Формирование познавательного интереса при изучении дисциплины "Архивное дело"
методическая разработка по дисциплине "Архивное дело"
Автор: Маркина Лариса Асканазовна, преподаватель общепрофессиональных дисциплин, Ростовский колледж металлообработки и автосервиса (ГБПОУ РО "РКМиА"), Ростов-на-Дону
В раздел среднее профессиональное образование
Методическая разработка
Формирование познавательного интереса
у обучающихся при изучении дисциплины
«Архивное дело»
Преподаватель Л.А. Маркина
Введение. Формирование активной личности невозможно без активности в овладении знаниями. Важно отойти от традиционного урока, внести новизну, которая привлечет внимание, активизирует познавательную деятельность студентов, заставит их мыслить и искать. В дисциплине «Архивное дело» очень много интересного, но самое – это поиск, а затем публикация найденных или ранее засекреченных документов. В архивы обращаются тысячи учреждений, организаций, физических лиц с разными вопросами гражданского и юридического характера, а также исторического, научного и социального. Направления и цели использования архивных документов могут быть различными. Использование документов - одна из важнейших функций архивов всех уровней. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры. В настоящее время действует
ПРИКАЗ Минкультуры РФ от
03.12.2015 N 2943
"О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В ПОРЯДОК
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
В
ГОСУДАРСТВЕННЫХ
И
МУНИЦИПАЛЬНЫХ
АРХИВАХ
РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ,
УТВЕРЖДЕННЫЙ
ПРИКАЗОМ
МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 3
ИЮНЯ 2013 Г. N 635"(Зарегистрировано в Минюсте РФ 30.12.2015 N
40406)
. Использование документов – одна из важнейших функций архивов всех уровней.
1. Направления и цели использования архивных
документов.
Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются: 1. Укрепление российской государственности; 2. Удовлетворение информационных потребностей общества; 3. Обеспечение законных прав и интересов граждан. В процессе использования документов архива участвуют две стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже. Использование документов в России - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации. Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов. Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно – просветитель- скими, социально-правовыми. Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.
Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр. Использование документов в экономических целях применяется при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов. Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах. Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров. Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения, имущественных прав физических и юридических лиц и пр.
2. Формы использования архивных документов.
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование архивных документов - применение информации 1 архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Основными формами использования документов в архиве являются: информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; - представление документов пользователям для исследований в читальном зале; - экспонирование документов на выставках; - использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов; - выдача документов во временное пользование; - публикация документов в различных формах.
З.Виды запросов и информационных документов.
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на: - Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии. -Генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода. -Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан. Исполнение запросов осуществляется в три этапа: 1. Прием запроса и работа с заявителем. 2. Поиск запрашиваемой информации. 3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы. Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации. Информационные документы архива:
Архивная
справка
- официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена
Архивная
копия
- официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная
выписка
- официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.
Информационное письмо
- письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.
Тематический перечень документов
- систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.
Тематическая подборка копий документов
- систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.
4.Использование документов в средствах массовой
информации.
Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации. Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр. Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке. Публикация подборки архивных документов сопровождается пояснительным текстом, включающим характеристику публикуемых документов, описание исторической обстановки и пр. Документальный очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей. Документальный очерк состоит из двух частей: исторической, где описываются исторические события, и описательной, где раскрываются конкретные факты, нашедшие отражение в документах, может содержать обобщения, выводы. Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба. Корреспонденция - сообщение с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного издания. Информация - краткое сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр. Архивные учреждения организуют также использование информации по радио и телевидению в виде тематических бесед и бесед- интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.
Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных и учебных фильмов. Для ретроспективного показа кинодокументов государственные архивы готовят кинопрограммы и кино сборники. Кино сборники монтируются из специально скопированных позитивных фрагментов фильма, спецвыпусков, киножурналов и отдельных фрагментов.
5.Организация информационных мероприятий.
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников. Выставка - художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации. По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на меж архивные, региональные и всероссийские. По времени функционирования различают: постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней). По месту демонстрации различают стационарные и передвижные. Стационарные выставки могут быть постоянно действующими и временными. Передвижные - временными и краткосрочными. Разработка тематико-экспозиционного плана выставки зачастую требует напряженного труда всего коллектива архива. Поэтому план может существовать в нескольких вариантах - сначала в предварительном, а затем в уточненном варианте. Важно включать документы в план не на основании описей, а на основании просмотра документов. Часто экспонирование архивных документов сочетается с экспонированием музейных предметов эпохи. 8 мая 2015 г. в читальном зале Государственного архива Ивановской области открылась историко-документальная выставка «Этот день мы приближали как могли», посвященная 70-летию окончания Великой Отечественной войны. При подготовке выставки использованы документы из 35 архивных фондов, представлены более 150 документов и фотографий, многие из которых экспонируются впервые.
6.Организация встреч с общественностью.
Встречи с общественностью проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр. Таким образом осуществляется непосредственное общение архивистов с потребителями и «обратная связь». Для лучшего восприятия передаваемой информации проведение встреч сопровождается показом кинофильмов и * кинопрограмм, слайд фильмов, прослушиванием фоно записей, выставками архивных документов и т.д. В деятельности государственных архивов сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях. Тематика встреч архивистов с широкой аудиторией должна быть рассчитана на общий интерес: актуальные проблемы современности, знаменательные и юбилейные даты. «Дни открытых дверей»: Они служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив. Для рекламы «Дня открытых дверей» составляются афиши, пригласительные билеты, даются объявления по радио, телевидению и пр. Экскурсии в архивы: Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Реклама экскурсии аналогична рекламе «Дня открытых дверей». Экскурсии в архивы, предпринимающиеся с целью ознакомления с составом фондов архива, работой архивохранилищ, отделов архива, читального зала, методического кабинета, называются обзорными экскурсиями. Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов. Устные журналы: Устные журналы, как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках. Лекции, доклады:
Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя. Одновременно с чтением лекции используются различные средства: иллюстративные схемы, кинофотодокументы, видеофонограммы и пр.
7.Предоставление документов пользователям в
читальный зал.
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фоно документов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микроскопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива. При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место. В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения. В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала. Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов. После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое. При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются: - все письма-направления и заявления пользователя;
- анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять; - заказы на выдачу описей и дел; - заказы на копирование документов. В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр. Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях: - их плохого физического состояния; - ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение; - пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий; - выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале. Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.
8.Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы. Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций. Дела выдаются на срок не более трех месяцев. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело. Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела.
9.Публикация документов.
Публикация архивных документов - совокупность работ по подготовке документов к изданию. Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов. Типы публикаций: - научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности); - научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат); - учебный (предназначен для освоения учебных программ). Виды публикаций: - пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда; - тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме; - публикации документов одного вида; - публикации документов одного лица. Формы публикации: - корпус - свод источников по определенной теме; - том - часть продолжающегося или многотомного издания; - серия - часть периодического издания; - часть, раздел - часть одной книги. Публикация готовится в несколько этапов: 1) Предварительный отбор. На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях. 2) Выявление и отбор документов. Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам. 3) Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации. На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок и принципы отбора документов. Составляется заголовок публикации и для каждого документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные. В примечаниях содержится критика текста (текстуальные примечания). и дается биографическая справка (по необходимости). Могут добавляться указатель, приложения. 4) Способ передачи текста Существуют следующие способы:
- факсимильный (дословное воспроизведение документа); - дипломатический (передача части особенностей документа); - критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки). 5) Формирование макета публикации. После создания макета публикация передается в издательство. В качестве примера данной формы использования можно рассмотреть опыт РЦХИДНИ. С 1992 года сотрудниками архива и при их участии было подготовлено около 100 статей, сообщений и публикаций документов, а также около 20 документальных сборников и монографий. Документы центра активно экспонируются на разнообразных выставках. РЦХИДНИ принял участие и в нетрадиционном для российских архивов виде использования документов - коммерческом распространении микрофильмов документов: по соглашению Рос архива с британской фирмой «Чедвик-Хили» были изготовлены микроскопии документов 9 различных фондов, которые тиражированы и поступили в продажу под названием «Лидеры русской революции».
Формирование познавательного интереса
у обучающихся при изучении дисциплины
«Архивное дело»
Преподаватель Л.А. Маркина
Введение. Формирование активной личности невозможно без активности в овладении знаниями. Важно отойти от традиционного урока, внести новизну, которая привлечет внимание, активизирует познавательную деятельность студентов, заставит их мыслить и искать. В дисциплине «Архивное дело» очень много интересного, но самое – это поиск, а затем публикация найденных или ранее засекреченных документов. В архивы обращаются тысячи учреждений, организаций, физических лиц с разными вопросами гражданского и юридического характера, а также исторического, научного и социального. Направления и цели использования архивных документов могут быть различными. Использование документов - одна из важнейших функций архивов всех уровней. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры. В настоящее время действует
ПРИКАЗ Минкультуры РФ от
03.12.2015 N 2943
"О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В ПОРЯДОК
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
В
ГОСУДАРСТВЕННЫХ
И
МУНИЦИПАЛЬНЫХ
АРХИВАХ
РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ,
УТВЕРЖДЕННЫЙ
ПРИКАЗОМ
МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 3
ИЮНЯ 2013 Г. N 635"(Зарегистрировано в Минюсте РФ 30.12.2015 N
40406)
. Использование документов – одна из важнейших функций архивов всех уровней.
1. Направления и цели использования архивных
документов.
Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются: 1. Укрепление российской государственности; 2. Удовлетворение информационных потребностей общества; 3. Обеспечение законных прав и интересов граждан. В процессе использования документов архива участвуют две стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже. Использование документов в России - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации. Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов. Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно – просветитель- скими, социально-правовыми. Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.
Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр. Использование документов в экономических целях применяется при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов. Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах. Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров. Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения, имущественных прав физических и юридических лиц и пр.
2. Формы использования архивных документов.
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование архивных документов - применение информации 1 архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Основными формами использования документов в архиве являются: информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; - представление документов пользователям для исследований в читальном зале; - экспонирование документов на выставках; - использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов; - выдача документов во временное пользование; - публикация документов в различных формах.
З.Виды запросов и информационных документов.
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на: - Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии. -Генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода. -Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан. Исполнение запросов осуществляется в три этапа: 1. Прием запроса и работа с заявителем. 2. Поиск запрашиваемой информации. 3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы. Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации. Информационные документы архива:
Архивная
справка
- официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена
Архивная
копия
- официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная
выписка
- официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.
Информационное письмо
- письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.
Тематический перечень документов
- систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.
Тематическая подборка копий документов
- систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.
4.Использование документов в средствах массовой
информации.
Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации. Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр. Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке. Публикация подборки архивных документов сопровождается пояснительным текстом, включающим характеристику публикуемых документов, описание исторической обстановки и пр. Документальный очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей. Документальный очерк состоит из двух частей: исторической, где описываются исторические события, и описательной, где раскрываются конкретные факты, нашедшие отражение в документах, может содержать обобщения, выводы. Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба. Корреспонденция - сообщение с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного издания. Информация - краткое сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр. Архивные учреждения организуют также использование информации по радио и телевидению в виде тематических бесед и бесед- интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.
Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных и учебных фильмов. Для ретроспективного показа кинодокументов государственные архивы готовят кинопрограммы и кино сборники. Кино сборники монтируются из специально скопированных позитивных фрагментов фильма, спецвыпусков, киножурналов и отдельных фрагментов.
5.Организация информационных мероприятий.
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников. Выставка - художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации. По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на меж архивные, региональные и всероссийские. По времени функционирования различают: постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней). По месту демонстрации различают стационарные и передвижные. Стационарные выставки могут быть постоянно действующими и временными. Передвижные - временными и краткосрочными. Разработка тематико-экспозиционного плана выставки зачастую требует напряженного труда всего коллектива архива. Поэтому план может существовать в нескольких вариантах - сначала в предварительном, а затем в уточненном варианте. Важно включать документы в план не на основании описей, а на основании просмотра документов. Часто экспонирование архивных документов сочетается с экспонированием музейных предметов эпохи. 8 мая 2015 г. в читальном зале Государственного архива Ивановской области открылась историко-документальная выставка «Этот день мы приближали как могли», посвященная 70-летию окончания Великой Отечественной войны. При подготовке выставки использованы документы из 35 архивных фондов, представлены более 150 документов и фотографий, многие из которых экспонируются впервые.
6.Организация встреч с общественностью.
Встречи с общественностью проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр. Таким образом осуществляется непосредственное общение архивистов с потребителями и «обратная связь». Для лучшего восприятия передаваемой информации проведение встреч сопровождается показом кинофильмов и * кинопрограмм, слайд фильмов, прослушиванием фоно записей, выставками архивных документов и т.д. В деятельности государственных архивов сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях. Тематика встреч архивистов с широкой аудиторией должна быть рассчитана на общий интерес: актуальные проблемы современности, знаменательные и юбилейные даты. «Дни открытых дверей»: Они служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив. Для рекламы «Дня открытых дверей» составляются афиши, пригласительные билеты, даются объявления по радио, телевидению и пр. Экскурсии в архивы: Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Реклама экскурсии аналогична рекламе «Дня открытых дверей». Экскурсии в архивы, предпринимающиеся с целью ознакомления с составом фондов архива, работой архивохранилищ, отделов архива, читального зала, методического кабинета, называются обзорными экскурсиями. Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов. Устные журналы: Устные журналы, как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках. Лекции, доклады:
Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя. Одновременно с чтением лекции используются различные средства: иллюстративные схемы, кинофотодокументы, видеофонограммы и пр.
7.Предоставление документов пользователям в
читальный зал.
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фоно документов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микроскопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива. При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место. В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения. В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала. Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов. После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое. При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются: - все письма-направления и заявления пользователя;
- анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять; - заказы на выдачу описей и дел; - заказы на копирование документов. В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр. Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях: - их плохого физического состояния; - ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение; - пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий; - выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале. Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.
8.Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы. Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций. Дела выдаются на срок не более трех месяцев. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело. Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела.
9.Публикация документов.
Публикация архивных документов - совокупность работ по подготовке документов к изданию. Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов. Типы публикаций: - научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности); - научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат); - учебный (предназначен для освоения учебных программ). Виды публикаций: - пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда; - тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме; - публикации документов одного вида; - публикации документов одного лица. Формы публикации: - корпус - свод источников по определенной теме; - том - часть продолжающегося или многотомного издания; - серия - часть периодического издания; - часть, раздел - часть одной книги. Публикация готовится в несколько этапов: 1) Предварительный отбор. На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях. 2) Выявление и отбор документов. Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам. 3) Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации. На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок и принципы отбора документов. Составляется заголовок публикации и для каждого документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные. В примечаниях содержится критика текста (текстуальные примечания). и дается биографическая справка (по необходимости). Могут добавляться указатель, приложения. 4) Способ передачи текста Существуют следующие способы:
- факсимильный (дословное воспроизведение документа); - дипломатический (передача части особенностей документа); - критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки). 5) Формирование макета публикации. После создания макета публикация передается в издательство. В качестве примера данной формы использования можно рассмотреть опыт РЦХИДНИ. С 1992 года сотрудниками архива и при их участии было подготовлено около 100 статей, сообщений и публикаций документов, а также около 20 документальных сборников и монографий. Документы центра активно экспонируются на разнообразных выставках. РЦХИДНИ принял участие и в нетрадиционном для российских архивов виде использования документов - коммерческом распространении микрофильмов документов: по соглашению Рос архива с британской фирмой «Чедвик-Хили» были изготовлены микроскопии документов 9 различных фондов, которые тиражированы и поступили в продажу под названием «Лидеры русской революции».
В раздел среднее профессиональное образование