Цифровизация управления в ДОУ на примере АИС «Сетевой город. Образование»

В 2016 году в Ульяновской области в рамках областной программы развития инно-

вационных процессов в образовании была создана творческая лаборатория, в состав кото-

рой вошло и наше учреждение, по теме «Модель оптимизации документооборота образо-

вательных организаций с использованием информационных технологий».

Лаборатория была создана с целью выявления реального количества запросов, по-

ступающих в адрес учителей и руководителей образовательных учреждений, расположен-

ных на территории Ульяновской области, от органов управления образования и организа-

ций.

Несмотря на то, что последние годы отмечены бурным развитием информацион-

ных систем, информационных ресурсов и баз данных, проблема уменьшения количества

отчетов, собираемых с уровня образовательных организаций не решена, просто бумажные

отчеты перешли в электронные.

На первом этапе нами был проведён анализ входящих документов.

Приведу некоторые результаты нашего исследования.

Основной объём запросов информации (70%) от общего потока документооборота

общеобразовательных учреждений составляют:

– разовые запросы, часто дублирующие статистическую отчётность, на представле-

ние количественной информации (например, численность учителей с разбивкой по пред-

метам, количество профильных классов, количество объединений различной направленно-

сти, количество детей-инвалидов, скорость интернета и т.д.);

– запросы-отчёты о проведении отдельных воспитательных, спортивных и других

мероприятий (например, «День права», акция «Внимание, дети!», «О профилактике нарко-

мании», агитпоезд «Здоровый образ жизни» и другие);

– регулярные отчёты, касающиеся внутренней деятельности образовательной орга-

низации: праздничное оформление здания, уборка территории, температурный режим, мо-

ниторинг питания и т.п.

– запросы по вопросам реализации основных общеобразовательных программ,

включая результаты текущего, промежуточного контроля и государственной (итоговой)

аттестации обучающихся, дублирующие контрольно-надзорные функции (отчёты успевае-

мости обучающихся за четверть или полугодие, планы воспитательной работы и тому

подобное).

Около 20% в общем объёме составляют запросы, предписывающие образователь-

ной организации провести различного рода мероприятия, причём эти мероприятия долж-

ны проводиться дополнительно к тем, которые указаны в утверждённом плане учебно-

воспитательной работы образовательной организации на год. По результатам проведения

каждого мероприятия необходимо отчитаться.

Сюда же входят запросы, обязывающие образовательную организацию направить

учителей, обучающихся на мероприятия: семинары, встречи и т.д.

Таким образом, 90% от общего количества запросов – это запросы органов, осуще-

ствляющих управление в сфере образования, и подведомственных им организаций.

Оставшиеся 10% запросов – это запросы иных органов и организаций городская

администрация, профсоюзы, прокуратура и т.д.

Ещё одним результатом анализа стало подтверждение тенденции ежегодного уве-

личения объёмов и видов представляемой образовательными учреждениями отчётности.

В дополнение к этому образовательные организации представляют также бухгал-

терскую и статистическую отчётности в порядке, установленном законодательством Рос-

сийской Федерации, а также информацию о своей деятельности в органы государственной

статистики, налоговые органы, иные органы и лицам в соответствии с законодательством

Российской Федерации и своим уставом.

На текущий момент каждая образовательная организация использует в своей дея-

тельности от 20 до 30 различных информационных систем и информационных ресурсов.

При использовании такого количества информационных систем возникает две проблемы:

‒

информационные системы разрознены и информацию необходимо много-

кратно вносить в каждую систему;

‒

в различных информационных системах данные имеют различный формат

представления.

Как следствие, информационные системы и базы данных содержат противоречивые

данные. Таким образом, возникает необходимость изменить подходы к управлению ин-

формационными системами.

Целью второго этапа исследования было выявление перечня информационных ре-

сурсов, содержащих дублирующие наборы данных, а также осуществление анализа запро-

сов, которые поступают в образовательные организации и муниципалитеты с целью систе-

матизации запрашиваемой информации.

Для решения задачи уменьшения нагрузки на образовательные организации в части

предоставления различного рода отчётов нами было предложено использовать возможно-

сти автоматизированной информационной системы «Сетевой город. Образования».

«Сетевой Город. Образование» – это комплексная автоматизированная информа-

ционная система, объединяющая в единую информационную сеть образовательные орга-

низации всех типов и органы управления образованием в пределах муниципального об-

разования.

Использование информационных систем обеспечивает удовлетворение потребно-

стей всех участников образовательного процесса, а также способствует снижению рисков,

препятствующих развитию информационной открытости. Разработчики информационных

систем, являющиеся по большей части коммерческими структурами, стремятся обеспе-

чить реализацию ключевых критериев эффективности информационной открытости, к ко-

торым относятся:

наличие информации, сведений и документов. Формат информационных систем

позволяет сформировать исчерпывающий банк информации, сведений и документов на

уровне отдельной образовательной организации, муниципалитета, региона и государства в

целом;

востребованность информации. Коммерческий характер информационных систем

обуславливает стремление к формированию банка данных востребованной информации

для различных субъектов, и каждая из заинтересованных сторон получает доступ к той

информации, которая ей необходима для принятия соответствующих решений;

полезность (применимость) сервисов и информации для решения конкретных при-

кладных задач (является ключевым аспектом коммерческой составляющей информацион-

ных систем).

Более того, в рамках представления информации посредством информационных

систем существенно снижается или нивелируется большинство рисков, присущих феноме-

ну информационной открытости образования.

В частности, формальный подход руководителей и сотрудников образовательных

организаций нивелируется посредством утверждения перечня обязательных документов и

сведений, вносимых в информационную систему.

Риск переизбытка информации отчасти нейтрализуется посредством ее четкого

структурирования.

Риск недостоверности информации уменьшается посредством установления ответ-

ственности за вносимую информацию в информационную систему, имеющую статус «го-

сударственная» или «региональная» и т.  д.

Таким образом, информационные системы как источник актуальной, достоверной и

четко структурированной информации могут служить средством управления.

Система «Сетевой Город. Образование» позволяет сформировать все необходимые

административные и итоговые отчеты, а также все формы ФГСН и осуществляет взаимо-

действие образовательных организаций друг с другом, а также с органами управления об-

разованием.

Параллельно к обобщенной информации по образовательным организациям имеют

доступ и специалисты органов управления образованием для формирования статистиче-

ских и иных отчетов в рамках своей компетенции, не требуя от руководителей образова-

тельных организаций отдельных отчетов с последующей работой по своду информации.

Эта система была введена в действие приказом Министерства образования и науки

Ульяновской области, следовательно, сведения, содержащиеся в ней, принимают статус

официальной информации и являются государственным информационным ресурсом си-

стемы образования Ульяновской области.

Не буду подробно останавливаться на преимуществах АИС «Сетевой город: Об-

разование», так как все с ней знакомы и работают.

Аналитические возможности АИС «Сетевой Город. Образование» позволяют при-

нимать обоснованные и оперативные управленческие решения на каждом уровне управле-

ния.

Как уже было сказано АИС «Сетевой Город. Образование» позволяет формировать

большое количество отчётов, как на уровне образовательной организации, так и на уровне

управления образования.

Однако, не все отчёты возможно формировать на уровне управления образования,

есть ряд отчётов, которые формируются только на уровне образовательной организации и

управление образования не может самостоятельно такой отчёт сформировать.

Поэтому в рамках исследования нами была подготовлена Инструкция по работе с

«Конструктором отчётов» в АИС «Сетевой город: Образование».

Конструктор отчётов – это инструмент для создания запросов пользователей к базе

данных. Он предназначен для сотрудников образовательных организаций с ролью Адми-

нистратор системы, а так же для специалистов органов управления образованием, не обя-

зательно близко знакомых с программированием, но имеющих начальные знания в обла-

сти баз данных.

Отчёты, созданные с помощью Конструктора, отчётов делятся на Внутришкольные

(или Отчёты ОО), Общесистемные и Административные.

Внутришкольные – это отчёты по данным одной школы. Эти отчёты по функцио-

нальности делятся на типы: любой тип, дошкольное образование, общеобразовательное,

дополнительное образование детей.

Конкретной образовательной организации доступны те или иные внутришкольные

отчёты в зависимости от типа функциональности. Внутришкольные отчёты после их

опубликования доступны для всех сотрудников школы на экране Отчёты дополнитель-

ные отчёты.

Общесистемные – это отчёты по данным нескольких образовательных организа-

ций.

Административные – это отчёты для межведомственных взаимодействий.

Общесистемные и административные отчёты введены специально для пользова-

телей с ролью Сотрудник ОУО и доступны только в интерфейсе ОУО.

Несмотря на то, что Инструкция по работе с «Конструктором отчётов» в АИС «Се-

тевой город: Образование» подготовлена на примере создания Внутришкольного отчёта,

она является универсальной, так как алгоритм создания отчётов при помощи Конструкто-

ра одинаков для всех типов.

Кроме этого, подготовлены: Инструкция по работе в АИС «Сетевой город: Образо-

вание. Дошкольное образование детей» – Внесение родительской платы и Инструкция по

работе в АИС «Сетевой город: Образование. Дошкольное образование детей» – Составле-

ние расписания занятий.

Данные инструкции позволят автоматизировать основные и вспомогательные

учебно-воспитательные процессы за счёт использования возможностей системы «Сетевой

город. Образование.

Важно отметить, что использование образовательными организациями различного

уровня и органами управления образованием одной информационной системы решает

проблему дублирования одних и тех же сведений, а также их несоответствия, способству-

ет более тщательной проверке сведений, вносимых в информационные системы, как на

уровне образовательной организации, так и на муниципальном уровне, что в свою оче-

редь, обеспечивает полноту, достоверность и актуальность данных.

В заключении я бы хотела вернуться к проблеме, которую я озвучила вначале.

Проблема заключается в том, что в настоящее время каждая образовательная орга-

низация использует в своей деятельности не одну, а несколько различных информацион-

ных систем и информационных ресурсов. И поэтому даже при использовании АИС «Сете-

вой город: Образование» у образовательных организаций часто возникает вопрос, зачем

вносить информацию в АИС, если эту же информацию они вносят в другую систему.

Решением этой проблемы может быть переход от управления отдельными инфор-

мационными системами к комплексному управлению, т. е. на региональном уровне осу-

ществить интеграцию всех информационных систем, которые используют образователь-

ные организации в единую систему, которая будет включать в себя следующие компонен-

ты:

‒

информационные ресурсы;

‒

информационные системы (в том числе официальные сайты);

‒

нормы и правила информатизации управления образованием;

‒

информационно-управленческая культура пользователей ИК-инфраструкту-

ры;

‒

система обеспечения информационной безопасности.