"Профессиональные компетенции через призму документационного обеспечения управления"
Рабочая тетрадь
Автор: Сулейманова Эльмира Нурвилевна, преподаватель, ЧПОУ "БАШКИРСКИЙ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ"(БЭК), город Уфа, Республика Башкортостан
В раздел среднее профессиональное образование
ЧПОУ
«БАШКИРСКИЙ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»(БЭК)
Рабочая тетрадь
для работы на уроке – деловой игре
«Профессиональные компетенции через призму
документационного обеспечения управления»
специальность
группа
(Фамилия, имя, отчество)
Оценка преподавателя________
Проверил
Сулейманова Э.Н.
Разработал преподаватель Сулейманова Э.Н. Рассмотрено и утверждено на заседании ПЦК «Технических и земельно-имущественных дисциплин» «____»_____________ 2015 г. Председатель____________
Уфа-2015 г.
Пояснительная записка
Рабочая тетрадь разработана в соответствии со
стратегической целью
современного образования:
подготовка специалистов в соответствии с новым Федеральным государственным образовательным стандартом среднего профессионального образования (ФГОС СПО), который представляет собой совокупность требований, обязательных при реализации основных профессиональных образовательных программ по различным специальностям и направлена на приобретение углубленных общих и профессиональных компетенций, обеспечивающих готовность к реализации усложненных видов профессиональной деятельности. Принципиальное отличие стандарта III поколения –
объектом стандартизации являются
образовательные результаты
на основе профессиональных компетенций.
Компетенция – способность и готовность применять
знания, умения и практический опыт для успешной
профессиональной деятельности в определенной области.
Профессиональные компетенции
(ПК)
– способность действовать на основе имеющихся умений, знаний и практического опыта в определенной области профессиональной деятельности.
Профессиональные компетенции:
Управление товарным ассортиментом
ПК 1.1. Выявлять потребность в товарах. ПК 1.2. Осуществлять связи с поставщиками и потребителями продукции. ПК 1.3. Управлять товарными запасами и потоками. ПК 1.4. Оформлять документацию на поставку и реализацию товаров.
5.2.3. Организация работ в подразделении организации.
ПК 3.1. Участвовать в планировании основных показателей деятельности организации. ПК 3.2. Планировать выполнение работ исполнителями. ПК 3.3. Организовывать работу трудового коллектива. ПК 3.4. Контролировать ход и оценивать результаты выполнения работ исполнителями. ПК 3.5. Оформлять учетно-отчетную документацию.
Общие компетенции:
Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и
личностного развития. Владеть информационной культурой, анализировать и оценивать информацию с использованием информационно-коммуникационных технологий. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности. Исполнять воинскую обязанность, в том числе с применением полученных профессиональных знаний (для юношей). Рабочая тетрадь разработана для облегчения усвоения материала, рационального использования учебного времени, а также реализации профессиональной компетенции через призму общепрофессиональной дисциплины – документационное обеспечение управления. Предусматривает выработку системности знаний, четкое оперирование понятиями и терминами, используемыми в тренинге. Целью разработки рабочей тетради для работы на тренинге являются: Формирование у студентов целостного представления о роли документационного обеспечения в системе управления торговой организации; Изучение основных понятий, определений и способов реализации профессиональной компетенций «Организовывать работу трудового коллектива» и «Осуществлять связи с поставщиками и потребителями продукции», через призму документационного обеспечения; Приобретение навыков принятия управленческих решений в нестандартных ситуациях; Использование полученных знаний посредством собственного участия.
Задание №1 Документ: определение, признаки.
Определите основные признаки документа и заполните таблицу.
Документ - это
Признаки документа:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Задание №2 Унифицированная система организационно
распорядительной документации
Определите системы документов, образующие документооборот торговой организации и заполните таблицу.
Система документации
Виды документов
Организационная документация
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Виды:
Устав
— является основным учредительным документом, это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Положение –
организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений
Должностная инструкция –
организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Штатное расписание- документ, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы.
Распорядительная документация
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Виды:
Приказ
– правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Решение –
распорядительный документ коллегиального органа управления.
Распоряжение –
правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Информационно – справочная документация
Документация, содержащая информацию о состоянии дел в организации. Виды:
Акт -
это документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приёма-передачи или списания материальных ценностей, приём законченных работ и т.д.
Протокол
– это документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и др.) постановленных вопросов и принятых решений. Протоколы бывают развёрнутыми (полными) и краткими.
Докладная записка
– документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения.
Служебная записка
– форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Объяснительная записка
– документ, объясняющий настоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Справки –
документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщённую информацию по какому-либо определённому вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Договорно – правовая документация
Договор
— это документ, фиксирующий соглашение сто рон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Договор поставки – по данному договору организация поставщик обязуется в конкретные сроки поставить заказчику определенную продукцию, а заказчик в свою очередь обязуется принять эту продукцию и оплатить ее по предусмотренным ценам в определенный срок.
Задание №3 Делопроизводство в профессиональной
деятельности товароведа
Определите какие документы необходимы при реализации того или иного вида профессиональной деятельности товароведа, соотнесите группу документов и профессиональную деятельность и заполните таблицу:
Наименование
компетенции
Документация, участвующая в реализации
Управление товарным ассортиментом Проведение экспертизы и оценки качества товаров Организация работ в подразделении организации.
Задание №4 Оформление протокола делового совещания
Оформите протокол совещания коммерческого отдела по
макету и образцу.
Макет протокола
Наименование организации ПРОТОКОЛ Дата документа № Место составления или издания документа заголовок к тексту Председатель – Секретарь - Присутствовали: Повестка дня: 1. 2. Ход заседания: 1. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель И.О.Ф. Секретарь И.О.Ф.
Образец протокола
Общество с ограниченной ответственностью «Чистые продукты» ПРОТОКОЛ 10.03.2015г. №5 г. Уфа заседания отдела продаж Председатель – Петров О.В. Секретарь – Смирнова А.С. Присутствовали: Андреев А.П., Сергеев И.Р. Тихонов А.Л. ПОВЕСТКА ДНЯ: Об увеличении объема продаж. Доклад начальника отдела продаж Петрова А.А. СЛУШАЛИ: Петрова О.В. - сообщил, что в текущем году резко снизились объемы продаж сети в связи с появлением на региональном рынке сильного федерального конкурента. В связи с чем, необходимо разработать маркетинговую стратегию выхода из сложившейся ситуации. ВЫСТУПИЛИ: Андреев А.П. – предложил разработать новую маркетинговую программу. ПОСТАНОВИЛИ: Специалисту по маркетингу Андрееву А.П. разработать проект маркетинговую программу к 20.04.2015г. Председатель О.В. Петров Секретарь А.С. Смирнов
Опорный конспект
Документ – информация, зафиксированная на материальном
носителе, обладающая определенными реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Рекомендации по проведению делового совещания
Деловое совещание
– это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения с целью повышения эффективности деятельности предприятия.
Цель совещания
- это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.
Виды и признаки служебных совещаний:
Информационные (инструктивные) - доведение информации, сведений, выдача поручений и распоряжений «сверху вниз» по схеме управления до исполнителей, контроль исполнения поручений; Оперативные (диспетчерские) - получение информации «снизу вверх» от подчиненных, о состоянии дел, рассмотрение отчетов, анализ и решение текущих вопросов, выдача и контроль исполнения поручений; Проблемные (ситуационные) – коллективный, командный анализ состояния дел, а также сложных ситуаций, проблем, стоящих перед компанией и выработка наилучших решений по этим проблемам.
Значение служебного совещания.
Деловое совещание является «генератором», «движущей силой» многих сторон деятельности предприятия.
Повестка дня
– это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию: · тема совещания; · цель совещания; · перечень обсуждаемых вопросов; · фамилии и должности докладчиков; · место и время проведения.
Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.
Время проведения.
Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели – среду или четверг (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине с 16 до 18 часов.
Число участников.
Оптимальное число участников 6-7 человек.
Организация пространственной среды.
Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников) и участники совещания, как правило, специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема.
Доклад
— это краткое основное сообщение, являющееся стержнем совещания и основой его успешной работы.
Протокол совещания
- это первичный распорядительно-организационный официальный документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещании. На основании этого документа руководство вправе требовать от подчиненных выполнения принятых решений и порученных им заданий. 1. Этап начало совещания 2. Этап передачи информации 3. Этап обмена информацией 4. Этап принятия решений
Порядок оформления протокола
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ" или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласовывается с названием документа, например, протокол совещания. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В первой части указываются: данные председателя и секретаря заседания, фамилии присутствующих. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт нумеруется и отвечает на вопрос "о чем?". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика и его должность. Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ…, ВЫСТУПИЛИ…, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, таким образом, они зрительно разбивают текст. Слово "СЛУШАЛИ" начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Затем указываются данные докладчика, содержание его доклада. В разделе "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются данные (при необходимости - должности) выступавших, содержание выступления. В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" указываются принятые решения. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, может содержать следующие составные части: кому, что сделать и к какому сроку. При необходимости постановляющая часть может делиться на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем.
Вспомогательный материал
1. Основные определения:
Автор документа
— физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресант —
отправитель.
Адресат
— получатель.
Адресование документа
— указание получателя документа путем проставления реквизита «Адресат» в правом верхнем углу.
Бланк документа
— набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланк письма
— бланк документа, используемый для ведения переписки.
Вид документа
— принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Дата официального документа
— реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Деловое письмо
— документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Договор
— документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.
Документ
— информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Документация
— оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документирование
— запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документооборот
: 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
Заголовок официального документа
— реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовочная часть документа
— совокупность реквизитов: «Эмблема организации», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Заголовок к тексту».
Запрос
— особый вид служебно-делового письма, направляемого в адрес предприятия представителями органов государственной власти или других предприятий.
Идентификатор электронной копии документа
— реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.
Код организации
— идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.
Код формы документа
— идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.
Контракт
— договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Корреспондент
— учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Наименование документа
— обозначение вида письменного документа.
Общий бланк документа
— бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.
Организация работы с документами
— организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Отметка о контроле
— реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметка о наличии приложения
— реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
Отметка о поступлении документа
— отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
— реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Отметка об исполнителе
— реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном исполнителе документа.
Оферта
— письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.
Официальный документ
— документ, составленный учреждением или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.
Оформление документа
— проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Письмо
— обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Подпись
— реквизит документа, представляющий собой соб ственноручную роспись полномочного должностного лица.
Претензионное письмо
— письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
Проект документа
— предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол
— документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Регистрационный номер документа
— порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации и являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
Регистрация документов
— запись в учетных формах (журналах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и простав-ление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Реквизит документа
— обязательный информационный элемент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
Стандарт
— нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции, в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, производится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
Унифицированная система документации (УСД)
— система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД)
— совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Формат бланка документа
— установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.
Формуляр-образец
— модель построения документа, устанавливающая область применения, формат, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП)
— реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использование закрытого ключа, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также обладателя электронной цифровой подписи.
Электронный документ
— документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
Юридическая сила документа
— свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Юридическое лицо
— учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя граждан ских прав и обязанностей.
Языковая формула (документа)
— слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделении ... банка», сопроводительного — «Направляю...», «Высылаю...» и т. д.
Список
использованной литературы:
Основная:
1. Басаков М. И. Документы и документооборот коммерческой организации: практическое пособие.- М.: Феникс, 2012.- 415 с. 2. Басаков М.И. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления - М.: Издательский дом "Дашков и К", 2013. -336 с. 3. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов Курс делопроизводства. Учебное пособие. Документационное обеспечение управления. –М – Новосибирск: ЮНИТИ, 2008. 4. Коробейникова Л.С., Купрюшина О.М. Документационное обеспечение делового общения: Учеб. Пособие/ Под ред. Проф. Д.А. Ендовицкого. – М.: Магистр, 2010. – 302с. 5. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 268с. 6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Приор, 2011. - 160 с. 7. В.Э. Фигурнов IBM PC для пользователя. Краткий курс. М., 2007.
Дополнительная:
1. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». М., 2003.
В раздел среднее профессиональное образование