Глава

1. Теоретические аспекты организации учета

расчетов с подотчетными лицами на предприятиях.

1.1.

Нормативно-правовая база организации

расчетов подотчетными лицами.

Общее правовое и методологическое руководство

бухгалтерским

учетом

в

России

о суще ствляет ся

Правительством

Российской

Федерации

Министерством

финансов Российской Федерации.

Основными

целями

законодательства

РФ

о

бухгалтерском учете являются:

1) обеспечение единообразного ведения учета имущества,

обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых

организациями;

2)

формирование

и

представление

сопоставимой

и

достоверной

информации

об

имущественном

положении

организаций,

их

доходах

и

расходах,

необходимой

пользователям бухгалтерской отчетности.

Система нормативного регулирования бухгалтерского

учета в Российской Федерации состоит из пяти уровней, на

каждом

из

которых

регулирование

осуществляется

наделенными

соответствующими

п ол н ом оч и я м и

субъектами управления:

1 уровень - Федеральный Закон «О бухгалтерском учете»

№402 от 29.11.2011 г.;

2 уровень - Федеральные стандарты;

3

уровень

-

Отраслевые

стандарты,

они

устанавливают

особенности

применения

федеральных

стандартов

в

отделенных видах экономической деятельности;

4 уровень - Рекомендации в области бухгалтерского учета;

5 уровень - Стандарты экономического субъекта

Подотчетным лицом называют сотрудника фирмы или

индивидуального предпринимателя, которому работодатель

авансом

выдает

денежные

средства

в

целях

совершения

покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как

правило,

на

приобретение

канцтоваров,

хозяйственных

принадлежностей,

а

также

на

командировочные

и

представительские расходы.

Регламентируются отношения участников данных

правоотношений

следующими

основными

нормативными

актами:

- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;

-трудовым кодексом РФ;

-налоговый кодекс;

-КоАП РФ;

-приказом

Минфина

РФ

от

31.10.2000

№94н

«Об

утверждении

Плана

счетов

бухгалтерского

учет а

финансово-хозяйственной

деятельности

организаций

и

инструкции по его применению;

-указанием Банка РФ от 11.03.2014 №3210-У №О порядке

ведения

кассовых

операций

юридическими

лицами

и

упрощенном

порядке

ведения

кассовых

операций

индивидуальными предпринимателями и субъектами малого

предпринимательства.

Кроме того, к правоотношениям с подотчетными

лицами

следует

применять

письма

разъяснительного

характера,

изданные

структурами

финансового

ведомства

РФ:

Минфином,

федеральная

налоговая

служба,

Банком

России.

Примером

такого

разъяснения

могут

служить

письма

Минфина

РФ

от

05.10.2012

№

14-03-03/728

(о

возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме)

и

от

25.08.14

№

03-11-11/42288

(о

необходимости

оформления заявлений на выдачу подотчетных безналичных

средств).

Указание Банка РФ № 3210-У является основным

актом,

устанавливающим

правила

выдачи

подотчетных

средств.

В

соответствии

с

п.

6.3

указания

№

3210-У

р у к о в о д и т е л ь

ф и р м ы

и л и

и н д и в и д у а л ь н ы й

предприниматель

вправе

выдать

работнику

наличные

средства

в

целях

осуществления

расходов,

связанных

с

деятельностью

этой

фирмы

(или

предпринимателя).

Это

означает, что физическое лицо, не являющееся сотрудником

данного

хозяйственного

субъекта,

деньги

под

отчет

получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У

трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в

частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под

работником

подразумевается

физлицо,

с

которым

у

хозяйственного

субъекта

имеется

договор

трудовой

или

гражданско-правовой

направленности.

Эта

же

позиция

Банка РФ по отношению к трактовке понятия «работник»

прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-

6/7859.

Таким

образом,

наличность

под

отчет

вправе

получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые

функции,

но

и

подрядчик,

с

которым

у

данного

хозяйственного

субъекта

заключен

гражданско-правовой

договор.

Перечислим другие важные правила выдачи

подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания №

3210-У:



Выдача средств под отчет разрешается на совершение

расходов, связанных с хозяйственной деятельностью лица,

работником которого подотчетное лицо является.



Выдача подотчетных сумм производится на основании

оформленного

сотрудником

заявления,

в

котором

он

указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок,

который

потребуется

для

совершения

этой

покупки.

На

оформленном

таким

образом

заявлении

необходимо

проставить дату и далее отдать его на визу руководителю.



Передача

из

кассы

денежных

средств

сотруднику

сопровождается оформлением расходного кассового ордера

формы ОКУД 0310002.



По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего

дня периода, на который выдавались подотчетные суммы,

работник

обязан

представить

авансовый

отчет

о

п р о и з в е д е н н ы х

и м

р а с ход а х ,

с о п р о в од и в

е г о

подтверждающей первичной документацией.



Представленная

работником

отчетная

документация

проверяется

главбухом

или

бухгалтером,

а

при

их

отсутствии

–

руководителем

(он

же

утверждает

отчет,

а

также устанавливает сроки, в течение которых производятся

окончательные расчеты с подотчетным лицом).

Указание 3210-У не приводит предельной суммы,

которая может быть выдана под отчет, так же как и сроков,

на которые выдаются подотчетные средства: такие критерии

ко м п а н и и

и

п р е д п р и н и м ат е л и

у с т а н а в л и в а ю т

самостоятельно.

Следующим документом, который стоит рассмотреть,

говоря об отношениях с подотчетными лицами, является

План

счетов

бухгалтерского

учета

(утвержден

приказом

Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не

причисляет

его

к

нормативным

актам

в

силу

его

рекомендательного характера (письмо от 15.03.2001 № 16-

00-13/05

«О

применении

нового

Плана

с ч е т о в

бухгалтерского

учета»),

однако

данный

документ

имеет

прямое отношение к отражению хозяйственных операций с

подотчетными суммами в бухгалтерском учете.

Для учета расчетов с подотчетным планом счетов

предусмотрен

счет

71.

Аналитика

по

данному

счету

осуществляется по каждой подотчетной сумме.

Нормативно-правовое регулирование расчетов с

подотчетными лицами в законе № 402-ФЗ прослеживается

ч е р е з

о т н о ш е н и е

к

о ф о р м л е н и ю

л о к а л ь н ы х

распорядительных

документов,

авансовых

отчетов

и

подтверждающей

расходы

подотчетного

лица

первичным

документам:



Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия

должен

быть

подтвержден

первичным

документом.

К

бухгалтерскому

учету

не

принимается

документация,

оформленная на непроизведенные хозяйственные операции

(п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).



Вся

первичная

документация

должна

включать

реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.



Первичка

составляется

непосредственно

при

совершении

того

или

иного

факта

хозяйственной

деятельности или сразу по его завершении. Ответственные

лица,

оформляющие

первичную

документацию,

обязаны

своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим

учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9

закона № 402-ФЗ).



Предприятию вменяется обязанность по организации

действенного

внутреннего

контроля

совершаемых

им

фактов хозяйственной деятельности (п. 1 ст. 19 закона №

402-ФЗ).

Трудовое

законодательство

также

имеет

непосредственное

отношение

к

вопросу

регулирования

отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:



распространяет

на

руководителя

общий

порядок

оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него

трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет

(ст. 16–19 ТК РФ);



определяет

обязанность

возмещения

работником

неизрасходованных

отчетных

сумм

в

сроки,

в

течение

которых к нему можно предъявить претензии (ст. 137 ТК

РФ);



устанавливает

ограничение

сумм

удержаний

из

зарплаты работника (ст. 138 ТК РФ);



обязывает

работодателя

осуществлять

компенсации

работнику при использовании его личного имущества, в т. ч.

денег

(ст.

188

ТК

РФ),

компенсировать

расходы

при

направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1

ТК РФ).

Напрямую ответственность за несоблюдение порядка

выдачи подотчетных средств, установленного указанием №

3210-У,

не

предусмотрена.

Однако

некоторые

ситуации

(например, выдача денег под отчет без заявления работника)

могут

повлечь

за

собой

претензии

контролирующих

органов,

связанные

с

не

оприходованием

денежной

наличности в кассе или с нарушением порядка ее хранения.

Достаточно распространенной является ситуация, когда

организация

оплачивает

счета

поставщиков

наличными

через своих сотрудников (подотчетных лиц). При этом часто

возникают

спорные

моменты

относительно

порядка

применения налоговых вычетов по НДС.

В соответствии с НК РФ для принятия к вычету сумм

НДС по приобретенным товарам (работам, услугам), в том

числе и при расчетах через подотчетных лиц, необходимо

выполнение следующих условий:

-

товары

(работы,

услуги)

приобретаются

д л я

осуществления

операций,

признаваемых

объектами

налогообложения в отношении НДС (п.2 ст.171 НК РФ);

- при приобретении товаров (работ, услуг) соответствующая

сумма

НДС

была

предъявлена

поставщиком

к

оплате

и

оплачена организацией-покупателем; при этом сумма НДС

должна быть выделена отдельной строкой в расчетных и

первичных учетных документах (п.2 ст.171, п.4 ст.168 НК

РФ);

-

приобретенные

товары

(работы,

услуги)

приняты

организацией

на

учет

при

обязательном

наличии

соответствующих первичных документов (абзац 2 п.1 ст.172

НК РФ);

-

наличие

счета-фактуры,

оформленного

поставщиком

надлежащим образом, либо иных документов в случаях,

предусмотренных пп.6-8 ст.171 НК РФ.

Налоговые органы могут потребовать от организации

облагать НДФЛ целевые авансы, полученные подотчетными

лицами, в ситуациях, когда:

1) подотчетное лицо не отчиталось в установленные сроки

за полученный целевой аванс;

2)

подотчетное

лицо

предоставило

в

бухгалтерию

авансовый

отчет

с

"неполным

набором"

первичных

документов (или с ошибками в первичных документах).

1.2. Организация бухгалтерского учета расчетов с

подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете

понимают

работников

организации,

которым

выданы

из

кассы наличные деньги с условием представления отчета об

их использовании.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций

в РФ выдача наличных денег под отчет производится из касс

предприятий. При отсутствии у организации своей кассы им

разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их

заменяющим,

чеки

на

получение

наличных

денег

непосредственно из кассы учреждения банка.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в

организации

наличных

денег

под

отчет

устанавливает

руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за

нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет

установленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет

должен быть подписан подотчетным лицом, бухгалтером

(главным

бухгалтером)

и

утвержден

руководителем

организации. К авансовому отчету должны быть приложены

п е р в и ч н ы е

д о кум е н т ы ,

п од т в е р ж д а ю щ и е

ф а к т

израсходования полученных денежных сумм (кассовые и

товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные

билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные

квитанции

и

прочие

оплаченные

документы

строгой

отчетности).

Первичные

документы

должны

быть

установленной формы, иметь все обязательные реквизиты.

Квитанции,

счета

на

оплату

должны

быть

выписаны

на

подотчетное

лицо.

С

работниками,

которые

включены

в

список

постоянных

получателей

денег

на

хозяйственно-

операционные расходы, должен быть заключен договор о

материальной ответственности.

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:



в качестве аванса на командировочные расходы;



на оплату представительских расходов;



на хозяйственные нужды.

Выдавая деньги под отчет, нужно соблюдать

требования,

установленные

Порядком

ведения

кассовых

операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:



выдавать

подотчетные

суммы

работнику,

не

отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;



передавать

подотчетные

суммы

от

одного

работника

другому.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты

по приобретению в розничной торговой сети канцелярских

или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина

на АЭС, оплате мелкого ремонта и т.п. Подотчетные лица

могут

приобретать

товарно-материальные

ценности

на

рынках, у населения, а также у других юридических лиц.

При

осуществлении

расчетов

с

юридическими

лицами

установлен

предельный

размер

расчета

наличными

деньгами.

Предельный

размер

расчетов

наличными

деньгами относится к расчетам в рамках одного договора,

заключенного

между

юридическими

лицами.

Расчеты

н а л и ч н ы м и

д е н ь г а м и ,

о су щ е с т вл я е м ы е

м е ж д у

юридическими

лицами

по

одному

или

нескольким

денежным

документам

по

одному

договору,

не

могут

превышать

предельный

размер

расчетов

наличными

деньгами.

Подотчетное лицо, приобретающее товарно-

материальные ценности, действует от имени предприятия,

и, соответственно, подсчет производится также в пределах

установленных размеров.

При приобретении товарно-материальных ценностей

подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов,

подтверждающих

приобретение

и

потраченные

на

них

с у м м ы ,

д о л ж н ы

б ы т ь

п р и л ож е н ы

д о к у м е н т ы ,

подтверждающие их оприходование на склад (это может

быть

приходный

ордер,

приходная

накладная).

Если

материалы

были

сразу

израсходованы,

отнесены

на

общехозяйственные

расходы

(например,

канцтовары

в

небольшом количестве), то к авансовому отчету должны

прилагаться

требования

с

распиской

получателей

либо

другие документы, подтверждающие расход.

Командировочные расходы возникают вследствие

оплаты расходов работнику предприятия, направленного в

командировку.

Командировка

-

это

поездка

работника

в

другую местность для выполнения служебного поручения

вне

места

его

постоянной

работы

по

распоряжению

работодателя.

При

этом

служебные

поездки

работников,

постоянная

работа

которых

протекает

в

пути

или

имеет

разъездной

характер,

командировками

не

признаются.

В

бухгалтерском учете командировочные расходы включаются

в

издержки

производства

и

обращения

в

фактически

произведенном размере.

В командировку может быть направлен только штатный

работник

организации,

с

которым

заключен

трудовой

договор. Поездка в другую местность работника, с которым

заключен гражданско-правовой договор (например, договор

подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством

командированному

работнику

оплачиваются:

расходы

по

найму

жилого

помещения;

расходы

по

проезду

к

месту

командировки

и

обратно;

суточные;

другие

расходы

(например,

оплата

услуг

связи

или

почты).

Срок

командировки определяется руководителем учреждения и не

может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в

пути. Срок командировки в министерства и ведомства или

другие

органы

государственного

и

хозяйственного

управления не должен превышать 5 дней, не считая времени

нахождения

в

пути.

Продление

срока

командировки

допускается в исключительных случаях не более чем на 5

дней

с

письменного

разрешения

руководителя

органа

управления, в который командирован работник. На оплату

таких

расходов

работнику

перед

его

отъездом

в

командировку

выдается

аванс,

На

командировочные

расходы выдача наличных денег в под отчет производится в

пределах

сумм,

устанавливаемых

о р г а н и з а ц и е й

самостоятельно.

Работнику, командированному за пределы России,

кроме

возмещаемых

компенсаций

по

командировкам

в

пределах

Ро ссийской

Федерации,

о п л ач и ва ют с я

дополнительные

расходы,

связанные

с

необходимостью

пересечения

границы

и

использования

иностранной

валюты.

Помимо

расходов

по

проезду,

найму

жилого

помещения,

оплате

суточных

возмещаются

следующие

документально подтвержденные расходы:



по получению виз и загранпаспорта;



по прописке загранпаспорта при необходимости;



по покупке иностранной валюты страны пребывания

или обмену чека на валюту;



оплата за провоз багажа.

Работники, получившие денежные суммы под отчет на

хоз. расходы, обязаны отчитаться об их израсходовании в

течение трех дней по окончании срока, на который они были

выданы.

Работники,

получившие

деньги

под

отчет

для

целей

командирования

обязаны

отчитаться

об

их

израсходовании в течение трех дней по возвращении из

командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток.

Представительские расходы - это затраты организации

по

приему

и

обслуживанию

представителей

других

организаций, участвующих в переговорах для установления

и

поддержания

сотрудничества,

а

также

участников,

прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов

приведен в статье 264 НК РФ. Согласно данной статье, к

представительским

расходам

относятся

затраты:

по

проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина

или

другого

аналогичного

мероприятия)

представителей

других

организаций;

по

транспортному

обеспечению

представителей

других

организаций,

связанному

с

их

доставкой

до

места

проведения

встречи

и

обратно;

по

буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во

время

переговоров;

по

оплате

услуг

переводчиков,

не

состоящих в штате организации. Этот перечень является

исчерпывающим.

Поэтому

затраты

на

организацию

развлечений

и

отдыха,

оплату

виз,

а

также

на

оплату

проживания

участников

переговоров

представительскими

расходами не являются.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это

активно-пассивный счет, обороты которого, отражает сумму

задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму

возмещенного

перерасхода

и

вновь

выданные

под

отчет

средства

на

основании

расходных

кассовых

ордеров,

по

кредиту

-

суммы,

использованные

согласно

авансовым

отчетам

и

сданные

в

кассу

по

приходным

кассовым

ордерам.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с

подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной

под отчет.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам в учете

отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса»,

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с

кредита

счета

71

в

дебет

счетов

10

«Материалы»,

26

«Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от

характера

расходов.

Возвращенные

в

кассу

остатки

неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в

дебет счета 50 «Касса».

Регистром для учета операций по движению

подотчетных

сумм

и

расчетов

с

подотчетными

лицами

служит

журнал-ордер

№

7

-

комбинированный

регистр,

сочетающий

аналитический

и

синтетический

учет

с

линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной

под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и

по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу

неиспользованных сумм или получения денег в погашение

перерасхода

записи

сумм

по

этим

операциям

будут

произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер

№ 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в

основу

журнально-ордерной

формы

учета,

в

части

расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной

стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные

сведения

о

суммах

затрат

предприятия

на

служебные

командировки

за

отчетный

месяц

с

начала

года,

что

необходимо

для

составления

отчетности

и

контроля

за

целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7

являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные

под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы,

новые

приходные

или

расходные

кассовые

ордера

-

на

расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в

кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета

71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94

«Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем,

эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от

порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом

по оплате труда», если они могут быть удержаны из оплаты

труда работника, или 73 «Расчеты с персоналом по прочим

операциям», когда они не могут быть удержаны из оплаты

труда работника. Пока не сданная в срок сумма числится за

работником, она расценивается как предоставленный ему

заем. В этом случае вы будете обязаны исчислить

материальную

выгоду,

полученную

работником

от

использования заемных средств.

Если долг будет списан за счет средств организации,

эту

сумму

придется

включить

в

совокупный

доход

работника (ст.209 НК РФ).

Если же сумма списанного долга уменьшит

налогооблагаемую прибыль организации (например, если

долг будет признан нереальным для взыскания), то на эту

сумму придется еще начислить и единый социальный налог.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные

нужды,

установлен

не

был,

оснований

для

включения

подотчетных

сумм

в

совокупный

доход

работника

не

имеется.

При командировке работников за границу им выдается

аванс,

в

валюте

страны

командирования

исходя

из

установленных

законодательством

норм

суточных.

Полученную

в

банке

валюту

оприходуют

по

счету

50

«Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную

под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и

отражают

в

учете

в

валюте

платежа

и

ее

рубленом

эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент

выдачи.

По

возвращении

из

командировки

и

сдачи

авансового

отчета

с

приложением

оправдательных

документов задолженность подотчетных лиц списывают с

кредита

счета

71

в

дебет

счета

26

«Общехозяйственные

расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов

по курсу на день представления отчета. При изменении за

период

командировки

курсов

валют

курсовую

разницу

списывают на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

положительную - дебет счета 71, кредит счета 91-1,

отрицательную - дебет счета 91-2, кредит счета 71.

Таким образом, организация аналитического и

синтетического учета по расчетам с подотчетными лицами

заключается в том, что в бухгалтерском учете для отражения

расчетов

с

сотрудниками

организации

по

подотчетным

суммам предназначен специальный активно-пассивный счет

71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете

собирается

вся

информация

о

расчетах

с

работниками

предприятий

по

суммам,

выданным

им

под

отчет

на

хозяйственно-операционные

и

командировочные

расходы.

Аналитический учет по данному счету ведется по каждой

сумме, выданной подотчет. Регистром для учета операций

по движению подотчетных сумм служит журнал-ордер 7,

который сочетает в себе аналитический и синтетический

учет расчетов с подотчетными лицами.

Глава 2. Методика анализа состояния расчетов с

подотчетными лицами

2.1. Процедура оценки состояния расчетов с

подотчетными лицами

Для выявления каждого из возможных нарушений или

злоупотреблений

разработан

определенный

набор

контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны

не

позднее

трех

рабочих

дней

по

истечение

срока,

на

который

они

выданы,

или

со

дня

возвращения

из

командировки,

предъявить

в

бухгалтерию

предприятия

отчет

об

израсходованных

суммах

и

произвести

по

ним

окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников

предприятия по командировочным расходам и средствам,

выданным

на

хозяйственные

нужды,

осуществляется

в

рамках аудита кассовых операций. Если при проведении

проверки установлено, что подотчетные суммы числятся за

получившими их работниками продолжительное время, в

том числе по истечение трех дней после установленного

срока

следует

провести

проверку

использования

подотчетных

сумм,

получить

письменное

объяснение

от

соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и

с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении

выданной

суммы

в

совокупный

годовой

доход

этого

подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности

подотчетных

лиц

без

представления

соответствующих

о п р а вд ат е л ь н ы х

д о кум е н то в ,

п од т в е р ж д а ю щ и х

производственные

расходы,

подотчетные

суммы,

необоснованно списанные с работников без удержания из

заработной

платы,

на

основании

статей

2

и

7

Закона

Российской Федерации “О подоходном налоге с физических

лиц” подлежат включению в совокупный налогооблагаемый

доход этих работников того календарного года, в котором

суммы были ими получены.

Основными контрольными процедурами являются:

“Подотчет.

1.1.1.”

–

проверка

соответствия

лиц,

получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-

операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право,

утвержденному руководителем предприятия;

“Подотчет. 1.1.2.” – проверка получения под отчет сумм

денежных

средств

лицами,

не

отчитавшимися

по

ранее

полученным авансам;

“Подотчет. 1.1.3.” – проверка соответствия фактического

расхода подотчетных сумм целям, на которые они были

выданы;

“Подотчет. 1.1.4.” – проверка наличия подотчетных лиц в

штате предприятия;

“Подотчет.

1.1.5.”

–

проверка

правильности

списания

подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.



“Подотчет. 2.1.1.” – проверка полноты оправдательных

документов по командировкам, приложенных к авансовым

отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их

повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка погашения первичных

документов проводится в рамках аудита кассовых операций.



“Подотчет.

2.1.2.”

–

проверка

наличия

приказов

о

направлении работников в командировку;



“ П од о т ч е т.

2 . 1 . 3 . ”

–

п р о в е р к а

н а л и ч и я

в

командировочных

удостоверениях

отметок

в

местах

пребывания в командировке;



“Подотчет.

2.1.4.”

–

проверка

правиль но сти

возмещения командировочных расходов.

Для выполнения этой процедуры при командировках по

территории

Российской

Федерации

аудитор

или

его

ассистент

могут

использовать

таблицу

норм

возмещения

командировочных расходов.



“Подотчет.2.1.5.” – проверка правильности проведения

учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;



“Подотчет.2.1.1.”

–

проверка

удержания

подоходного

налога

с

сумм

превышения

командировочных

расходов

сверх установленных норм.

При оплате работникам расходов на краткосрочные

командировки как внутри страны, так и за ее приделы, в

облагаемый

налогом

доход

не

включаются

суточные

в

пределах норм, установленных законодательством, а также

ф а к т и ч е с к и

п р о и з в е д е н н ы е

и

д о к у м е н т а л ь н о

подтвержденные

целевые

расходы

на

проезд

до

места

назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые

и комиссионный сборы, расходы на проезд на аэродром или

вокзал

в

местах

отправления,

назначения

или

пересадок

(кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по

найму

жилого

помещения,

получению

заграничного

паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную

иностранную валюту.

“Подотчет.2.2.2.”

–

проверка

правильности

выделения

н а л о г а

н а

д о б а в л е н н у ю

с т о и м о с т ь

в

с у м м е

командировочных расходов. Суммы расходов по:



проезду к месту служебной командировки и обратно,



затраты

на

пользование

в

поездах

постельными

принадлежностями;



расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по

нормам, установленным законодательством, включаются в

себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.

Суммы НДС, оплаченные по расходам, относимым на

себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм,

установленных

законодательством,

подлежат

возмещению

из бюджета только в этих пределах. А сверх нормы – налог

возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет

прибыли. Остающейся в распоряжении организации.



“Подотчет.3.1.1.” – проверка правильности отражения в

учете

НДС

по

приобретенным

подотчетным

лицам

материальным ценностям в розничной торговой сети и у

населения.

Суммы НДС по материальным ценностям (работам,

услугам),

приобретенным

для

производственных

нужд

у

организаций розничной торговли и у населения к зачету у

предприятия-покупателя

не

принимаются

и

расчетным

путем не выделяются.



“Подотчет.3.1.2.” – проверка правильности отражения в

учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей,

приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в

оптовой торговле.

При наличии приходного кассового ордера и накладной

на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной

строкой НДС отражается по дебету счета 19 «Налог на

добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и

исчисление

его

производится

в

общеустановленном

порядке.

На многих предприятиях независимо от того, у какой

организации приобретены материальные ценности, только

на

основании

того,

что

они

приобретены

за

наличный

расчет,

НДС

не

выделяется

и

вместе

со

стоимостью

материальных

ценностей

списывается

на

издержки

производства,

что

приводит

к

их

завышению

и

соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура проверки соблюдения проверяемым

предприятием

лимита

расчетов

между

юридическими

лицами проводится в рамках кассовых операций.



“Подотчет.4.1.1.” – проверка соответствия фактических

размеров представительских расходов сметам.

К представительским расходам относятся затраты,

связанные с проведением официального приема (завтрака,

обеда

или

другого

аналогичного

м е р о п р и я т и я )

представителей

(участников),

их

т р а н с п о рт н ы м

обеспечением,

посещением

культурно-зрелищных

мероприятий,

буфетным

обслуживанием

во

время

переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой

услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Включение

представительских

расходов

с

себестоимость

продукции

(работ,

услуг)

производится

в

пределах смет, утвержденных руководителем предприятия

определенной категории предприятия, и только при наличии

оправдательных первичных документов, в которых должны

быть указаны дата, место, программа проведения деловой

встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.



“Подотчет.4.1.2.”

–

проверка

правильности

ведения

аналитического

учета

представительских

расходов

в

пределах и сверх норм;



“Подотчет.5.1.1.” – проверка правильности выведения

остатков

на

конец

отчетного

периода

по

расчетам

с

подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и

предприятия подотчетным лицам должна быть показана в

регистрах учета развернуто.

Перечень проверенных документов, выявленные

ошибки

и

нарушения,

а

также

мнение

аудитора

по

результатам проверки, фиксируются в рабочих документах

(авансовый

отчет

отчеты;

приказ

о

направлении

сотрудников

в

командировку;

смета

представительских

расходов.