НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО

ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система научно-справочного аппарата к архивным

документам

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к

д о к у м е н т а м , архива —

это комплекс взаимосвязанных архивных справочников о составе и содержании

архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска

архивных

документов

и

архивной

информации

в ц е л я х эффективного

использования.

Классификация архивной документации. Проблема классификации

архивной

документной

информации

—

это

главная

проблема

современного

архивного

пространства.

Поэтому

в

настоящее

время

ведется

работа

п о

с о з д а н и ю отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа

по

созданию

научно-справочного аппарата

должна

обеспечить

организации

и

лица

необход имой

д окументной

и н ф о р м а ц и и .

Д о к у м е н т н а я

и н ф о р м а ц и я

—

э т о с в е д е н и я , различные

данные,

содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы являющиеся

первоисточниками сведений о предметах объектными действительности и

мыслительной деятельности человека, называют носителями первичной

документной информации. Различные сообщения о документах, состоящие из

описания специальных шифров и кодов, называются информацией об ин

формации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, (вторичная

документная

информация),

и

сами

документы, (первичная документная информация), в совокупности составляют

архивную информационную среду.

Все а р х и в н ы е

с п р а в оч н и к и, делятся на обязательные и дополнительны

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним

относятся архивные описи и архивные каталoги, обзоры документов и другие

архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики

- документов

архива (указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги).

Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения

системы НСА являются:

1)

взаимосвязь

и

взаимодополняемость

информации

различных

справочников, описывающих первичную ретроспективную доку-ментную

информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и недублированность информации различных видов

справочников;

3)

преемственность

НСА

ведомственных,

государственных

и

му-

ниципальных архивов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск

более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование

информации. Третий принцип важен для организации поисковой работы.

Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на

вертикальный и горизонтальный уровни.

Го р и з о н т а л ьн ы й

у р ов е н ь

с и с т е мы основан на функциональном

различии

справочников.

По

функциям

справочники

системы

НСА

под-

разделяются:

1) на справочники по учету;

2 ) справочники

по

раскрытию

содержания

документов

(информационно-

поисковые системы).

В е р т и к а л ь н ы й у р о в е н ь с и с т е м ы основан на построении

классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

1) АФ РФ в целом;

2) сети архивов;

3) архиву;

4) фонду;

5) делу или отдельному документу.

Описание документов и дел в архивах учреждения и

государственных архивах.

Описание

начинается

в

делопроизводстве

учреждений

и

производится

непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно

представляет собой прогностический список тех документов, которые будут

сформированы в дела.

На

обложках

и

карточках

указываются

одинаковые

и

в

единой

последовательности информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

1) название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

2) название структурной части (функции, отрасли);

3) индекс дела по номенклатуре;

4) заголовок дела;

5) аннотация;

6) крайние даты документов дела;

7) количество листов;

8) архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается

полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно

входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно

дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если

название

учреждения

менялось

или

дело

из

одного

учреждения

передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название

структурной

части

помогает

быстро

и

правильно

провести

классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли

деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс

дела

по

номенклатуре

облегчает

систематизацию

дел

внутри

архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая

раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов — это краткое изложение содержания документа, а

также

краткая

характеристика

наиболее

ценных

документов,

содержание

и

особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние

даты

определяются

по

датам

заведения

и

окончания

дела

в

делопроизводстве.

Следует

учитывать,

что

дела

могут

начинаться

или

заканчиваться

документами

входящими,

исходящими

или

внутренними.

На

каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания,

исходящей или входящей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей

регистрации, для исходящих и внутренних – даты составления или подписания

документов.

Особое внимание следует обратить, на датировку декрета и законов, планов и

отчетов, книг и копий документов.

Д л я декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами

являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата

определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или

за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты

достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и

последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не

даты оригиналов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении,

а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел.

В этих случаях указываются 3 даты:

дата заведения в первом учреждении;

дата поступления в другое учреждение;

дата окончания дела во втором учреждении.

Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название

архива, № фонда, j\

r

° описи, № дела по описи.

Из

перечисленных

информационных

характеристик

более

подробно

рассмотрим важнейшие из них — заголовок и аннотацию.

З а г о л о в о к должен быть кратким, точным и литературно- грамотным. Не

следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные

выражения,

нельзя

также

модернизировать

заголовок,

заменяя

исторические

понятия современными терминами.

Заголовки бывают трех типов; простые, обобщенные и сложные.

Простой

заголовок

складывается

из

расположенных

в

определенной

последовательности следующих элементов:

вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело,

материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности

фактов, определить сущность содержания документов);

корреспондент ( указывает на те учреждения и лица, с которыми был

связан в своей деятельности фондообразователь);

предмет или вопрос (отражает содержание документов дела имеет

большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

территория (указывает на территорию, о которой говорится в

документах, или на территорию, на которой были созданы документы,

или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался

фондообразователь);

время (событий или составления документов);

формальные признаки (подлинность или копийность).

СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ БИБЛИОТЕКИ: КАТАЛОГИ И

КАРТОТЕКИ.

Слово «КАТАЛОГ» пришло к нам из Древней Греции. Переводится оно как

«СПИСОК», «ПЕРЕЧЕНЬ», «ОПИСЬ», в переводе с латинского обозначает

«ПЕРЕЧЕНЬ» или «СПИСОК». В начале каталог представлял собой список

книг какой - либо библиотеки. Но с ростом книжных богатств, такой список уже

не мог удовлетворить ни библиотекарей, ни читателей. Появился новый вид

каталога - карточный.

Алфавитный каталог.

Если вам известны название книги, ее автор, то следует обратиться к алфавитному

каталогу. Это каталог в котором все карточки расставлены строго по алфавиту

авторов или названий книг, в том случае, если у книг нет автора. А это может быть

сборник, энциклопедия, справочник и т.д.

Систематический каталог.

В этом каталоге все карточки расставлены по отраслям знаний. И этот каталог

используется, когда читатель не знает ни автора, ни названия книги, или ему

необходимо знать какие книги есть в библиотеке по определенной теме. В этом

случае систематический каталог самый удобный для поиска необходимой

литературы.

Справочно-рекомендательный аппарат детской библиотеки им.

Лермонтова в г. Ростове-на-Дону состоит из:

а) каталогов: алфавитный и систематический;

б) картотеки – по отельным тематическим картотекам

(краеведческие, эстетические, картотеки статей периодических изданий и

т.д.)

в) энциклопедии, словари, справочники;

г) рекомендательные списки по определенной тематике ( поэзия военных

лет, география т.е. определенная литература).

Библиотечный каталог является указателем произведений печати

имеющихся в библиотеке и носит справочно-рекомендательный характер.

В библиотеке порядок составления каталогов унифицируется путем

применения единых правил описания произведений печати, единых таблиц,

классификации, необходимых при составлении систематического каталога и

авторских таблиц для проставления авторских знаков.

В

России

преобладающей

формой

каталога

является

карточный

каталог

(систематический), который состоит из каталожного шифра, каталожных ящиков,

в которых содержаться карточки – описание книг, собранные на фиксированный

стержень. Сама карточка это разграфленный лист, в верхнем левом углу которой

ставится библиотечный шифр, состоящий из дроби (где числителем является

индекс, а через дробь авторский знак). Вверху карточки указывается фамилия

автора

или

нескольких

авторов,

на

следующей

строке

–

заголовок

книги,

указывается город, издательство и год выпуска книги в свет, затем сведения о

переводчике ФИО художника иллюстратора, сообщается о количестве страниц и

всех картин или нот, если таковые содержаться.

В

систематическом

каталоге

указывается

более

подробное

уточнение

подраздела знаний, например в разделе физика будут выделены: оптика, статика,

но

в

каждом

из

разделов

систематического

каталога

расстановка

картотеки

придерживается алфавита.

Карточки в алфавитном каталоге расставлены по алфавиту фамилий авторов

или

заглавий

книги.

Чтобы

легче

находить

нужную

карточку

применяется

разделители

основной

и

вспомогательный.

Основной

или

центральный

имеет

центральное расположение внутри, на котором написанный буквы или цифры как

в систематическом каталоге. На вспомогательном (дополнительном) разделителях

могут быть указанны шифры либо слоги, или фамилии писателей.

В детских и юношеских библиотеках России обычно в помощь читателям

рядом

с

каталогом

устанавливается

стенд

или

плакат

с

указанием

алгоритма

поиска книги в систематическом каталоге.

Юным

читателям

он

напоминает

квест

«В

поиске

жемчужин

знаний».

Иногда библиотека учитывает менталитет района.