). В последнее время обозначилась новая тенденция в размеще нии на бланках реквизита 09 «Справочные данные об организа ции». При центрованном расположении остальных реквизитов углового «штампа», элемен ты реквизита 09 раз - мещаются флаговым спо собом. Небольшая потеря бу мажной площади ком - 24
пенсируется удобством для прочтения составных частей справочных дан ных об организации. На бланках организа ций субъектов Российской Федерации, имеющих на ряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка. Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в от ношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Основные требования к гербовым бланкам приведены ниже. Гербовые бланки документов, т. е. бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации, являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно- граверные предприятия, имеющие лицензии на соот ветствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции. Изготовление гербовых бланков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреж дений, определенных Положением о Государственном гербе Рос сийской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом ис - пользуются следующие реквизиты: при поступлении бланков: наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации — поставщика гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т. д.). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отмет кой в учетно- регистрационной форме. 25
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гер бовых бланков возлагают на подразделение организации, ответ ственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых блан ков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. О про веденных проверках делают отметки в учетно- регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации. Требования к оформлению реквизитов
01
— Государственный Герб Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации поме щают на бланках документов в соответствии с Фе деральным конституционным законом «О Государственном Гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №'52; часть 1, ст. 5021). Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой стро - ки с наименованием организации.
02
- Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках доку ментов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативны ми актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.
03
— Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) по мещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 08) слева.
04
— код организации Код организаций проставляют по Общероссийскому классифика тору предприятий и организаций (ОКПО). Код является элементом электронной идентификации документа. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения коли чества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
05
— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 26
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юри дического лица проставляется в соответствии с документами, вы даваемыми налоговыми органами.
06
- идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины по становки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07
— код формы документа Код формы документа проставляется по Общероссийскому клас сификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа проставляется в том случае, если форма включена в ОКУД. Код является элементом идентификации документа. В ОКУД представлены наименование и кодовые обозначения идентификационных форм документов, входящих в соответству ющие унифицированные системы.
08
— наименование организации Наименование организации, являющейся автором документа, дол жно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, име ющих наряду с государственным языком Российской Федерации (рус ским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Со кращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представи тельства указывают в том случае, если они являются автором до кумента, и располагают ниже наименования организации. Если документ подготавливается двумя и более организациями, то его оформляют на чистом листе бумаги.
09
- справочные данные об организации Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, но мера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.): ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включае мых в данные об организации.
10
— наименование вида документа Наименование вида документа, составленного или изданного орга низацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Применяемые в организации виды документов оговариваются табелем форм документов. В письме наименование вида документа не указывают. 27
11
— дата документа Датой документа является дата его подписания или утвержде ния, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более орга низациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последователь ности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007г. следует оформлять 05.06.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, напри мер 5 июня 2007г., а также оформление даты в последовательнос ти: год, месяц, день месяца, например: 2007.06.05. Последний способ оформления дат находит широкое примене ние в больших архивах — даты на стеллажах, папках и в некото рых документах оформляются в «обратной» последовательности.
12
- регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации ин дексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов (приказов, распоряжений, прото колов и т. п.) регистрационный номер — это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняет ся индексом (условным обозначением) структурного подразделе ния или исполнителя, составившего документ (его личного кода), и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/89, где 1 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенк латуре дел; 89 — порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации — автора ответа и индекс документа организации — автора запроса. Регистрационный номер документа, составленного совместно дву мя и более организациями, состоит из регистрационных номеров до кументов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13
— ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, например, письмо, докладная записка, которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части: «На № __ », которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.
14
— место составления или издания документа Место составления или издания документа указывают в том слу чае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место состав ления или издания указывают с учетом принятого административ но-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 28
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.
15
— адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фами лией. Наименование организации и ее структурного подразделения называют в именительном падеже. Состав реквизита пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается данным вопросом. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Управление систематизации законодательства Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Президенту АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод» В
.
И. Петрову или АОЗТ «Болшевский текстиль» Бухгалтерия Старшему экономисту А.С. Николаеву Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Председателю садового товарищества «Можайские дали» В. А. Бунееву Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указы вают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последова тельности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследова- тельский институт документоведе- ния и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 29
При адресовании документа физическому лицу указывают фами лию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову И. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.
16
— гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа дол жен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2009 Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа цент рировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, прика зом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 15.08.2005 № 14 или УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 01.02.2009 № 82 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Утверждению подлежат главным образом организационно-пра вовые документы (уставы, положения, инструкции), а также отче ты, штатные расписания и другие документы.
17
- резолюция Резолюция должна содержать четкие указания относительно ре шения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. Резолюция, написанная на документе соответствующим должно стным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: 30
Зайцевой А. В. Никитину П. С._________ Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Гермес» к 21.12.2009 Личная подпись 05.11.2009 Нежелательно применять резолюции неопределенного характе ра типа: «К исполнению», «И. И. Иванову» и т. п. Резолюция пишется от руки на выделенном для этого месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указа нием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
18
— заголовок к тексту Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость; чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта. К тексту документов, оформленных на бланках А 5, заголовок до пускается не указывать. Заголовок при регистрации документа записывается в соответ ствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных. Заголовок располагается слева над текстом документа при уг ловом расположении штампа, объем заголовка не должен превы шать
5
строк, каждая длиной до 28 знаков. В виде исключения, если заголовок к тексту продольного блан ка превышает 150 знаков, его строку допускается продлевать до границы правого поля и переходить на следующую строку.
19
- отметка о контроле Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20
— текст документа Текст документа составляют на государственном языке Россий ской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Феде рации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связно го текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем суще ствительным в именительном падеже или словосочетанием с глаго лом второго лица множественного числа настоящего или прошедше го времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если табли цу печатают более чем на одной 31
странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложе ния, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констати рующей; письма, заявления — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации ~ автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, дей ствующих на принципах единоначалия, а также документах, адре сованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третье го лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организа ций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а так же содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единствен ного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («министерство не воз ражает», «ВНИИ ДАД считает возможным»). Деятельность зарубежных представительств Российской Федера ции, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на языке соответствующей страны. Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договора ми между деловыми партнерами.
21
— отметка о наличии приложения Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформля ют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. . 32
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то ука зывают его наименование, количество листов и количество экземп ляров: при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управ ления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Отметка размещается с абзаца через 3 интервала. Многостроч ный текст приложения печатают через один межстрочный интер вал; при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения), на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение 2 к приказу директора Института от 15.06.2006 № 319 Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование до кумента, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу директора Института от 15.06.2006 № 319 Приложения к документу печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем соот ветствующего структурного подразделения организации.
22
— подпись Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о на личии приложений, отступив на 3—4 межстрочных интервала. Рек визит печатают от левого поля документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Исполнительный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров или на бланке Исполнительный директор Личная подпись Н. А. Федоров 33
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров При отсутствии на месте должностного лица, подпись которо го заготовлена на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности или заместителем с обязательным указанием его должности и фамилии. В целях исключения случайных подписей не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот ветствующей занимаемой должности, например: Генеральный директор Личная подпись М. А. Медведев Главный бухгалтер Личная подпись Н. И. Логинова При подписании документа несколькими лицами равных должнос тей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должнос
ти
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе ко миссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись Н. В. Куликов Члены комиссии Личная подпись К. М. Артемьев Личная подпись С. П. Матвеев Личная подпись В. А. Филатов
23
- гриф согласования документа Гриф согласования документа состоит
из
слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г. Грязнова 23.04.2009 Зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещает ся ниже реквизита «Подпись» через три интервала. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30Л0.2006№ 451-805
или
34
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании «Планета» от 21.06.2006 № 10 Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне — слева и справа. При большем количестве гри фы размещают двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования докумен та с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования. Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затра гивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественны ми организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому
внешнему
согласованию.
Внутреннее
согласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).
24
- виза согласования документа Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования. Согласование документа оформляется визой согласования доку мента (далее — виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2009 Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавли вается нормативным актом организации (положением, инструкци ей). Отказ от визирования не допускается. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2009 Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прила гают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего лис та подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.
25
— оттиск печати На документах, требующих особого удостоверения, подтверж дения их юридической силы, ставится печать организации. 35
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих фак ты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных докумен тах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Печати бывают гербовые и простые. Печати с изображением Российского герба используются госу дарственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полно мочиями, например, частные нотариальные конторы. С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности. Согласно новым правилам гербовая печать увеличена в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней введены дополнительные надписи. В печати указыва ются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации. Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что по зволяет получать более четкие оттиски. Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не имеют юридической силы. В коммерческих организациях использует ся круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержа щая также указание на ИНН и регистрационный номер. Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество ин дивидуального предпринимателя; местонахож дение; словосочетание «индивидуальный предприниматель»; ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, удо стоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания и некоторые другие. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск охватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На некоторых видах документов печать проставляется на спе циально обозначенном месте, обозначаемом буквами М. П. 26 — отметка о заверении копии Заверение копии документа производят в необходимых случа ях для придания ему юридической силы. При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись М. В. Колосков
07.06.2009
Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью. 36
Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации. 27 — отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа необходима для оператив ной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполни теле располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В. А. Петров
924 45 67
Рекомендуется указывать полностью фамилию, имя и отчество исполнителя. При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (495) 924 45 67. 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хра нения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело вклю чает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руково дителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе. 29 - отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит оче редной порядковый номер и дату поступления документа (при необ ходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное на - именование организации, получившей письмо, дату его поступле ния и регистрационный номер (индекс письма). 30 - идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является от метка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машин ном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу — электронной копии документа, включая имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. Установление требований к присвоению имени файлу регламен тируется в методических материалах организации в соответствии с особенностями информационной системы. 37
Унификация и стандартизация управленческой документации Процесс управления характерен разнообразием и повторяемо стью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их раз решению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации
сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к едино образию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типо размеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, ме стам расположения «окон» для указания адреса и другим призна кам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонден ции и перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам. Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельнос ти, называют
унифицированной системой
документации
(УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники. Разработку УСД, в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (на пример, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отрас - левые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешен ные к применению в народном хозяйстве РФ. Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011—93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД: • унифицированная система организационно-распорядитель ной документации (код 0200000); • унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000); • унифицированная система банковской документации (код 0400000); • унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000); • унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000); • унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000); 38
• унифицированная система документации по труду (код 0800000); • унифицированная система документации Пенсионного фон да Российской Федерации (код 0900000); • унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000). Для получения представления об одной из названных выше УСД на рис. приведен фрагмент состава форм документов унифи цированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной фор мы документа отражены следующие признаки классификации: • первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность уни фицированной формы документа к соответствующей унифи цированной системе документации (например, 02 — унифи цированная система организационно-распорядительной документации; • третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность со держания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 — документация по учету и распределению средств); • пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 — расчетная ведомость по страховым взносам); • восьмой знак — контрольное число. Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов. Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с которыми нам придется столкнуться в процессе изложения материала: Общерос сийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Об щероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, дол жностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Общероссий ский классификатор расчетно-денежной документации (УСРДД). Код КЧ Наименование формы 0211000 0 Документация по созданию организации, предприятия 0211031 3 Договор об аренде 0211071 5 Заявление на государственную регистрацию 0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета 0211073 8 Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза) 0211101 1 Письмо об изготовлении печати, штампа 0211111 7 Положение о структурном подразделении 0211151 9 Приказ о создании предприятия 0211152 5 Приказ о выходе из совхоза 0211161 4 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании 0211162 0 Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава 0211163 7 Протокол заседания правления колхоза 0211171 3 Распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка 0211191 0 Свидетельство о регистрации 39
0211231 2 Устав 0211241 8 Учредительный договор 0212000 4 Документация по реорганизации организации, предприятия 0212151 2 Приказ о реорганизации 0212161 8 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации 0212181 9 Решение совета директоров (правления) о реорганизации 0213000 8 Документация по ликвидации организации, предприятия 0213011 4 Акт о ликвидации 0213101 9 Письмо с сообщением о ликвидации 0213102 5 Письмо участника о выходе из совместного предприятия 0213151 6 Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии 0213181 2 Решение совета директоров (правления) о ликвидации 0213161 1 Протокол общего собрания (конференции) трудового Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации и последующему включению в ОКУД, К со жалению, разделы ОКУД ведутся с недостаточной оперативнос тью — за рамками классификатора в настоящее время остались некоторые документы, введенные в действие Гражданским кодек сом РФ. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике. Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выпол ненных с определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали. Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм). Кон струкционная сетка позволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информационных элементов, из которых формируется документ (адрес, дата, текст, подпись и т. п.). На основе конструкционной сетки для всего множества доку ментов, используемых в той или иной сфере деятельности, созда ется формуляр-образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямо угольники) размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве
реквизитами.
Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в
ГОСТ
6.10.5—87. В разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода накоплен большой опыт. К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление доку ментов в анкетной форме и составление документов по образцам. Типизация документов заключается в разработке для определен ной сферы использования универсальных документальных реше ний, которые при последующей доработке под конкретные усло вия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации. Например, типовой договор поставки товаров, типовое положение о кан целярии организации, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т. п. 40
Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка до кумента с заранее напечатанной частью текста и специально ос тавленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы на ходят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.). Представление документов в анкетной форме — способ про странственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде переч ня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с его правой стороны. При мер анкеты — см. с. 241. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок, оформлении заказов и т. д. Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по ана логии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, нотариальнозаверяемые документы и др.). Унификация в документировании может быть как самостоя тельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации
в делопроизводстве заключается в разработ ке оптимальных правил и требований по составлению, оформле нию, документообороту и архивному хранению документов, при нятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации (по традиции стандарты низовых организаций, пред приятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП — стандарт предприятия). Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например,
ГОСТ
7.32—91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или на их элементы (например, ГОСТ 9327-
.60.
Бумага потребительская. Форматы), так и унифицированные си стемы документации, например, унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Национальные стандарты (ГОСТ Р, а также разрешенные к при менению ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких-либо ограничений. Стандарты организаций (СТП) в Рос сии могут разрабатываться и применяться организациями в следующих случаях: • для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных стандартов, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов на учно-технических, инженерных обществ и различных общественных объединений, СТП других организаций; • на создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы). Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико- экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой нацио нальную систему стандартизации. Вопросы государственного управ ления стандартизацией в РФ, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами вла сти 41
субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техни ческому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России. Понятие и классификация ОРД Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации управлен ческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-рас порядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации. ГОСТ Р 51141—98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного доку мента, в котором фиксируют решение административных и органи зационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреж дений, предприятий, организаций, их подразделений и должност ных лиц». ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены ос новные виды документов данной группы): —
организационная документация
(учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции); —
распорядительная документация
(приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); —
информационно-справочная документация,
которую, в свою очередь, можно условно подразделить на: —оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.); —справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.). Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает
документы по лично
му составу (персоналу):
заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других. 42
Контрольные вопросы 1. Какие разновидности документов вы знаете? 2. Каковы назначение и область применения ГОСТР 6.30—2003? 3. Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30—2003. 4. Что собой представляют формуляры ОРД с угловым и продоль ным расположением постоянных реквизитов? Попробуйте изобразить их от руки. 5. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете? 6. Изложите основные требования к изготовлению, учету и хра нению гербовых бланков. 7. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? 8. Каковы особенности оформления герба, эмблемы и товарного знака на бланках, размещения и оформления рекви зитов «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»? 9. Что собой представляет регистрационный номер документа и каков порядок его оформления? 10. Каков возможный состав реквизита «Адресат» и требования к его оформлению? Опишите варианты утверждения документа и требования к оформлению реквизита. 11. Каково назначение реквизита «Резолюция» и порядок его оформления? 12. Как оформить реквизит «Заголовок к тексту»? 13. Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном делопроизводстве России? 14. «Отметка о наличии приложения»? 15. Что входит в состав реквизита «Подпись» и каков порядок его оформления? 16. Каковы требования к оформлению реквизитов «Гриф согласо вания документа» и «Визы согласования документа»? 17. Каково назначение реквизита «Оттиск печати» и требования к простановке печати на документах? 18. Изложите требования к оформлению реквизитов, размещаемых на служебном поле ОРД. 19. Перечислите признаки, по которым классифицируются докумен ты, используемые в организациях. 20. Приведите примеры унифицированных систем документации. 21. В чем заключается суть унификации и стандартизации в дело производстве? Изложите свое представление о содержании данных процессов. 22. Какие общие требования предъявляются к управленческому документу? 43
Список литературы № п/п Наименование Автор Издательство, год издания ОИ 1 Современное делопроизводство Березина Н.М. СПб.: Питер, 2010. ОИ 2 Письма в организации: практическое пособие Гавриленко С.Д. Издательство: Амалфея, 2010. ОИ 3 Современное делопроизводство Кирсанова М.В. Издательство: Инфра-М, 2010. ОИ 4 Архив с нуля Кудрякова Г.А. Регистр, 2010. ОИ 5 Документационное обеспечение управления Пшенко А.В. «Академия», 2012. ОИ 6 Комментарий к Инструкции по делопроизводству Рыбакова А.Е. Регистр, 2010. ОИ 7 Документационное обеспечение управления Соколов В.С. «Форум», 2010. ОИ 8 Курс секретарского дела Стенюков М.В. Приор, 2010. ДИ 1 Современное делопроизводство Басаков М.И. «Феникс», 2010. ДИ 2 Настольная книга работника по кадрам Бохан В.Ф. Дикта, 2010. ДИ 3 Документирование в организации Гавриленко С.Д. Амалфея, 2010. ДИ 4 Курс делопроизводства Кирсанова М.В. ИНФРА – М. 2010. ДИ 5 Эффективное делопроизводство (+CD с видеокурсом и программами) Клоков И.В. Питер, 2008. ДИ 6 Документационное обеспечение управления, практикум Пшенко А.В. «Академия», 2012. ДИ 7 Энциклопедия кадрового делопроизводства Рыбакова А.Е. Регистр, 2010. ДИ 8 Документирование управленческой деятельности Спивак В.А. Питер, 2010. ДИ 9 Отпуск от А до Я Фалалеева Т.А. Регистр, 2009. 44
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
ОП. 04 Документационное обеспечение управления
по специальности
080114 Экономика и бухгалтерский учет
«Основы документирования управленческой деятельности»
г. Краснодар 2014 г.
Содержание 1. Введение 3 2. Информационное общество 4 3. Основные функции документа 7 4. Делопроизводство и его становление в России 7 5. Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами 14 6. Требования к управленческому документу 21 7. Бланки документов и их оформление 23 8. Требования к оформлению реквизитов 26 9. Унификация и стандартизация управленческой документации 38 10. Контрольные вопросы 43 11.Список литературы 44 2
Введение
Дисциплина «Документационное обеспечение управления» входит в профессиональный цикл и относится к общепрофессиональным дисциплинам. В данном учебном пособии представлен раздел
Основы документирования управленческой деятельности
В результате изучения пособия формируются следующие общие и профессиональные компетенции: ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность. ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития. ОК 5. Владеть информационной культурой, анализировать и оценивать информацию с использованием информационно-коммуникационных технологий. ПК 2.2. Выполнять поручения руководства в составе комиссии по инвентаризации имущества в местах его хранения. ПК 2.2. Проводить подготовку к инвентаризации и проверку действительного соответствия фактических данных инвентаризации данным учета. Важнейшими задачами процесса управления являются выработ ка соответствующих управленческих решений по корректировке функционирования объекта управления и контроль за их испол нением. Необходимость обеспечения выполнения названных задач позволяет рассматривать управление как информационный про цесс, который включает такие технологические операции, как по лучение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации. Эффективность процесса управления определяется качеством информации, видами и средствами ее передачи и обработки. 3
Основы документирования управленческой деятельности
Информационное общество Современное общество справедливо называют «информацион ным». Объясняется это тем очевидным фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедея тельности человека зиждятся на информации и достижениях инфор матики — науки, изучающей информацию с точки зрения ее практического применения. Информация (от лат. information — осведомлять) — глубокое, емкое понятие — философская категория. Представители разных отраслей знания формулируют понятие информации исходя из отраслевой специфики. В практической деятельности человека, в том числе в делопроизводстве, где информация рассматривается на основе отождествления ее с такими понятиями, как «сведения», «сообщения», «пояснения» и т. п., принята формулировка, приве денная в Федеральном законе Российской Федерации «Об инфор мации, информационных технологиях и защите информации»: «Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Информация обладает рядом свойств, таких как коммуникатив ность, т. е. способность к обмену, разнообразие форм, возможность обработки и передачи, накопления, сохранения при использовании и некоторые др. Эти свойства изначально используются для целенаправленного воздействия на людей, в целях согласования и координации их совместной деятельности, т. е. в управлении. В практике управления используется информация различных видов. Основной из них считается социально-экономическая ин формация. Ее характерная черта — тесная связь с процессами уп равления коллективами людей, с управлением разного рода организациями, учреждениями, предприятиями, другими структурами народного хозяйства. Социально-экономическая информация у практиков более из вестна под названием
управленческая информация.
Управленческую информацию можно определить как совокупность сведений о про цессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяй ственной деятельности людей, используемой для осуществления руководства этой деятельностью. Образно говоря, управленческую информацию можно назвать кровеносной системой управления. Качество информации должно отвечать, как минимум, следу ющим требованиям: быть достоверной, оперативной, комплекс ной. Достоверность информации определяется степенью соответ ствия ее содержания реальному состоянию объекта управления; оперативность информации означает быть своевременной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние объекта управления не подверглось изменениям; комплексность информации означает всесторонность отражения деятельности объекта управ ления, т. е. учитывать его экономическую, организационную, тех ническую, хозяйственную и социальную стороны деятельности. Из других требований к качеству информации можно указать такие, как доступность, логичность, лаконичность и соответствие ее пол номочиям субъекта управления. Что касается видов и средств передачи и обработки, то управ ленческая информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей и 4
электронных средств. Могут использовать ся также комбинированные варианты ее передачи и обработки. В настоящее время преобладающая часть управленческой инфор мации (до 85 %) согласно общим требованиям многих законодатель ных актов Российской Федерации (например, согласно Федераль ному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральному закону «Об акционерных об ществах», Федеральному закону «Об обязательном экземпляре до - кументов» и др.) должна в обязательном порядке фиксироваться, закрепляться. Необходимость фиксации объясняется тем, что пере давать, получать, хранить и выдавать пользователям результирую щую информацию можно, только предварительно ее зафиксировав. Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе — бумаге и в электронном виде. Докумен тальное оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности. Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово « docco», что переводится как «извещаю», «учу». Производная фор ма от «docco» — «documentum», означающая в переводе «доказа тельство», «свидетельство», впоследствии во многих отраслях на уки и практической деятельности человека, в том числе в сфере управления, закрепилась в качестве специального термина. Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной для орга низации и координации совместной деятельности людей, утвердился позднее, в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем, в советское время, вплоть до 20-х годов XX в., термин «документ» почти не употреблялся. Ис пользовались в качестве тождественных такие понятия, как «гра мота», «акт» и в особенности «деловая бумага». Позднее, в 30-х годах XX столетия, в нормативных актах Совет ской власти появился термин «служебный документ», затем по мере накопления знаний о закономерностях образования и функ ционирования документов, внедрения новых видов материальных носителей информации термин «документ», постепенно эволюционируя, стал наполняться современным содержанием и закрепил ся сначала в формулировках государственных стандартов СССР, а затем с учетом уточнений и необходимости удостоверения офи циальности документа (его идентификации) — в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 51141—98 «Делопроиз - водство и архивное дело. Термины и определения». Определение термина
«документ»
, принятое в названном стан дарте, базируется на трех основных признаках (характеристиках): документ — носитель информации; документ — материальный объект; документ — фиксированная информация с возможностью ее идентификации. Исходя из приведенных характеристик, с учетом получившего распространения в научной среде синонима «документированная информация», ГОСТ Р 51141—98 дает следующую формулировку определения термина «
документ
»: 5
документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
.
Под реквизитом согласно указанному стандарту понимаются обязательные информационные элементы оформления
официального документа
(автор, адрес, дата, текст, подпись и др.). Стандарт определяет официальный документ как любой документ, создан ный юридическим или физическим лицом, оформленный и удос - товеренный в установленном порядке (например, чертеж, книга, акт, протокол, автобиография, рекламный листок, автобусный билет и т. п.). Особую категорию официальных документов составляют служебные документы — документы, создающиеся и обращающиеся в сфере управления. Служебные документы и являются предметом нашего изучения: приказы, распоряжения, служебные письма, акты, протоколы и др. ГОСТ Р 51141—98 определяет служебный документ как офици альный документ, используемый в текущей деятельности органи зации. Служебная документация в практике широко известна под названием «управленческая документация». В дальнейшем изложе нии материала термины «документ», «служебный документ», «дело вой документ», «управленческий документ» будут применяться в книге как синонимы, в значении документа, призванного обеспе чить управленческий процесс в организации, учреждении, фирме. Важным моментом, требующим пояснения для изучающих ос новы делопроизводства, является вопрос о том, распространяется ли определение термина «документ» по ГОСТ Р 51141—98 на до кумент в электронной форме. Коснемся этого вопроса кратко. В структуре электронного документа различают общую и осо бенную части. Общая часть содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особен ная часть касается электронной цифровой подписи. Особенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи обеспечивается такими норматив ными актами, как Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ, Гражданский кодекс Рос сийской Федерации и др. При соблюдении соответствующих тре бований цифровая подпись в электронном документе становится юридически равносильной подписи в документе на бумажном носителе. В Законе «Об электронной цифровой подписи» четко указано, что электронные документы — это всего лишь особая катего - рия документов. Кроме того, сравнение характеристик (признаков) бумажного и электронного документов показывает их идентич ность, что подтверждает мысль об отсутствии необходимости со здания специального термина для обозначения понятия «электронный документ». К электронным документам следует относиться так же, как и к документам на бумажном носителе. Документ в управлении, будь он оформлен на бумажном носи теле или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет труда, и как его результат. 6
Основные функции документа
Информационная
функция. В документе фиксируются фак ты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Организационная
функция. С помощью до кумента обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает
коммуникативная
функция документа. Документ выполняет также
юридическую
(правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмот рении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, доку мент осуществляет
воспитательную
функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эсте тический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации. Отметим, что управленческая информация кон центрируется главным образом в управленческой документации, которая придает информации организационную форму, а документационное обеспечение управления в современном менеджменте становится важнейшей его функцией. Процесс создания документов в соответствии с действующими нормами и правилами, техно логия работы с документами, вплоть до управления их огромными массивами, требуют своего методологического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль деятельности, обеспечивающую документирование уп равленческой информации и организации работы с документами, из давна называли «вершением дел», теперь согласно ГОСТ Р 51141—98 официально именуют двумя терминами —
делопроизводство
и
документационное обеспечение управления
. Делопроизводство и его становление в России Современное делопроизводство рассматривается как отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Содержание данного вида деятельности сводится к трем составляющим: документирование информации о фактах, событиях, явлени ях частной и общественной жизни людей; организация и технология работы с документами в учрежде нии, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»; хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности людей, обозначаемая термином «архивное дело». Такое понимание делопроизводства сложилось не сразу, оно формировалось на протяжении веков. Становление российского делопроизводства от стихийного за рождения деловой переписки до появления той или иной систе мы работы с документами историки, ученые - документоведы тес но увязывают с преобразованиями в области государственного устройства, реформированием аппарата управления страной, от - раслями деятельности людей, нуждающихся в документировании результатов своей работы. Развиваясь, российское делопроизвод ство в своем становлении прошло три 7
периода, каждый из кото рых в свою очередь может быть подразделен на отдельные
этапы
: 1. Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России: • от появления первых документов до приказного делопроиз водства включительно (X—XVII вв.); • коллежское делопроизводство (XVIII в.); • министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX — начало XX в.); 2. Делопроизводство в СССР (1917-1991 гг.): • от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.); • от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления. 3. Современное российское делопроизводство.
Делопроизводство в дореволюционной России (до 1917 г.)
Появление первых документов (фиксированная информация на любом доступном материале — камне, глиняной дощечке, в Древ ней Руси — на бересте) стало возможным с изобретением письма, с возникновением письменности. Составление и оформление деловых документов, необходимая последующая работа с ними (хра нение, учет, защита от нежелательного доступа, уничтожение по терявших ценность и т. д.) складывались и шлифовались веками.
От первых документов
к приказному делопроизводству
(X – XV вв.)
В сложный период зарождения и формирования Древнерусского государства (X—XV вв.), во времена феодальной раздробленности, этнической замкнутости, при отсутствии единого управления, управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощников (диаков). В этих условиях получил определенное развитие один из ас - пектов делопроизводства, а именно — документирование. О дос таточно высоком уровне культуры подготовки документов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911 г., 945 г.), жало ванные и вкладные грамоты, завещания, личная переписка, найденная при археологических раскопках в 1951—1952 гг. в Новгоро де, Пскове, Смоленске и других городах. В этот период главным образом документируются правовые от ношения: создаются объемистые правовые акты, например Русская Правда, многочисленные разновидности уставных, вкладных, куп чих грамот, разного рода житийные записи (о найме, продаже ра ботников в рабство и т. п.). Постепенно стали вырабатываться ус - тойчивые образцы обращений и завершений в текстах документов, складывались устойчивые формы расположения отдельных эле ментов текста распространенных документов (формуляры), т. е. появились первые ростки типизации и унификации документов. Расширение практики документирования привело к необходимо сти привлечения к работе с документами церковных служителей — псаломщиков и дьяков. В истории известен факт специальной подготовки из детей бояр судейских секретарей, писцов при князьях, дьяков в созданной для этого особой школе. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для безопасного их хранения. Документы хранились в сокро вищницах вместе с драгоценностями, в церквях и монастырях. В Пскове, например, документы хранились при Троицком соборе в ларях — сундуках. Государственные и церковные 8
акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь Святой Троицы», придавая им тем самым свойство официального документа. Акты, теряв шие по тем или иным причинам свое значение, по постановлению вече уничтожались. По существу, псковский ларь был и архивом, и канцелярией. В Новгородской республике решения вече оформля лись в «вечевой избе» — особой канцелярии, возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же хранилась и печать «Великого Новгорода». Самой древней формой документа на Руси была грамота — лист пергамента шириной около 3,5 вершка (15—17 см). Пергамент представлял собой специальным образом выделанную телячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли быть раз ной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столбик. Отсюда название данной техно логии работы с документами —
«столбцовое делопроизводство».
Несмотря на достаточно широкую практику документирования фактов и явлений частной и общественной жизни людей, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какой-либо системе еще преждевременно. Это был период зарождения традиций, накопления опыта подготовки и хранения документов. В условиях феодальной раздробленности делопроизводство как система практикой управления еще не была востребована.
Приказное делопроизводство (XV – XVII вв.)
Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать силь ную централизованную систему управления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Бо ярской думой и приказами — центральными исполнительным органами. Происхождение приказов как структурных единиц уп равления связано с практикой дачи поручений (приказов) великого князя своим подчиненным. В период действия делопроизводства, получившего название «приказного», царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Бо ярская дума — приговоры; от приказов на места направлялись «па мяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» — приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «наверх» посылались «от писки» (отсюда родилось название бессодержательного чиновничь его ответа на какое-либо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. В правовом от ношении приказное делопроизводство, формируясь постепенно, закреплялось в Судебниках 1497, 1550, 1589 гг. и в Соборном уло жении 1649 г. Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо делу, вопросу и «делопроизводство» как процесс производства («вершение») дел. В приказах происходит выделение делопроизводства в особую сферу деятельности, формируется слой служивых людей — профес сиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. Приказов по разным источникам насчитыва лось от 50 до 70. В каждом из них было от 3 до 10, а в некоторых приказах — до 400 с лишним «приказных людей». В Посольском приказе, например, насчитывалось 447 сотрудников. Во главе приказа стоял судья, который управлял приказом. В его подчинении были дьяки, заместители судьи — товарищи. Проект документа («черное письмо») по указанию дьяка составлял подья чий «средней руки», дьяк «чернил» его, т. е. исправлял, а «молодший» подьячий «белил» — переписывал начисто. Затем «старый» 9
подьячий сверял беловик с черновиком, «справлял» его, т. е. подписывал, удостоверяя своей подписью соответствие его исправлен ному черновику, а уже «справленный» документ подписывал дьяк. Окончательно оформленный документ назывался «матицей». При составлении копии документа — «списка» указывались особенно сти его матицы, иногда указывалось место ее хранения. В приказном делопроизводстве длительное время использова лась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления доку ментов. Еще в XV в. дорогостоя щий пергамент вытеснила бумага и свиток из подклеенных друг к другу бумажных листов мог иметь большие размеры, создавая неудобства в обращении и хране нии документов. Например, соборное уложение 1649 г. имело в длину 309 метров. Чтобы свиток при разматыва нии не волочился, его наматыва ли на деревянный стержень — так родилось слово «волокита», смысл которого не требует особо го пояснения, — речь идет о необоснованном затягивании принятия решения. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости накопившиеся тетради переплетались и со ставляли собой книги. В этот период появились и начали складываться системы воен ной, дипломатической и бухгалтерской документации. Таким образом, система государственного управления, сложив шаяся к концу XVII в., вызвала к жизни систему приказного де лопроизводства с ее обширным бумажным «ведением дел» — де лопроизводством. В истории России появились служивые люди, которые стали профессионально заниматься документированием управления по установленным правилам. В деятельности приказов появились прямые предписания по содержательной и оформляю щей частям документов, порядок их движения как внутри прика за, так и между приказами. Постепенно сформировались виды уп равленческих документов (грамоты, памяти, отписки и др.) , сложилась определенная система регистрации документов, осно вы справочного аппарата (тетради, описи), зародилось и архивное дело. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства. Однако установле ние на законодательном уровне общих административных и дело производственных правил, регламентация всех сторон деятельно сти канцелярий и архивных учреждений были еще впереди, на следующем этапе развития системы государственного управления.
Коллежское делопроизводство (XVIII в.)
Новый этап становления российского делопроизводства связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления, в 1700 г., Петр I отменяет столбцовую форму документов, происхо дит всеобщий переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в области управления (1717—1720 гг.) была создана новая система государственных учреждений: в центре — Сенат, Синод, Государев кабинет и 12 коллегий (Иностранных дел, Военная, Ад миралтейская, Коммерц-коллегия, Вотчинная и др.), заменивших собой более полусотни приказов; на местах —- губернаторы, воево ды, магистраты и другие органы власти. Каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчиня лась Сенату. Характерной чертой новой системы управления была коллегиальность в принятии решений. Система делопроизводства в связи с преобразованиями государственного аппарата управле ния получила название коллежской — по названию центральных учреждений нового типа. 10
Первоначально коллегии руководствовались в работе собствен ными регламентами, затем законодательной базой их деятельнос ти стал «Генеральный регламент», подписанный Петром I 28 фев раля 1720 г., ставший основой не только организации деятельности государственного аппарата, но и важнейшим актом, определившим развитие делопроизводства в России на весь XVIII в. Генеральный регламент установил законченную организационную форму и си стему норм и правил по обеспечению документирования деятель ности коллегий. В регламенте обстоятельно раскрываются струк тура и функции канцелярии, приводится отдельная глава о секретарском чине, который становится центральной фигурой кан целярии — ее управляющим. Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, регист ратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчик и вахмистр. Наиболее важные документы готовились секретарем, ос тальные — канцеляристами. Часть документов составлялась по «генеральным формулярам», т. е. обязательным формам документов с набором соответствующих реквизитов. Нотариус вел протоколы заседаний и реестр дел, регистратор отвечал за регистрацию вхо дящих и исходящих документов, актариус вел общий журнал входящих документов и отвечал за сохранность бумаг. Все сотрудни ки канцелярии имели детально расписанные обязанности и стро го отвечали за их исполнение. Генеральным регламентом были особо четко оговорены процессы регистрации входящих и исходящих документов, впервые оп ределен порядок сдачи в архив законченных производством дел, а также введено само понятие архива и установлена должность архи вариуса. Контроль за исполнением документов возлагался на про - курора коллегии, были установлены типовые сроки исполнения от дельных видов документов. Особое внимание уделялось исполнению указов государя; их несвоевременное исполнение каралось строго, в отдельных случаях — смертной казнью. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов. В результате реформ в делопроизводстве и в практике управле ния по примеру западных образцов появились многие новые терми ны и названия документов: указы, регламенты, архив, архивариус, протоколы, рапорты, корреспонденция, журналы, инструкция, реляция, прошения (вместо — челобитная), инспектор, администра тор и др., которые находят применение и в наше время. Реформы Петра I были важным этапом в совершенствовании управления государством, однако они затронули только централь ный уровень управления, были неполными, непоследовательными, что сказалось на развитии делопроизводства. Завершила реформу уч реждений и коллегиального делопроизводства Екатерина II, издав закон от 7 ноября 1775 г. «Учреждения для управления губерний», внесший единообразие в структуру управления на местах, упоря дочивший переписку учреждений разного уровня между собой. Число коллегий было сокращено с 12 до 3. В соответствии с законом от 7 ноября 1775 г. губернское прав ление получало от Сената указы, в свою очередь посылало соб ственные указы подчиненным должностным лицам на местах, по лучая в ответ доношения, рапорты. Штат губернских канцелярий состоял из секретарей (старших и младших), протоколиста, регистратора, журналиста, канцеляристов, писцов, переводчика, архивари уса. Количественный состав служащих канцелярии зависел от числа решаемых дел. В целом коллежское делопроизводство, сложившееся на базе реформ государственного управления Петра I и Екатерины II, представляет собой систему, 11
характеризующуюся высоким уровнем законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярий, строгим закреплением за должностными лицами и рядовы - ми работниками их обязанностей. Коллежское делопроизводство заложило основы, на которых развивалось российское делопроизводство в последующие полтора столетия.
Министерское (исполнительное) делопроизводство (
XIX – начало
XX в.)
В начале XIX в. (1801-1811 гг.) вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. Министерское управление как более гибкое и оперативное законодательно было закреплено Ма нифестом от 25 июня 1811 г. «Общее учреждение министерств». С введением министерств коллегиальная процедура принятия ре шений была заменена на единоличную, что повлекло за собой из менение организационной структуры центральных органов управления государством и сказалось на делопроизводственном обеспечении их работы. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917 г.) получила название «министерской». Ее также называют «исполнительной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение сво их непосредственных обязанностей. Манифест был подготовлен выдающимся государстве иным де ятелем XIX в., советником Александра I, зачинателем многих ли беральных преобразований в России того времени — М.М. Сперанским. Аппарат управления министерства согласно Манифесту состо ял из департаментов, которые делились на отделения, а отделе ния — на столы. В каждом департаменте действовал со вещательный орган, включающий директора департамента и начальников отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департа менте — канцелярия департамента. Канцелярия министра, в которой было сосредоточено «письмоводство» министерства, управля лась директором, делилась подобно департаментам на отделения и столы, возглавляемые столоначальниками. Министерское делопроизводство характеризуется расширением видового состава документации, увеличением объемов переписки, унификацией форм документов. Согласно Манифесту (§ 96) «Об раз производства дел (документов) заключает в себе: 1) порядок вступления дел, 2) движение их, или собственно так называемое производство, 3) отправление дел, 4) ревизию 5) отчеты...» Иначе говоря, Манифестом были определены основные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих до кументов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исходящих документов, отправка документов адресатам. При подготовке текстов документа М.М. Сперанский рекомен довал придерживаться строгих языковых правил. Его рекоменда ции по формированию канцелярского (служебного) стиля речи внесли большой вклад в то, что в наше время называют унификацией деловой переписки. 12
В целом организация работы с документами в рамках министер ского делопроизводства представляла собой четкую систему дви жения документов (на современном языке — документооборот), включая и архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по следующим показа телям: «1) В порядке ли дела содержатся. 2) Верно ли составляют ся им заглавия. 3) Нет ли медленности в делопроизводстве. 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности». Важным событием в развитии делопроизводства, связанным с законом 1811 г., следует считать появление бланков документов. Предусмотрены были четыре формы бланков с угловым располо жением постоянных реквизитов, ставших обязательными при оформлении служебной переписки. В соответствии с законом предписания министров признаются действительными, т. е., выра жаясь современным языком, обладающими юридической силой, только в том случае, если они имеют установленную форму. Дру гие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков. Пример оформления документа на бланке приведен на рис. 1,6. В течение XIX в. широкое хождение в практике документиро вания получили сборники образцов писем и других «деловых бумаг», так называемые «письмовники». Кроме образцов разного назначения и содержания сборники сопровождались рекомендациями по форме, структуре и слогу текста документов. Ряд законо - дательных актов этого периода свидетельствует о постоянных уси лиях по борьбе с неоправданным ростом количества документов. С появлением в последней четверти XIX в. пишущих машин, с использованием телефона, телеграфа, различных устройств для размножения документов (гектографы, ротапринты и др.) замет но повысилась культура оформления документов, заняли достой ное место в управлении новые виды документов: «телефонограмма», «телеграмма». В начале XX в. министерское делопроизводство, базирующееся на законе 1811 г. об общем учреждении министерств, вошло в про тиворечие с формами и методами управления государством и об ществом. Повлияли такие факторы как, с одной стороны, бурный рост промышленного производства, с другой — поражение в войне с Японией (1905
г.)
и революция 1905—1907 гг., поколебавшие устои государства. Практика управления этого периода потребова ла изменений, в том числе и в делопроизводстве (устранения мед лительной многоступенчатой регистрации документов, сокраще ния их количества, учета новых средств документирования). В условиях военных и социальных потрясений предпринимались по пытки отдельных ведомств (Морское министерство, военное ведом ство и др.) реформировать сложившуюся систему делопроизводства. Особенно удачным было «Положение о письмоводстве и делопроиз водстве в военном ведомстве», изданное в 1911 г. Однако эти попыт ки не были доведены до конца в связи с начавшейся Первой миро вой войной. В 1917 г. произошли подряд две революции — Февральская бур жуазно- демократическая и Октябрьская социалистическая, последняя из которых привела к коренным изменениям в государственном устройстве России, потребовавшим, как мы увидим да лее, многих усилий, чтобы делопроизводство стало неотъемлемой частью управления государством и обществом. Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами 13
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм. Унифицированные системы документации (УСД). Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД). Требования к составлению и оформлению документов по ГОСТ Р6.30-97 и по ГСДОУ. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917—1973 гг.) — от отдель ных правительственных мер по упорядочиванию документирова ния архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973—1991 гг.) — годы формирования основ современного делопроизводства, став ших после очередной революции в судьбе великой страны (1991 г.) базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий.
В
1963 г. постановлением Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» от 25 июля 1963 г. № 829 была поручена Главархиву СССР разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в целях оптимизации работы
q
управленческой документацией в стране на базе применения новой техники. Для разработки ЕГСД в системе Главархива был со здан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Работа по созданию ЕГСД была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг. В 1973 г. основные положения ЕГСД были утверждены Государ ственным комитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендо ваны министерствам и ведомствам для использования в практичес кой работе. С этого момента начался
этап
становления и развития делопроизводственного обеспечения управления в стра не, продлившийся вплоть до разрушения СССР в 1991 г. Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводствен ного обслуживания. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, восьми тематических разделов и положений. В них сфор мулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложены принцип унификации документов, требова - ния к формулярам организационно-распорядительных документов, структуре построения текстов документов, их языку и стилю. Главные требования ЕГСД к организации документооборота — максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри организации, кон троль исполнения решений, содержащихся в документах, обеспечение условий информационного обслуживания автоматизирован - ных систем управления (АСУ). ЕГСД включала не только вопросы делопроизводства, но также содержала рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. В течение 70-х годов советское делопроизводство получило зна чительное развитие. Кроме создания ЕГСД был разработан целый ряд государственных стандартов первостепенного значения. Сре ди них: ГОСТ 16487—70 «Делопроизводство и архивное дело. Тер мины и определения»; ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система организационно-распорядительной документации. 14
Формуляр-образец», подвергшиеся впоследствии переработке и объединению в один стандарт (ГОСТ 6.38—90); ГОСТ 6.15.1—75 «Унифицированные системы документации. Система организаци онно-распорядительной документации. Основные положения», определивший требования к унифицированным формам органи - зационно-распорядительных документов (переработан в 1988 г.). В начале 80-х годов в рамках ЕГСД были разработаны и утвер ждены 16 унифицированных систем документации общесоюзного значения (8 из которых действуют в Российской Федерации и в на стоящее время), 27 государственных стандартов на УСД и 26 об щесоюзных классификаторов технико-экономической и социальной информации. Всего унифицировано было более 4,5 тыс. форм документов. Однако к середине 80-х годов, в связи с необходимо стью внедрения в практику управления новых информационных технологий, уже нашедших применение на Западе, ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени поня тие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В 1988 г. ЕГСДОУ была преобразована с соответствующей корректировкой в Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные по ложения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). ГСДОУ с учетом последующих доработок и переизданий до настоящего времени остается основ ным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране, рассчитанным на широкое применение компьютерных технологий. В целом развитие делопроизводства советского периода, в особен ности 70—80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административ ных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созда нию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-техни - ческого прогресса конца XX в., став основой формирования современ ного делопроизводства в Российской Федерации. Нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Россий ской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции запи сано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (4.4, ст. 29). Это положение развито в новейшем правовом акте — Федеральном законе «Об информации, информационных тех нологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ [14]. 15
Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение литы информации; дает определение таких понятий как документированная информация, электронное сообщение, конфиденциальность информации и др. Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Г К установлены требования к содержанию устава и учреди тельного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных до кументов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответствен ность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном ин формационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Феде рации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Действующим законодательством регулиру ются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интер нета, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д. Назовем также ряд постановлений Правительства РФ: «Об утвер ждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи», «Об утверждении Пра вил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социаль ной информации». Значение данных правовых актов для функцио нирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов. Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоя щее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, пра вила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы:
— Государственная система документационного обеспечения уп
равления.
Основные положения. Общие требования к докумен
там и службам
документационного обеспечения (ГСДОУ).
ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным об щеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике. ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управ ленческой 16
деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреж дениях и общественных организациях. Основная цель разработ ки — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффектив ного применения прогрессивных технических средств и техноло гий сбора, обработки и анализа информации. Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм соб ственности и совершенствованием работы аппарата управления. В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприяти ях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы со стоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).
— Делопроизводство в федеральных органах исполнительной вла
сти.
Типовая инструкция по делопроизводству.
Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуника ций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 [11]. , Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функци онированию служб ДОУ, документированию управленческой деятель ности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, агентствах, службах. Типовая инструкция, отражая определенную специфику подго товки управленческой документации федерального уровня, по со держанию и оформлению документов увязана с действующим на циональным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30—2003 в отношении требований к оформлению документов.
—Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от
22.10.2004 № 125-ФЗ
[16]. Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государ - ства. Наряду с данным основополагающим законом в стране дей ствуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов.
—ГОСТР 6.30—2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно -распорядительной
документации. Требования к оформлению документов
[4]. Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30— 2003 является важнейшим нормативным документом по оформле нию служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь — Федеральное агентство по техни ческому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст.. В стандарте отражены проверенные временем требова ния к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30— 97 и его предшественников ГОСТ 6.38 —72 и ГОСТ 6.39—72. 17
Требования ГОСТ Р 6.30—2003 распространяются на организа ционно- распорядительные документы, относящиеся к Унифици рованной системе организационно-распорядительной документа ции (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой до - кументации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: со став реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного 1Ьрба Российской Федерации. В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального зако на «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ [15], который ввел в практику добровольное использование нацио нальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30— 2003 внесена принципиально но вая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (нет выбора!), то добро вольность не следует истолковывать как необязательность. Речь мо жет идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30-97. Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфичес ких документных образований, которые регламентируются специ альными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтер ской, кадровой, торговой и других видах документации. По мере необходимости на них будут делаться соответствующие ссылки. Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных поло жений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы. Управление организацией обеспечивается огромным количе ством документированной информации. Все документы, обращаю щиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности доку ментов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают де сятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая дея тельность, фиксируемая главным образом
организационно-
распорядительными документами
(ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет разновидности — протокол заседания, протокол разногласий, протокол допроса. К ОРД отно сится также
подсистема кадровой документации
с соответствующи ми видами и разновидностями документов. Следует отметить, что прямо, как ОРД, или косвенно, как, на пример, документация по бухгалтерскому учету или даже техноло гическая документация, все виды документов так или иначе имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них требует принятия соответствующего решения или непосредственного ис полнения содержащегося в документе указания. Классификация документов, используемых в той или иной мере каждой организацией независимо от ее масштабов и отраслевой специфики. 18
По видам деятельности
документы организации подразделяют ся на научно- технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным образом, организационно-распорядительных документов), полич ному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно - статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изоб ретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.
По наименованию
существует множество видов документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, гра фики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, слу жебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, техничес кие условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.
По способу документирования информации
документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подго товленные на множительных аппаратах, электронные), графичес кие и фото-, фоно-, аудио-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления
документы подразделяются на докумен ты, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.
По степени сложности
документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривает ся один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени ограничения
доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Докумен ты с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служеб ного пользования — конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).
По юридической силе
документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и не действительные. Недействительным документ становится в резуль тате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения
документы классифицируются на сроч ные и несрочные. Срочными являются документы со сроком ис полнения, установленным законом и соответствующими правовы ми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения «несрочных» документов устанавливают руководителем организации.
По стадиям подготовки
документы подразделяются на чернови ки и подлинники (оригиналы). Черновик — документ, подготов ленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой доку мент) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными тре - бованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выпис ки из документа и дубликат подлинника.
Копия
— идентичное, заверенное должностным лицом воспро изведение подлинника. 19
Отпуск
— копия документа, остающаяся в делах предприятия; как правило, отпуск не заверяется подписью.
Выписка из документа —
заверенная часть текста подлинника.
Дубликат
— второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.
По степени полноты информации
документы подразделяются на выписки из документа и полные варианты изложения текста.
По происхождению
документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные об ращения граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения
документы делятся на документы постоян ного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности
документы бывают информацион ные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации
различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц.
Индивидуальные документы
по содержанию являются специфи ческими, носящими характер разового документа.
Типовыми
являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический про цесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы
имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Трафаретным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и многие другие документы.
Анкета —
способ представления унифицированной части текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица
— форма подачи материала, когда постоянная инфор мация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представлен ный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информа цию и легко суммировать аналогичные данные.
Примерные документы
(образцы) носят ориентировочный харак тер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
По характеру содержания
документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, кото рая суммируется, обобщается во вторичных документах. Требования к управленческому документу 20
Управленческая документация на сегодня представляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Управленческий документ — это не какое-то особое понятие в документоведении. Это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отли чается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления. Ученые-документоведы на основе анализа практики докумен тирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов. 1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не долж ны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления. 2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, дол жны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается. 3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть од нозначным, т. е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному. 4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требовани ям определенности таким образом, чтобы в нем были при ведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста. 5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т. е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления. 6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой. 7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложе ны языком ясным, понятным, несмотря на то, что он счита ется административным, официально- деловым. 8. Мотивированность. Содержание документа должно побуж дать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа. 9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты. В дополнение к сказанному назовем еще одно требование, ко торому должен отвечать управленческий документ, управленческая документация в целом. Речь идет о требовании, вытекающем из характерных черт, свойственных данному виду документов. Это стабильность ее формальных признаков, устойчивость форм до - кументов, жесткость фиксации расположения реквизитов. Назван ные черты обусловлены самой природой управления (иерархичность организаций, должностных лиц, разделение труда, однотипность и повторяемость действий и т. д.) и целевым назначением докумен тов, предопределяющим их содержание и форму. Отсюда — образование документов определенного вида (приказ, письмо, прото кол и др.) и возможность унификации и стандартизации не только отдельных элементов документов, но и документных систем. 21
Соответствие документа требованиям унификации и стандарти зации, к которым потерян интерес в последние годы, мы считаем необходимым дополнением к числу названных выше требований. Оформление ОРД, осуществля ется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Госу - дарственного Герба Российской Федерации. Правильно оформлен ные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформ лении ОРД используются следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код при чины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21- отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27- отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа (отметка для автоматического поиска документа). Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных органи зационно-управленческих ситуациях может быть различным. 22
Среди перечисленных реквизитов выделяют
постоянные
и пере
менные
реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторя ются на, бланках документов, переменные наносятся непосред ственно в процессе составления конкретного документа. ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа. Стандартом предусматривается два варианта бланков —
угловой
и
продольный.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в сред ствах хранения. Поле для размещения штампов располагается в ле вом верхнем углу формата для углового варианта бланка и в верх ней его части при продольном варианте бланка документа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа. Бланки документов и их оформление Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат) с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут раз мещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, а на левом поле отмечают места для пробивки отвер стий под подшивку документов. Эти знаки в делопроизводстве называют ограничительными отметками. ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297 х 420), используемый для оформления больших таблиц, диа грамм, схем в качестве приложений к некоторым видам докумен тов — письмам, постановлениям и др. Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 , каждый лист документа, оформ ленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20
мм — левое;
10
мм — правое;
20
мм — верхнее;
20
мм — нижнее. Стандартом установлены следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Общий бланк
используют для изготовления любых видов доку ментов, кроме письма, таких как приказ, распоряжение, указание, постановление, решение. Общий бланк включает в себя реквизи ты 01 (02 или 03), 08, 11, 14, оформляемые согласно данным учредительных документов организации.
Бланк письма
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04—09, оформляемые в соответствии с данными учредительных документов организации, и, в целях ускорения подготовки писем, на поле бланка могут быть нанесены 23
ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11—15, 16, 18—20. Для бланков писем предусмотрены два варианта размещения по стоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное.
Бланки документов
, как уже было сказано, следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м 2 , белизна — не менее 90%). Бумага должна быть доста точно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение рекви зитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом. При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и виды документов. При этом следует соблюдать сле дующие правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспе чивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворитель ных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью копировальной техники. ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита рав ноудалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой гра ницы зоны расположения реквизитов). Центрованный вариант расположения реквизитов используется при типограф - ском способе изготовления бланков. При этом под рек визиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места. Флаговый вариант распо ложения реквизитов исполь зуется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подго товке конкретного документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотрен ных ГОСТ Р 6.30-2003 для исходящих документов, явля ется обязательным. Для доку ментов внутреннего хождения часть реквизитов (01-07, 14), как правило, может не вос производиться. Такой подход весьма распространен в прак тике документирования (глав ным образом при составле нии внутренних документов, таких как приказ, распоряжение, акт, протокол). В последнее время обозначилась новая тенденция в размеще нии на бланках реквизита 09 «Справочные данные об организа ции». При центрованном расположении остальных реквизитов углового «штампа», элемен ты реквизита 09 раз - мещаются флаговым спо собом. Небольшая потеря бу мажной площади ком - 24
пенсируется удобством для прочтения составных частей справочных дан ных об организации. На бланках организа ций субъектов Российской Федерации, имеющих на ряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка. Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в от ношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Основные требования к гербовым бланкам приведены ниже. Гербовые бланки документов, т. е. бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации, являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно- граверные предприятия, имеющие лицензии на соот ветствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции. Изготовление гербовых бланков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреж дений, определенных Положением о Государственном гербе Рос сийской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом ис - пользуются следующие реквизиты: при поступлении бланков: наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации — поставщика гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т. д.). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отмет кой в учетно- регистрационной форме. 25
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гер бовых бланков возлагают на подразделение организации, ответ ственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых блан ков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. О про веденных проверках делают отметки в учетно- регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации. Требования к оформлению реквизитов
01
— Государственный Герб Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации поме щают на бланках документов в соответствии с Фе деральным конституционным законом «О Государственном Гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №'52; часть 1, ст. 5021). Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой стро - ки с наименованием организации.
02
- Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках доку ментов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативны ми актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.
03
— Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) по мещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 08) слева.
04
— код организации Код организаций проставляют по Общероссийскому классифика тору предприятий и организаций (ОКПО). Код является элементом электронной идентификации документа. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения коли чества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
05
— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 26
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юри дического лица проставляется в соответствии с документами, вы даваемыми налоговыми органами.
06
- идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины по становки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07
— код формы документа Код формы документа проставляется по Общероссийскому клас сификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа проставляется в том случае, если форма включена в ОКУД. Код является элементом идентификации документа. В ОКУД представлены наименование и кодовые обозначения идентификационных форм документов, входящих в соответству ющие унифицированные системы.
08
— наименование организации Наименование организации, являющейся автором документа, дол жно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, име ющих наряду с государственным языком Российской Федерации (рус ским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Со кращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представи тельства указывают в том случае, если они являются автором до кумента, и располагают ниже наименования организации. Если документ подготавливается двумя и более организациями, то его оформляют на чистом листе бумаги.
09
- справочные данные об организации Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, но мера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.): ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включае мых в данные об организации.
10
— наименование вида документа Наименование вида документа, составленного или изданного орга низацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Применяемые в организации виды документов оговариваются табелем форм документов. В письме наименование вида документа не указывают. 27
11
— дата документа Датой документа является дата его подписания или утвержде ния, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более орга низациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последователь ности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007г. следует оформлять 05.06.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, напри мер 5 июня 2007г., а также оформление даты в последовательнос ти: год, месяц, день месяца, например: 2007.06.05. Последний способ оформления дат находит широкое примене ние в больших архивах — даты на стеллажах, папках и в некото рых документах оформляются в «обратной» последовательности.
12
- регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации ин дексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов (приказов, распоряжений, прото колов и т. п.) регистрационный номер — это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняет ся индексом (условным обозначением) структурного подразделе ния или исполнителя, составившего документ (его личного кода), и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/89, где 1 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенк латуре дел; 89 — порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации — автора ответа и индекс документа организации — автора запроса. Регистрационный номер документа, составленного совместно дву мя и более организациями, состоит из регистрационных номеров до кументов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13
— ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, например, письмо, докладная записка, которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части: «На № __ », которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.
14
— место составления или издания документа Место составления или издания документа указывают в том слу чае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место состав ления или издания указывают с учетом принятого административ но-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 28
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.
15
— адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фами лией. Наименование организации и ее структурного подразделения называют в именительном падеже. Состав реквизита пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается данным вопросом. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Управление систематизации законодательства Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Президенту АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод» В
.
И. Петрову или АОЗТ «Болшевский текстиль» Бухгалтерия Старшему экономисту А.С. Николаеву Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Председателю садового товарищества «Можайские дали» В. А. Бунееву Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указы вают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последова тельности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследова- тельский институт документоведе- ния и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 29
При адресовании документа физическому лицу указывают фами лию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову И. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.
16
— гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа дол жен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2009 Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа цент рировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, прика зом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 15.08.2005 № 14 или УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 01.02.2009 № 82 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Утверждению подлежат главным образом организационно-пра вовые документы (уставы, положения, инструкции), а также отче ты, штатные расписания и другие документы.
17
- резолюция Резолюция должна содержать четкие указания относительно ре шения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. Резолюция, написанная на документе соответствующим должно стным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: 30
Зайцевой А. В. Никитину П. С._________ Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Гермес» к 21.12.2009 Личная подпись 05.11.2009 Нежелательно применять резолюции неопределенного характе ра типа: «К исполнению», «И. И. Иванову» и т. п. Резолюция пишется от руки на выделенном для этого месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указа нием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
18
— заголовок к тексту Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость; чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта. К тексту документов, оформленных на бланках А 5, заголовок до пускается не указывать. Заголовок при регистрации документа записывается в соответ ствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных. Заголовок располагается слева над текстом документа при уг ловом расположении штампа, объем заголовка не должен превы шать
5
строк, каждая длиной до 28 знаков. В виде исключения, если заголовок к тексту продольного блан ка превышает 150 знаков, его строку допускается продлевать до границы правого поля и переходить на следующую строку.
19
- отметка о контроле Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20
— текст документа Текст документа составляют на государственном языке Россий ской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Феде рации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связно го текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем суще ствительным в именительном падеже или словосочетанием с глаго лом второго лица множественного числа настоящего или прошедше го времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если табли цу печатают более чем на одной 31
странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложе ния, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констати рующей; письма, заявления — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации ~ автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, дей ствующих на принципах единоначалия, а также документах, адре сованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третье го лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организа ций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а так же содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единствен ного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («министерство не воз ражает», «ВНИИ ДАД считает возможным»). Деятельность зарубежных представительств Российской Федера ции, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на языке соответствующей страны. Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договора ми между деловыми партнерами.
21
— отметка о наличии приложения Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформля ют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. . 32
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то ука зывают его наименование, количество листов и количество экземп ляров: при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управ ления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Отметка размещается с абзаца через 3 интервала. Многостроч ный текст приложения печатают через один межстрочный интер вал; при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения), на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение 2 к приказу директора Института от 15.06.2006 № 319 Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование до кумента, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу директора Института от 15.06.2006 № 319 Приложения к документу печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем соот ветствующего структурного подразделения организации.
22
— подпись Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о на личии приложений, отступив на 3—4 межстрочных интервала. Рек визит печатают от левого поля документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Исполнительный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров или на бланке Исполнительный директор Личная подпись Н. А. Федоров 33
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров При отсутствии на месте должностного лица, подпись которо го заготовлена на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности или заместителем с обязательным указанием его должности и фамилии. В целях исключения случайных подписей не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот ветствующей занимаемой должности, например: Генеральный директор Личная подпись М. А. Медведев Главный бухгалтер Личная подпись Н. И. Логинова При подписании документа несколькими лицами равных должнос тей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должнос
ти
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе ко миссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись Н. В. Куликов Члены комиссии Личная подпись К. М. Артемьев Личная подпись С. П. Матвеев Личная подпись В. А. Филатов
23
- гриф согласования документа Гриф согласования документа состоит
из
слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г. Грязнова 23.04.2009 Зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещает ся ниже реквизита «Подпись» через три интервала. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30Л0.2006№ 451-805
или
34
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании «Планета» от 21.06.2006 № 10 Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне — слева и справа. При большем количестве гри фы размещают двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования докумен та с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования. Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затра гивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественны ми организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому
внешнему
согласованию.
Внутреннее
согласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).
24
- виза согласования документа Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования. Согласование документа оформляется визой согласования доку мента (далее — виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2009 Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавли вается нормативным актом организации (положением, инструкци ей). Отказ от визирования не допускается. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2009 Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прила гают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего лис та подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.
25
— оттиск печати На документах, требующих особого удостоверения, подтверж дения их юридической силы, ставится печать организации. 35
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих фак ты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных докумен тах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Печати бывают гербовые и простые. Печати с изображением Российского герба используются госу дарственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полно мочиями, например, частные нотариальные конторы. С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности. Согласно новым правилам гербовая печать увеличена в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней введены дополнительные надписи. В печати указыва ются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации. Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что по зволяет получать более четкие оттиски. Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не имеют юридической силы. В коммерческих организациях использует ся круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержа щая также указание на ИНН и регистрационный номер. Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество ин дивидуального предпринимателя; местонахож дение; словосочетание «индивидуальный предприниматель»; ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, удо стоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания и некоторые другие. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск охватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На некоторых видах документов печать проставляется на спе циально обозначенном месте, обозначаемом буквами М. П. 26 — отметка о заверении копии Заверение копии документа производят в необходимых случа ях для придания ему юридической силы. При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись М. В. Колосков
07.06.2009
Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью. 36
Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации. 27 — отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа необходима для оператив ной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполни теле располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В. А. Петров
924 45 67
Рекомендуется указывать полностью фамилию, имя и отчество исполнителя. При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (495) 924 45 67. 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хра нения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело вклю чает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руково дителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе. 29 - отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит оче редной порядковый номер и дату поступления документа (при необ ходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное на - именование организации, получившей письмо, дату его поступле ния и регистрационный номер (индекс письма). 30 - идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является от метка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машин ном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу — электронной копии документа, включая имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. Установление требований к присвоению имени файлу регламен тируется в методических материалах организации в соответствии с особенностями информационной системы. 37
Унификация и стандартизация управленческой документации Процесс управления характерен разнообразием и повторяемо стью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их раз решению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации
сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к едино образию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типо размеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, ме стам расположения «окон» для указания адреса и другим призна кам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонден ции и перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам. Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельнос ти, называют
унифицированной системой
документации
(УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники. Разработку УСД, в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (на пример, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отрас - левые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешен ные к применению в народном хозяйстве РФ. Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011—93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД: • унифицированная система организационно-распорядитель ной документации (код 0200000); • унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000); • унифицированная система банковской документации (код 0400000); • унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000); • унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000); • унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000); 38
• унифицированная система документации по труду (код 0800000); • унифицированная система документации Пенсионного фон да Российской Федерации (код 0900000); • унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000). Для получения представления об одной из названных выше УСД на рис. приведен фрагмент состава форм документов унифи цированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной фор мы документа отражены следующие признаки классификации: • первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность уни фицированной формы документа к соответствующей унифи цированной системе документации (например, 02 — унифи цированная система организационно-распорядительной документации; • третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность со держания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 — документация по учету и распределению средств); • пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 — расчетная ведомость по страховым взносам); • восьмой знак — контрольное число. Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов. Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с которыми нам придется столкнуться в процессе изложения материала: Общерос сийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Об щероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, дол жностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Общероссий ский классификатор расчетно-денежной документации (УСРДД). Код КЧ Наименование формы 0211000 0 Документация по созданию организации, предприятия 0211031 3 Договор об аренде 0211071 5 Заявление на государственную регистрацию 0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета 0211073 8 Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза) 0211101 1 Письмо об изготовлении печати, штампа 0211111 7 Положение о структурном подразделении 0211151 9 Приказ о создании предприятия 0211152 5 Приказ о выходе из совхоза 0211161 4 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании 0211162 0 Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава 0211163 7 Протокол заседания правления колхоза 0211171 3 Распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка 0211191 0 Свидетельство о регистрации 39
0211231 2 Устав 0211241 8 Учредительный договор 0212000 4 Документация по реорганизации организации, предприятия 0212151 2 Приказ о реорганизации 0212161 8 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации 0212181 9 Решение совета директоров (правления) о реорганизации 0213000 8 Документация по ликвидации организации, предприятия 0213011 4 Акт о ликвидации 0213101 9 Письмо с сообщением о ликвидации 0213102 5 Письмо участника о выходе из совместного предприятия 0213151 6 Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии 0213181 2 Решение совета директоров (правления) о ликвидации 0213161 1 Протокол общего собрания (конференции) трудового Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации и последующему включению в ОКУД, К со жалению, разделы ОКУД ведутся с недостаточной оперативнос тью — за рамками классификатора в настоящее время остались некоторые документы, введенные в действие Гражданским кодек сом РФ. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике. Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выпол ненных с определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали. Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм). Кон струкционная сетка позволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информационных элементов, из которых формируется документ (адрес, дата, текст, подпись и т. п.). На основе конструкционной сетки для всего множества доку ментов, используемых в той или иной сфере деятельности, созда ется формуляр-образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямо угольники) размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве
реквизитами.
Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в
ГОСТ
6.10.5—87. В разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода накоплен большой опыт. К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление доку ментов в анкетной форме и составление документов по образцам. Типизация документов заключается в разработке для определен ной сферы использования универсальных документальных реше ний, которые при последующей доработке под конкретные усло вия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации. Например, типовой договор поставки товаров, типовое положение о кан целярии организации, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т. п. 40
Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка до кумента с заранее напечатанной частью текста и специально ос тавленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы на ходят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.). Представление документов в анкетной форме — способ про странственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде переч ня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с его правой стороны. При мер анкеты — см. с. 241. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок, оформлении заказов и т. д. Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по ана логии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, нотариальнозаверяемые документы и др.). Унификация в документировании может быть как самостоя тельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации
в делопроизводстве заключается в разработ ке оптимальных правил и требований по составлению, оформле нию, документообороту и архивному хранению документов, при нятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации (по традиции стандарты низовых организаций, пред приятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП — стандарт предприятия). Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например,
ГОСТ
7.32—91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или на их элементы (например, ГОСТ 9327-
.60.
Бумага потребительская. Форматы), так и унифицированные си стемы документации, например, унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Национальные стандарты (ГОСТ Р, а также разрешенные к при менению ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких-либо ограничений. Стандарты организаций (СТП) в Рос сии могут разрабатываться и применяться организациями в следующих случаях: • для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных стандартов, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов на учно-технических, инженерных обществ и различных общественных объединений, СТП других организаций; • на создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы). Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико- экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой нацио нальную систему стандартизации. Вопросы государственного управ ления стандартизацией в РФ, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами вла сти 41
субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техни ческому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России. Понятие и классификация ОРД Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации управлен ческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-рас порядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации. ГОСТ Р 51141—98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного доку мента, в котором фиксируют решение административных и органи зационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреж дений, предприятий, организаций, их подразделений и должност ных лиц». ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены ос новные виды документов данной группы): —
организационная документация
(учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции); —
распорядительная документация
(приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); —
информационно-справочная документация,
которую, в свою очередь, можно условно подразделить на: —оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.); —справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.). Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает
документы по лично
му составу (персоналу):
заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других. 42
Контрольные вопросы 1. Какие разновидности документов вы знаете? 2. Каковы назначение и область применения ГОСТР 6.30—2003? 3. Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30—2003. 4. Что собой представляют формуляры ОРД с угловым и продоль ным расположением постоянных реквизитов? Попробуйте изобразить их от руки. 5. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете? 6. Изложите основные требования к изготовлению, учету и хра нению гербовых бланков. 7. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? 8. Каковы особенности оформления герба, эмблемы и товарного знака на бланках, размещения и оформления рекви зитов «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»? 9. Что собой представляет регистрационный номер документа и каков порядок его оформления? 10. Каков возможный состав реквизита «Адресат» и требования к его оформлению? Опишите варианты утверждения документа и требования к оформлению реквизита. 11. Каково назначение реквизита «Резолюция» и порядок его оформления? 12. Как оформить реквизит «Заголовок к тексту»? 13. Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном делопроизводстве России? 14. «Отметка о наличии приложения»? 15. Что входит в состав реквизита «Подпись» и каков порядок его оформления? 16. Каковы требования к оформлению реквизитов «Гриф согласо вания документа» и «Визы согласования документа»? 17. Каково назначение реквизита «Оттиск печати» и требования к простановке печати на документах? 18. Изложите требования к оформлению реквизитов, размещаемых на служебном поле ОРД. 19. Перечислите признаки, по которым классифицируются докумен ты, используемые в организациях. 20. Приведите примеры унифицированных систем документации. 21. В чем заключается суть унификации и стандартизации в дело производстве? Изложите свое представление о содержании данных процессов. 22. Какие общие требования предъявляются к управленческому документу? 43
Список литературы № п/п Наименование Автор Издательство, год издания ОИ 1 Современное делопроизводство Березина Н.М. СПб.: Питер, 2010. ОИ 2 Письма в организации: практическое пособие Гавриленко С.Д. Издательство: Амалфея, 2010. ОИ 3 Современное делопроизводство Кирсанова М.В. Издательство: Инфра-М, 2010. ОИ 4 Архив с нуля Кудрякова Г.А. Регистр, 2010. ОИ 5 Документационное обеспечение управления Пшенко А.В. «Академия», 2012. ОИ 6 Комментарий к Инструкции по делопроизводству Рыбакова А.Е. Регистр, 2010. ОИ 7 Документационное обеспечение управления Соколов В.С. «Форум», 2010. ОИ 8 Курс секретарского дела Стенюков М.В. Приор, 2010. ДИ 1 Современное делопроизводство Басаков М.И. «Феникс», 2010. ДИ 2 Настольная книга работника по кадрам Бохан В.Ф. Дикта, 2010. ДИ 3 Документирование в организации Гавриленко С.Д. Амалфея, 2010. ДИ 4 Курс делопроизводства Кирсанова М.В. ИНФРА – М. 2010. ДИ 5 Эффективное делопроизводство (+CD с видеокурсом и программами) Клоков И.В. Питер, 2008. ДИ 6 Документационное обеспечение управления, практикум Пшенко А.В. «Академия», 2012. ДИ 7 Энциклопедия кадрового делопроизводства Рыбакова А.Е. Регистр, 2010. ДИ 8 Документирование управленческой деятельности Спивак В.А. Питер, 2010. ДИ 9 Отпуск от А до Я Фалалеева Т.А. Регистр, 2009. 44
В раздел среднее профессиональное образование