ФЕДЕРАЛЬНОЕ

КАЗЕННОЕ

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ

№ 327

ФЕДЕРАЛЬНОЙ

СЛУЖБЫ

ИСПОЛНЕНИЯ

НАКАЗАНИЙ

Методическое

пособие

Основы

делопроизводства

2

2019

год

3

Методическое пособие

«Основы делопроизводства»

Данное методическое пособие разработано для людей

получающих первоначальные знания работы на

персональном компьютере. В нем уделено внимание

наиболее важным аспектам при работе с документами.

Умение работать на компьютере, грамотно составлять и

заполнять документы становится одним из главных

требований квалификации работника.

Разработала: Е.В. Андрианова

4

№ Содержание

стр

.

1.

I глава Документ и его функции

4

2.

Документ и его функции

4

3.

Составление и оформление документов

4

4.

Размеры бумаги разрешены к применению в

делопроизводстве

5

5.

Нумерация страниц в документах

5

6.

II глава Классификация документов

6

7.

Виды документов

6

8.

Документы личного характера

6

9.

Организационные документы

8

10.

Распорядительные документы

9

11.

Документация, используемая при приеме на работу

11

12.

Правила сокращений в документах

14

13.

III глава Документооборот

16

14.

Понятие

16

15.

Учет объема документооборота

17

16.

Автоматизация документооборота

18

17.

IV глава Архивное дело

18

18.

V

глава Терминология

20

5

ГЛАВА № 1.

ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ

Документ и его функции

Слово "документ" в переводе с латинского означает

"свидетельство", "способ доказательства".

Документ выступает одновременно и как предмет труда

управленческого работника, и как его результат.

Функции документа

1.

Информационная. В документе фиксируются факты, события,

явления практической и мыслительной деятельности человека.

2.

Организационная. С помощью документа обеспечивается

воздействие на коллективы людей для организации и координации

их деятельности.

3.

Коммуникативная. Обеспечивает внешние связи предприятий и

организаций

4.

Юридическая. Поскольку содержание документа используется в

качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов

сторонами отношений. Ряд документов изначально наделен

юридической функцией (договорная документация, нотариально

заверенные документы, правовые акты органов государственного

управления и т. д.).

5.

Воспитательная. Он дисциплинирует исполнителя, требует

повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо

оформленный документ повышает престиж организации.

Составление и оформление документов

Сегодня мы работаем по новому документу: Национальный стандарт

РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное

дело. Термины и определения" (утв. приказом Федерального агентства

по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N

1185-ст)

Бланк документа должен быть изготовлен на белой бумге или бумаге

светлых тонов

6

Размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве

Для оформления деловых документов используются следующие

форматы:

Размеры, мм

Применение

A3

297х420

Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений

А4

210х297

Приказы и другие организационные распорядительные

документы

А5

148х210

Письма

Каждый лист документа, оформленный на бланке, так и без него,

должен иметь поля не менее:

Левое – 20 мм

Правое – 10 мм

Верхнее – 20 мм

Нижнее – 20 мм

Нумерация страниц в документах

Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа

печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются

нечетными цифрами, а оборотные - четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на

расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы

пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без

указания слова "страница", без сокращенных вариантов "стр." или "с."

и знаков тире ("черточек").

7

ГЛАВА № 2.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Виды документов

Принцип классификации

Подклассы

По происхождению

Служебные, личные

По срочности

Срочные, несрочные

По гласности

Секретные, сов. секретные, для

служебного пользования, несекретные

По форме

Типовые, трафаретные,

индивидуальные

По срокам хранения

Временного хранения,

долговременного, постоянного

По характеру

информационных связей

Входящие, исходящие, внутренние

По типу носителей

Бумажные, электронные

По стадии создания

Оригиналы, копии

Классификация документов

Служебные

Личные

Исходят от имени организаций,

предприятий или

представляющих их

должностных лиц (приказ,

протокол, акт, распоряжение).

Исходят от имени частного лица

(автобиография, резюме,

заявление, доверенность,

расписка, характеристика,

письма, предложения).

3.1.

Документы личного характера

Автобиография – документ личного характера, в котором автором

излагается в хронологическом порядке события жизни и освещает

следующие вопросы:



год и место рождения, социальное происхождение и гражданство;

когда и в каких учебных заведениях учился, какое получил

8

образование и специальность; с какого времени стал работать

самостоятельно; причины перерывов в работе и перехода с одной

на другую.

Реквизиты: название, содержание, подпись, дата.

Резюме – современная форма презентации анкетных данных для

предоставления их в различные организации с целью получения

работы.

Резюме посылается почтой ( в т.ч. и электронной), факсом, подается

лично. Иногда к резюме прилагается так называемое «жизнеописание»,

которое детально освещает этапы профессионального становления

личности и может быть использовано во время проведения интервью.

Реквизиты: имя, фамилия, домашний адрес, контактные данные

(телефон, факс, e-mail), дата рождения, цель резюме, образование,

трудовая деятельность, специальные знания, семейное положение,

дата, подпись.

Доверенность – документ, свидетельствующий о том, что одно лицо

(доверитель) предоставляет право кому-либо (доверенному лицу) на

совершение определенных действий или получение товарно-

материальных ценностей. Выдаются официальными лицами (на

бланках) и отдельными гражданами (в произвольной форме).

Реквизиты: название, ФИО доверителя с указанием места жительства

и паспортных данных, ФИО доверенного лица с указанием места

жительства и паспортных данных, содержание, подпись, дата; подпись

должностного лица, удостоверяющего подпись доверителя, дата,

печать.

Расписка – это документ, удостоверяющий получение каких-либо

материальных ценностей (денег, вещей, документов).

Реквизиты: название, содержание (указание должности ФИО лица

выдавшего ценности, ФИО получившего ценности; перечень

ценностей с указанием количества и цены, которые пишутся цифрами

и в скобках прописью), подпись, дата.

Характеристика – официальный документ, который выдает

администрация учреждения, предприятия или организации и содержит

отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника,

учащегося.

Реквизиты: название, содержание, подпись, дата.

Заявление: о приеме на работу, переводе на другую работу (важна

дата), о предоставлении отпуска (важно указать вид отпуска, его

продолжительность, основание для получения отпуска (справка-вызов,

9

медицинская справка и т.п.)), об увольнении (причина, дата

увольнения).

Реквизиты: кому адресовано, кем написано, название документа,

содержание, подпись, дата.

3.2.

Организационные документы

(положения, уставы, должностные инструкции, правила внутреннего

трудового распорядка)

Устав – документ, в котором определены порядок образования,

компетенция, структура, функции, права и обязанности

образовательного учреждения в соответствии с законом «Об

образовании РФ»(от 10.07.1992 № 3266-1 ст. 13) и Типовым

положением об образовательном учреждении, а также иные вопросы,

не противоречащие действующему законодательству и необходимые

для осуществления его образовательной деятельности.

Положение – документ, который определяет порядок образования,

права, обязанности и организацию работы учреждения (его

структурного подразделения).

Договор – документ, фиксирующий соглашение двух сторон об

установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Может быть заключен:



между гражданами и организациями (относятся к документам по

личному составу), например, трудовые договоры,



между организациями (относятся к организационным

документам), например, Договор об отношениях между

учредителем и образовательным учреждением и между

отдельными гражданами.

Реквизиты: наименование вида документа, дата, место составления,

заголовок к тексту, текст, подписи сторон, его заключивших.

Инструкция – свод правил, регулирующих организационные, научно-

технические, финансовые и иные стороны деятельности организаций,

предприятий, должностных лиц и граждан.

Должностная инструкция – документ, который регламентирует

правовое положение педагогического, административного и

обслуживающего персонала. Регламентирует закрепление функций

работника, а также закрепляет должностные обязанности и права

работника, требование организации к его квалификации,

профессиональным знаниям и умениям.

10

Правила – документы, в которых изложены основные требования,

предъявляемые к сотрудникам организации. Утверждаются

руководителем организаций и предприятий.

3.3.

Распорядительные документы

Постановление – документ, который принимается высшими и

некоторыми центральными органами коллегиального управления в

целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих

перед данными органами, и установления новых норм, правил,

положений.

Распоряжение – правовой акт, который по сложившейся практике

чаще всего издается заместителями руководителя или руководителями

структурных подразделений в пределах их полномочий по текущим

оперативным вопросам управления. Использование такого вида

распорядительного документа возможно тогда, когда он имеет место

быть в перечне видов локальных актов устава данного учреждения.

Виды распорядительных документов и их назначение

ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТЫ

Министерства

приказы, инструкции, указания

Гос.комитеты, комитеты

и комиссии

Постановления, приказы, инструкции,

указания

Департаменты и

управления

Решения, распоряжения, приказы,

инструкции, указания

Администрация

предприятий,

учреждений,

организаций

Приказы, инструкции, указания

Частные предприятия

Решения

Все перечисленные документы являются правовыми актами.

Информационно-справочные документы

(письма, телеграммы, докладные записки, справки, протоколы, акты)

Служебные письма

11

Письмо – документ, который применяется для обмена информацией

между организациями, между организациями и частными лицами в

процессе осуществления деятельности.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех

или иных событий. Бывают личного (чаще всего подтверждающие

работу, оплату труда сотрудника, место учебы детей) и служебного

характера (информация по вопросам производственной тематики).

Служебные справки подразделяют на: внутренние (не выходят

за пределы организации, предназначены для руководства, составляются

и подписываются автором) и внешние (оформлены на бланке

организации в двух экземплярах).

Обязательные реквизиты: наименование организации; наименование

вида документа; регистрационный индекс (номер); дата; текст;

подпись; печать.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного

или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение

какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Готовится по инициативе автора или на основе устного или

письменного указания руководителя.

Подразделяют на внутренние и внешние.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание

отдельных положений основного документа (плана, проекта,

программы и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события,

факта, поступка.

Реквизиты справки и докладной (объяснительной) записки: кому

адресуется документ, название вида документа, дата, индекс, место

составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего

документ, личная подпись, расшифровка подписи.

Протокол – это документ, в котором фиксируются ход обсуждения

вопросов и принятие решения на собраниях, совещаниях, педсоветах,

конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Состоит из:



Вводной части

(указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря

заседания, присутствующих и приглашенных с указанием должности и

организаций, которые они представляют (в алфавитном порядке);

повестка дня заседания с перечнем вопросов для рассмотрения).



Основной части

12

Делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Раздел

состоит из частей: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ.

Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер вопроса повестки дня.

Протокол подписывают два лица:

председатель, ведущий собрание (совещание)

и секретарь, записывавший ход собрания (совещания).

Нумеруют в хронологическом порядке в течение учебного года.

Выписка из приказа (протокола) – часть приказа (протокола),

необходимая заинтересованному лицу, пишется «верно», должность

лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи; дата

заверения, печать.

АКТ – это документ, составленный несколькими лицами и

подтверждающий установленные факты и события.

Составляются при инвентаризации, обследовании, ревизии, передаче

товарно-материальных ценностей, передаче дел, уничтожении

документов и т.д.

Реквизиты: название учреждения, название структурного

подразделения,

вид документа, место составления, дата, индекс, гриф учреждения,

заголовок к тексту, текст, подписи, составивших акт.

Финансово-бухгалтерские документы

(для образовательных учреждений, имеющих статус юридического

лица)

Документация о личном составе

(приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры,

трудовые книжки)

Приказ – правовой акт (нормативный документ), издаваемый

руководителем учреждения для решения основных и оперативных

задач, стоящих перед данным учреждением, на основе единоначалия.



Приказы по основной деятельности



Приказы по личному составу

Реквизиты: наименование учреждения, название вида документа

(приказ), место издания, дата, номер, заголовок, текст, должность лица,

подписавшего приказ, подпись, расшифровка подписи, отметка об

ознакомлении.

3.4.

Документация, используемая при приеме на работу

13

Прием на постоянную работу нового сотрудника

сопровождается оформлением документов.

14

Последовательность документирования при приеме:

Пример оформления резюме:

РЕЗЮМЕ

Дата:

00.00.0000 г

Адрес:

индекс, город, улица, дом.

Телефон:

000 00 00.

Дата и место

рождения:

день, месяц, год; город, село.

Гражданство:

Российская Федерация (Украина и т.д.).

Семенное

положение:

женат, холост, состав семьи.

Образование:

годы учебы, учебное заведение, специальность.

Опыт работы:

годы работы, занимаемые должности (сведения

излагаются в обратном хронологическом порядке).

Дополнительны

е сведения:

владение иностранным языком, использование

техники, знание ПК и т. п.

Черты

характера:

указываются три важнейших, по мнению

претендента на должность, свойства своего

характера

Подпись

И. 0. Фамилия

РЕЗЮМЕ

ЗАЯВЛЕНИЕ

АНКЕТА

Трудовой контракт

(договор)

Приказ о приеме

Запись в трудовой

книжке

Бухгалтерия

(открытие лицевого

счета)

Оформление личной

карточки и личного

дела

15

Трудовой контракт (договор) заключается между нанимателем и

наемным работником. В соответствии со ст. 18 Кодекса законов о Труде

Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном

виде на определенный срок или на время выполнения конкретной

работы (подряд). Права, обязанности и ответственность сторон,

условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно

сторонами соглашения. В контракте могут быть предусмотрены

разнообразные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.

По истечении срока действия контракта он автоматически

продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не

потребовала прекращения трудовых отношений.

Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом о трудовой

деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой

книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые,

обязаны представить администрации справку о последнем занятии,

выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ

предъявляют военный билет.

Заполнение трудовой книжки впервые производится

администрацией организации в присутствии работника не позднее

недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

-

сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения,

образование, профессия, специальность;

-

сведения о работе: прием на работу, перевод на другую

постоянную работу, увольнение;

-

сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с

действующим законодательством (ордена, медали, почетные

звания, поощрения за успехи в работе и т. п.);

-

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы,

использованных изобретениях и рационализаторских

предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются

Приказ

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В

заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О

переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении

отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении

административного взыскания» и т.п.

16

В приказах по личному составу констатирующая часть может

отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый

пункт приказа по личному составу начинается глаголом,

обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,

ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ

3.5.

Правила сокращений в документах

ГОСТ Р 6.30-97: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ. Элементы даты приводятся одной строкой

арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой

последовательности: число, месяц, год.

Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На

документах со сведениями финансового характера: 01 сентября 2000

года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения сроков, начинающихся в

одном году и заканчивающихся в другом: в отчетном 1999/2000 году.

Ссылка на длительный период времени делается следующим образом:

1999 – 2005 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только

года, то слово "год" пишется полностью (например, в 2001 году). Если,

кроме года, указываются число, месяц, то слово "год" пишется

сокращенно, с точкой (например, в январе 2000 г.)

Для удобства поиска документов в больших архивах допускается

указание даты: год, месяц, число. Например: 2000.09.01.

Сокращения слов, допускаемые в документах

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также

сокращения, оговоренные нормативными документами.



Слова при географических названиях: город – г., село— с., поселок

— п.



Перед указанием городов буква "г." не ставится: Москва, Санкт-

Петербург и перед городами, в названиях которых имеется слово

"город" (Новгород, Волгоград и др.).



Слова при фамилиях: товарищ – т. (в начале предложения – Тов.),

господин – г-н, профессор – проф. доцент – доц., начальник – нач.,

и т. д.



Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3-п. 3., подпункт 1.1.-

подп. 1.1., рисунок 5-рис. 5., раздел 2 – разд. 2.

17



Слова, при указании денежных единиц: рубль – р., тысяча рублей –

тыс. р., миллион рублей – млн. р., миллиард рублей – млрд. р.



Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство –

м-во, производство – пр-во, завод – з-д, хозяйство – хоз-во, район –

р-н, количество – кол-во и т. п.



Буквенные аббревиатуры: РФ – Российская Федерация, ПК –

персональный компьютер, НИИ – научно-исследовательский

институт, АО – акционерное общество



Сокращения словосочетаний: и так далее – и т. д., и тому подобное

– и т. п., и другие – и др.



Сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках

указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры

непосредственно после первого упоминания полного написания

сокращенного слова или словосочетания. Сокращать одно и то же

слово или словосочетание по-разному или писать их в одном

месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

Оформление в документах написания чисел

В документах встречаются многозначные целые числа.



Числа в обозначениях (марках) машин и других технических

устройств пишутся:

слитно если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М)

через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-62).



Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4.



Номера телефонов разбиваются на группы цифр.

для семизначных 745 63 72,

для шестизначных 23 03 23,

для пятизначных 5 16 18,

для трехзначных 3 12.



В названиях праздников и знаменательных дат (например, 8

Марта).



Все меры длины, площади обозначаются цифрами, единицы счета

и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце

сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак

сокращения не ставится: 10 т; 15 м

2

; 50 см

3

.



Между последней цифрой численного значения величины и

обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000

кг; 32 м

2

; 300 см

3

.



Знак градуса обозначается строчной буквой "о", которая ставится

на пол интервала выше соответствующего числа. Обозначения

18

шкалы (Цельсия, Кельвина) ставятся без пробела после

обозначения градусов и без точек после них (например, 36,6

о

С; –

10

о

С). Знаки " + " и "—" при этом печатаются без пробела.



В случае написания сложных единиц, включающих несколько

обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например, 20

м/с или 20 метров в секунду, не допускается: 20 м/в секунду.

Оформление в документах знаков препинания и символов



Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой,

вопросительный и восклицательный знаки) пишутся без пробела

после слов или цифр. После знака препинания ставится пробел.



Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от

предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри

кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания,

следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но

слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются

обязательно.



Дефис пробелами не выделяется (например: "социально-

политические методы")

Тире в качестве заменителя слова отделяется пробелами с двух сторон

("Информатика – наука").

Знак переноса не отделяется пробелом от последней буквы

переносимого слова.

ГЛАВА № 3. ДОКУМЕНТООБОРОТ

Понятие документооборота и его основные этапы

Документооборот - это движение документов с момента их

получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату

или сдачи их на хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно

разделить на следующие этапы:

1 этап.

Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2 этап.

Предварительное рассмотрение документов службой

документационного обеспечения.

3 этап.

Рациональное движение документов внутри организации.

4 этап.

Обработка исполненных и отправляемых документов.

Основная задача организации документооборота — прямоточность в

движении документов и однократность их обработки.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на

предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические

19

схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют

определить места операций по их обработке.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие,

внутренние и исходящие документы.

Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет

свои правила обработки и направления движения.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с

полученными документами.

Входящий документопоток составляют:



документы вышестоящих организаций, постановления, решения,

распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные

указания, разъяснения и другие сведения;



документы подведомственных организаций (фирм), присылающих

первичную отчетно-учетную документацию и различного рода

запросы;



документы прочих организаций, обменивающихся информацией для

решения вопросов, требующих совместных действий;



жалобы и заявления граждан.

Учет объема документооборота.

Объем документооборота — это общее количество входящих,

исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота

необходим для определения загрузки подразделений, отдельных

работников и организации в целом. Эти данные используются при

разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и

при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки

документов.



Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и

заявления граждан подлежат раздельному учету.



Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема

и отправки корреспонденции.



Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или

подготовки. Каждый документ учитывается один раз.



Систематический подсчет документооборота позволяет определить

динамику его роста. Анализ этих данных используется при

формировании штатов структурных подразделений, рациональной

организации рабочего дня сотрудников.

Автоматизация документооборота

20

Автоматизация документооборота возникла в результате необходимости

обрабатывать и учитывать огромное количество документов,

сопровождающих деятельность современных организаций. Массовое

применение автоматизации в России началось в 90-х годах. C того времени

сферы ее применения постоянно расширяются, а методы совершенствуются.

Первоначально автоматизация не охватывала деятельность всей

организации, а касалась отдельных процедур или затрагивала работу разных

подразделений. Это были бухгалтерский учет, снабжение, сбыт, производство,

оформление командировок или другие бизнес процессы.

Автоматизация документооборота обеспечивает:

1.

Ускорение рабочих процессов;

2.

Больший контроль;

3.

Надежность и безопасность;

4.

Сокращение издержек;

5.

Соответствие нормативным документам и ГОСТам.

Независимо от статуса организации и присущего ей характера документов,

автоматизация документооборота является перспективным направлением,

повышающим производительность сотрудников и оперативность руководства.

ГЛАВА № 4.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

1.

комплектование архива: Систематическое пополнение архива

документами в соответствии с его профилем.

2.

критерии экспертизы ценности документов: Признаки,

определяющие значимость происхождения, содержания и внешних

особенностей документов.

3.

источник комплектования (архива): Организация или

гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на

хранение в архив.

4.

выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение

отдельных видов документов организаций или всех ценных

документов ряда организаций из числа однородных.

5.

перечень документов со сроками хранения:

Систематизированный список видов и категорий документов с

указанием сроков их хранения.

6.

документ временного срока хранения: Документ ограниченного

срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

7.

документ постоянного срока хранения: Документ, которому в

соответствии с нормативными правовыми актами установлено

вечное хранение.

21

8.

документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный

документ, прошедший экспертизу ценности документов,

поставленный на государственный учет и подлежащий

постоянному хранению.

9.

особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской

Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и

научную ценность, особую важность для общества и государства, и

в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и

использования.

10. уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий

себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его

внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его

значения и/или автографичности.

11. упорядочение архивных документов: Комплекс работ по

формированию архивных документов в единицы хранения (дела),

их описанию и оформлению в соответствии с правилами,

установленными специально уполномоченным Правительством

Российской Федерации федеральным органом исполнительной

власти.

12. выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе

экспертизы научной и практической ценности документов с

истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

22

ГЛАВА № 5.

ТЕРМИНОЛОГИЯ

Делопроизводство – это наука, которая учит работать с документами:

правильно составлять, заполнять и оформлять деловые бумаги, а также

контролировать их движение, учет, исполнение, организовывать

хранение.

Документооборот – это движение документов внутри предприятия с

начала их написания или получения до завершения их обработки.

Документирование - это запись необходимой информации в

соответствии с определенными правилами.

Документ - это способ подтверждения разнообразными методами

какого-то факта, действия, права или умственной деятельности

человека.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с

документами, представленными в электронном виде, с реализацией

концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью

средств компьютерной обработки информации

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной

подписи, являющийся средством защиты информации,

обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения

подлинности электронных документов.

Система документации - совокупность взаимоувязанных документов,

применяемых в определенной сфере деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) - система

документации, созданная по единым правилам и требованиям,

содержащая информацию, необходимую для управления в

определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ - документ, созданный по

унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и

имеющий юридическую силу.

Унифицированная форма - это совокупность реквизитов,

установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере

деятельности задачами и зафиксированных в определенном порядке на

носителе информации.

Первичный документ – документ, содержащий исходную информацию.

Документационное обеспечение управления - это деятельность

аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и

23

организации работы с документами в процессе осуществления им

управленческих функций.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - комплекс

основных положений, определяющих и регламентирующих

организацию документальных процессов на предприятиях.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – это

нормативные документы, регламентирующий организацию, правила,

приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в

конкретном учреждении с учетом условий и специфики его

деятельности.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с

целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.

Стандартизация основывается на результатах науки, техники и

практического опыта. Она определяет не только основу настоящего

развития, но также и будущего.

Автобиография — документ, который автор составляет

самостоятельно.

Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между

структурными подразделениями

Электронный архив документов – система хранения документов в

электронном виде

Черновой документ – рукописный или машинописный документ,

отражающий работу автора над текстом документа.

Оригинал – единственный экземпляр документа, оформленный и

подписанный

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение

подлинника

Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника

Дубликат – повторный экземпляр документа, имеющий юридическую

силу с подлинника

Автобиография – Документ, который автор составляет самостоятельно

Бланк документа – Лист бумаги разрешенного формата с нанесенными

на нем постоянными реквизитами

Докладная записка – Документ, адресованный вышестоящему

руководителю с изложением конкретной проблемы

Служебная записка – Документ внутренней деловой переписки между

структурными подразделениями организации

Резюме – Сжатая краткая информация о себе, составленная

претендентом на вакантное место

24

Трудовой контракт (договор) – Это один из документов, отражающих

условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией

Доверенность – Это документ о предоставлении права доверенному

лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя

Трудовая книжка – Основной документ о трудовой деятельности

рабочих и служащих

Расписка - Документ, подтверждающий получение каких-либо ТМЦ,

денег, документов

Архивирование – Система хранения информации

Номер страницы вставляется – на верхнем поле листа посередине